(20xx年xx月xx日業委會會議通過)
第一條所有檔案資料,由業主委員會指定專人負責保管。
第二條各種檔案資料應分類進行登記、編號,妥善保管。
第三條檔案室設在物業樓二層。
第四條檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀要;
(二)業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業主委員會產生、備案的材料;
(四)山莊內所有建築物產權清冊及業主聯絡方式;
(五)訂立的物業管理服務合同;
(六)山莊標識,有關法律、法規和業務往來檔案;
(七)業主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄影、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建築、結構、裝置竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設施裝置的安裝、使用和維護保養等技術資料;
(十二)物業工程驗收和質量保修文件,物業使用說明檔案;
(十三)物業管理所必需的其他資料,包括物業交費統計表、物業經營開支統計表、物業服務人員花名冊等;
(十四)其它有關材料。
第五條委員因工作需要須查閱檔案資料,並認真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條業主查閱檔案資料,須經兩名業委會委員簽字同意,並辦理查閱手續,不得將資料帶出檔案室。
第七條查閱檔案的委員和業主應尊重業主的'隱私權,依法保守祕密,若洩密依法承擔全部責任。
第八條因管理不當,發生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應承擔相應責任並賠償由此產生的損失。
第九條本制度經業主委員會會議通過,按照《議事規則》第二十六條公示後生效。
1、利用範圍：凡在本館儲存的所有檔案，我國公民和組織持有合法證明均可利用。
2、利用時間：檔案館為利用檔案者隨時提供，特殊情況需利用檔案時，需徵得本館同意，方可外借，借閱者要負責檔案的'保密、平安並及時返還。
3、利用程式：電函、信件利用檔案者由本館工作人員代查、代函並按規定收取費用。本人來館利用檔案的需先出示個人所持證件，經驗證持有合理有效證件的，由本館工作人員代查，經本館工作人員檢查複核簽證後，方可帶走所取材料。
4、檔案利用者應遵循以下規定：
〔1〕查閱、摘錄、複製尚未開放的檔案須經館長同意，必要時報請上級主管領導審查批准。
〔2〕利用者需要採用影印、照相方法複製檔案，均由檔案館負責辦理，並按規定收費。
〔3〕利用者所複製的檔案〔證明材料除外〕除經本館請示上級領導機關特許者外，不得以任何形式全文公佈、陳列、展示或再行復制，絕密檔案複製件應於使用後交回。
〔4〕港、澳、臺同胞、海外華僑和外國人利用檔案，應持市以上有關國家機關介紹信，並按國內利用者的利用程式有關規定辦理。
〔5〕檔案利用者，不得在檔案材料上勾畫、圈點、塗改，並有義務保護檔案，不得轉借和拆卷。凡對檔案造成損壞的要負責經濟賠償，嚴重的要依法追究責任。
5、檔案工作人員對檔案利用者應主動熱情效勞，做到百問不煩、百拿不厭、有問必答、並儘可能以複製件代替原件使用，注意隨時收集利用效果的反應，不斷改良利用工作。
第一章 總則
1.1工程專案檔案是企業檔案的重要組成部分,對工程專案的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程專案檔案的管理職責,規範檔案管理,結合施工企業的實際情況,制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設專案的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等專案的從立項至竣工驗收過程中的檔案編制、檔案、收集、管理。
1.3專案工程檔案按照集中統一管理的原則,由專案部統一管理,重要及常用的檔案移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準確和安全,並便於使用。
1.4專案部根據工程專案建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1專案部是公司專案工程相關檔案的統一管理者,負責組織相關部門和人員收集、整理專案從立項到最終驗收交付的所有相關檔案;並對工程專案進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是專案部的下屬部門,受專案部的直接領導,在專案部的'領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、稽核施工、監理等相關方移交的資料,並對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收專案部移交的專案檔案,並加以分類、整理、管理,並負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章 專案工程檔案管理流程
3.1工程專案檔案是指導工程專案及日後的生產、建設活動的重要依據,是繼承工程專案知識的重要手段,因此工程專案檔案管理先明確責任;專案部根據工程特點,明確專案從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從專案開始立項,專案部制定工程專案檔案負責人,工程專案施工前由專案部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料,從專案施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集後根據專案工程的邏輯性,對工程專案資料進行分類整理,對缺少的資料應及時收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程專案特性,現場工作人員在適當時候將工程資料移交專案部,由專案部,由專案統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序,分類儲存,儲存的資料應做好標識,方便管理查詢。
3.5專案部對移交的資料統一整理後,重要的、日常使用的資料,專案部應及時歸檔,方便資料需要人的使用,專案部歸檔的工程資料應為原件,專案部自留影印件。
檔案室應做好專案部移交資料的登記,並對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理,原件資料一般不允許借閱,借閱影印件供借閱人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明,備註原因。
工程專案檔案借閱後,檔案管理人應及時通知借閱人,按期歸還。
第四章 專案工程檔案管理
4.1工程專案檔案是在專案工程建設過程中形成的各種形式的資訊記錄,包括準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖和竣工驗收檔案等。
4.2工程專案檔案從立項到驗收交付過程中,施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類,再移交專案部,由專案部統一整理、分類,在專案工程每環節完成後,根據專案特點,由專案部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理專案檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證專案檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真稽核,未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程專案資料的收集管理
4.4.1專案部負責收集、積累和整理專案前期檔案(施工前)以及裝置,工藝和涉外檔案;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計檔案,並按規定向專案部移交有關設計基礎資料和設計檔案(見)。
4.4.2專案施工階段,由承包單位負責其專案全部檔案的收集、積累、整理,並移交現場工作組;專案監理單位負責收集,積累專案監理檔案,並提交現場工作組。
4.4.3專案竣工驗收階段,承包單位負責專案完工資料的收集、整理,提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與專案有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的檔案,應收集齊全,歸入建設工程專案檔案。
收集範圍包括立項檔案、設計基礎檔案、設計檔案、專案管理檔案、施工檔案、監理檔案、工藝裝置檔案、涉外檔案、竣工驗收檔案等。
4.4.5各類檔案應按檔案形成的先後順序或專案完成情況及時收集。
4.5工程專案資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合,在資料收集整理過程中,對形成的專案工程檔案進行鑑別,包括完整性、準確性鑑別以及審批情況。
4.6專案工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類,要符合形成檔案的專業和形成單位的專案活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程專案中,同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次,類目要簡明,不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循專案檔案的自然形成規律,保持專案檔案材料之間的有機聯絡,充分利用檔案原有的整理基礎,對專案檔案進行分門別類的整理,便於保管和利用。
4.7.1工程專案的前期檔案、裝置技術檔案、竣工試執行檔案及驗收檔案,應根據檔案的性質,內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和專案設計檔案,應按工程專案整理。
4.7.3施工技術檔案應按專案工程的專業,階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理檔案按單位工程整理。
4.7.4裝置、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試執行及維護中形成的檔案按工程專案整理。
4.8專案檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循專案檔案的形成規律和成套性特點,保持卷內檔案的有機聯絡,分類科學、組卷合理;法律性檔案手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按專案依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3裝置類案卷按裝置依據性材料,外購裝置開箱驗收(自制裝置設計、製造、驗收)、裝置安裝除錯、隨機檔案材料、裝置執行、裝置維護等排列。
4.8.4專案檔案號,要反映專案檔案系統整理後的客觀秩序,同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;專案檔案號應力求簡明,不要過於複雜繁瑣。
專案檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程專案檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備註等內容。
4.10工程專案資料的更改
4.10.1當工程專案檔案需要更改時,檔案更改人或更改部門通知收集管理人,並說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2檔案更改原則上應由原審批人審批或依據專案管理制度要求進行審批,經更改審批的檔案應及時交予檔案收集管理人,收集人交上級管理部門或檔案室,並做好更改備註。
4.11工程專案檔案的借閱
需要臨時借閱檔案的人員應填寫《工程專案檔案借閱申請表》(見附件),經檔案室相關人員同意後方可借閱,檔案室借閱檔案一般為影印件,借閱後必須及時歸還,《工程借閱記錄》(見附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,說明原因。
4.12專案工程檔案的保管期限由專案部根據國家相關規定而制定,在專案部將資料歸檔移交檔案室時明確提出,由檔案室人員在保管期滿後,提出銷燬申請,專案部決定其銷燬與否。
4.13 工程專案合同管理
工程專案合同是工程專案的重要資料,作為專案實施及工程價款支付的依據,現場工作組、專案部及檔案管理人員應作為工程專案管理的重點。
工程專案合同一經審批簽訂後,專案部組織相關人員收集,並移交檔案室,通知做好留底工作。
工程專案發生變更後,修要更改合同或補充的,專案部應在合同修改或補充審批後,通知檔案室,並將新的合同或協議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由專案部負責解釋。
5.2 本制度由專案部制定、修改,自總裁批准之日起生效實施。
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