日常檔案管理制度（精選3篇）

日常檔案管理制度 篇1

物業管理公司日常檔案資料管理制度

1、文件管理人員專職負責管理處所有檔案（通知、命令、公函、總結報告、通報、會議紀要）及資料（技術圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規、車輛檔案、住戶檔案等）的存檔、收集和保管。

2、任何人員借閱上述檔案資料，須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

3、屬祕密檔案的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批准的人員翻閱，不準影印，不準帶離辦公室。

4、職員、員工個人檔案材料屬祕密材料，他人無權翻閱，文件管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

5、檔案資料等要朝廷合歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是內容、按時間等形式分類，其目的都是為了查詢迅速方便，因此都必須在檔案夾裡清楚的標明。

6、要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的檔案資料，要及時清理，無儲存必要的材料，經領導批准可做銷燬處理。

日常檔案管理制度 篇2

一、對本單位各門類、載體檔案均由本單位檔案室集中保管，案卷質量必須符合規範要求，方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。

二、庫房管理應嚴格執行《檔案庫房技術管理暫行規定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內嚴禁吸菸和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。

三、堅持定期或不定期檢查、統計檔案，如有破損、字跡褪變、黴變生蟲等情況，應及時採取補救措施，確保檔案的完整與安全。

四、經常保持庫房、櫃架整潔整齊，定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查，發現問題及時解決，檔案人員離開庫房時，必須切斷電源，管好門窗。

五、堅持溫溼度側記和調節，檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間，相對溼度應控制在45%-60%之間。

六、檔案庫房由專人管理，非庫房工作人員未經許可不得擅入，檔案交接應嚴格履行手續。

日常檔案管理制度 篇3

一、目的

規範業主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用範圍

適用於物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。

三、職責

1、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

四、程式要點

1、業主檔案內容

(1)經業主簽署後的《業主公約》。

(2)經業主簽署後的《消防安全責任書》。

(3)《業主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領用登記表》。

(5)《業主證領用登記表》。

(6)《業主入住驗房表》。

(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

(9)業主的有關證件影印件。

(10)其他應儲存的資料。

2、檔案盒(夾)的製作

(1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字型的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

--sw-業主檔案:表示物業管理有限公司管理處公共事務部管理的業主檔案。

(3)將製作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,並排列在檔案櫃中。

3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先後順序排列在檔案盒(夾)內。

4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備註等欄目。

5、業主檔案的跟蹤:

(1)當發生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中:

a、通訊電話聯絡方式發生變化時;

b、業主發生更替時。

(2)業主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的'普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

6、業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經服務中心副主管辦理登記手續後方可查閱。

7、業主檔案應永久儲存。

8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。

五、記錄

《業主檔案目錄》

六、相關支援檔案

《檔案管理標準作業規程》