檔案管理工作制度

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地儲存本單位在各項活動中形成的檔案材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔並具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的檔案材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

3、檔案歸檔範圍，按餘姚市檔案局的有關規定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，並按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔範圍要求，負責收集全部應歸檔檔案、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員儲存一年後，移交檔案管理人員。

7、電子檔案實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質檔案的規定定期完成。

8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子檔案產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的檔案中;辦理完畢的電子檔案應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子檔案進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子檔案登記表》。

9、歸檔電子檔案的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。

10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子檔案向辦公室歸檔，移交時做到資料完整、內容準確、利用安全、編目規範、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字後各執一份。

11、檔案管理員負責電子檔案歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收後的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的位元組數、檢索條目等著錄專案與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

12、隨著計算機技術和裝置的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新複製或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需儲存三年。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮溼、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，並採取必要的預防措施和設定必要裝置，確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和溼度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、溼度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸菸，確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便於查詢。不得在庫房記憶體放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補複製。庫藏檔案因移交、遺失等登出帳卡時，要查明原因，儲存依據。

7、電子檔案應配備專用的電子檔案櫃，每年定期備份，規範存放歸檔電子檔案和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝置;環境溫度選定在17℃—20℃，相對溼度選定在35%—45%。

8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

三、檔案查閱利用制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫“借閱登記表”。查閱黨組會議記錄須註明借閱用途，並經黨組主要負責人批准。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批後，予以查閱。

3、查閱檔案，只限於在指定場所進行，未經批准，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需影印(部分或全部)檔案材料的，應在利用效果登記表上註明，並經登記。

6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請後，按檔案查借閱許可權從網上發往借閱者。借閱者一週內須將網上查閱的電子檔案發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、汙損、塗改、劃槓、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得洩露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

2、定有密級檔案、資料，統一由專人收拆登記，傳送時不得以普通郵件寄發。

3、已歸檔的機密、祕密檔案、資料，只限於直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批准。

4、各科室暫時儲存的機密、祕密檔案、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用後立即歸檔。

5、對定有密級的檔案、資料，未經密級審批單位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密檔案、資料的工作筆記本，調離工作時收回登出。

6、不得擅自擴大檔案、資料的閱讀範圍，確因工作需要攜帶祕密以上檔案、資料外出，須經領導批准。

7、不歸檔的祕密及內部(重複或多印)檔案、資料，均應登記造冊，經主管領導批准，按規定統一銷燬，不準擅自處理和當廢紙出售。

8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設定計算機作業系統使用者口令，安裝防毒軟體，並及時更新。嚴禁在計算機上執行各種來歷不明的軟體、遊戲等。

9、保密的電子檔案資料資訊不得直接或間接與網際網路或其他公共資訊網路連線，必須實行物理隔離。

10、對已儲存的電子檔案資料進行修改時，要建立修改臺帳。有儲存電子資料檔案的計算機送維修時，應將有關資料的內容清空、刪除或將硬碟摘除，並做計算機修理登記。

11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得洩漏及涉及機密事項。電子檔案資料錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得洩露所接觸檔案內容。

12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。

五、檔案鑑定和銷燬

為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏檔案的鑑定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去複審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑑定工作在鑑定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑑定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑑定工作。

3、經鑑定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和儲存價值的檔案材料，需銷燬的，由鑑定小組提出鑑定意見，編造銷燬清冊，未經登記造冊，不得擅自銷燬檔案。

4、屬於保密範圍的歸檔電子檔案，如儲存在不可擦除載體上，應連同儲存載體一起銷燬，並在網路中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子檔案可進行邏輯刪除。

5、銷燬檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷燬前應認真清點核對，在銷燬清冊上籤章，並將銷燬情況報告鑑定小組，銷燬清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久儲存。

6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷燬各類室藏檔案和數字檔案。

六、檔案管理員工作職責

1、熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

2、加強與各級、各部門的聯絡，做好本單位需歸檔檔案材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密洩密等事故發生。

4、要妥善保管好數字檔案室系統登入帳號和密碼，不得洩露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案資料的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。

5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防黴、防塵、防鼠咬的“八防”工作，達到檔案無丟失、無黴變、無差錯。