工程檔案管理制度

一、工程檔案的歸檔範圍及質量要求

(一)工程檔案的歸檔範圍

對於工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有儲存價值的各種載體的檔案,均應收集齊全,整理立卷後歸檔。(詳附件一)

(二)歸檔檔案的要求

1、歸檔的工程檔案應為原件。

2、工程檔案的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程檔案簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程檔案尺寸統一採用 A4 規格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員,主要負責本部門工程專案從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計

(一)工程檔案的收集

檔案形成後,檔案形成責任人(經手人)必須於當天交一份原件給資料員,資料員收到檔案後,當天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及檔案形成的時間先後順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程檔案可劃分為工程準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖、竣工驗收檔案五部分。

2、工程準備階段檔案按建設程式組卷。

3、監理檔案按單位工程、分部工程組卷。

4、施工檔案按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收檔案按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨編號,

頁號從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,摺疊後的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄:"序號"以一份檔案為單位,"責任者"填檔案的直接形成單位和個人,

有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其餘用"等"代替。"檔案編號"填寫工程檔案原 有的文號或圖號;"檔案題名"填寫檔案標題的名稱。"日期"填寫檔案形成的日期。

未按要求編目的,每項扣罰部門資料員 5 元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

單位工程竣工驗收完成後 30 日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成後 60 日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。

(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)

工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號 如:第 1 卷 1.1.1-1

專業號 如:基建類 1 為 1.1.1

工程代號 如XX花園首期為 1.1

樓盤代號 如XX花園代號為 1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計,及時催促借閱到期檔案的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久儲存。

2、長期:是指工程檔案的儲存期限等於該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案儲存 20 年以下。

同一案卷內有不同保管期限的檔案,該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、祕密兩種。同一案卷有不同密級的檔案,應以高密級為本卷密級。

工程準備階段檔案為機密級,

監理檔案、施工檔案、竣工圖、竣工驗收檔案為祕密級。

六、工程檔案的借閱及銷燬

按照集團公司檔案管理制度執行。

本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發布之日起執