衛生檔案管理制度

一、為規範公共場所衛生檔案管理，增強公共場所衛生檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔範圍

公共場所從業人員的健康狀況、衛生知識培訓情況、各項衛生設施的圖紙、文字等材料、衛生許可相關資料、衛生自查記錄、監管部門的監督監測資料等具有參考價值的檔案資料。

三、公共場所的衛生檔案管理由衛生檔案管理員負責。

四、衛生檔案管理員的職責：保證公共場所各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公共場所的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公共場所衛生檔案資料歸檔期。

2、在衛生檔案資料歸檔期，由衛生檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。

3、凡應該及時歸檔的資料，由衛生檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入衛生檔案室。

5、衛生檔案管理員實施衛生檔案歸檔整理。

六、衛生檔案的借閱

1、總經理、副總經理、辦公室主任借閱非密級衛生檔案可直接通過衛生檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公共場所的其他人員需借閱非密級衛生檔案時，由部門經理辦理《借閱衛生檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公共場所衛生檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級衛生檔案禁止調閱，機密級衛生檔案只能在衛生檔案室閱覽，不準外借;祕密級衛生檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。祕密級衛生檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。

4、衛生檔案借閱者必須做到：

①愛護衛生檔案，保持整潔，嚴禁塗改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

七、衛生檔案的銷燬

1、公共場所任何個人或部門非經允許不得銷燬公共場所衛生檔案資料。

2、當某些衛生檔案到了銷燬期時，由衛生檔案管理員填寫《公共場所衛生檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。

3、凡屬於密級的衛生檔案資料必須由總經理批准方可銷燬。

4、經批准銷燬的公共場所衛生檔案，衛生檔案管理員須認真核對，將批准的《公共場所衛生檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的衛生檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。

5、在銷燬公共場所衛生檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷燬。