物業專案業戶檔案管理流程
1、職責
(1)客服部負責業戶身份資料相關資訊管理。
(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。
(3)保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。
2、工作程式
(1)管理要求
①.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。
②.業戶檔案資料屬祕密級檔案,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。
③.檔案、資料要進行合理歸檔,分類整理。
④.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的檔案資料要及時清理。
⑤.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務於工作,又不向無關人員洩露。
⑥.業戶的`檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。
3、檔案管理
(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的資訊及業戶本身填報資訊)轉到專案管理中心相關部門後,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。
(2)為便於管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關資訊增減時,需同時修改目錄。
(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用於本部門的業戶檔案管理存放方式:
①.客服部可採用掛牢分類存放等方式,便於日常頻繁的查閱。
②.工程部裝修圖紙採用檔案袋封存的方式。
③.保安部可視每戶資訊量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。
④.各部門需依據要求,於當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。
(4)業戶發生變更後,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限後,經部門主管查閱後審批後銷燬,並做好相關銷燬記錄。
(5)客服部主管每週一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上週建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。
(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,彙總成書面報告,由部門主管批閱後,上報專案經理。
(7)專案經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。
(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。
1.心理諮詢中心檔案歸檔制度
凡屬心理健康教育與諮詢中心的各種門類載體資料（學生心理檔案、心理測試量表、心理測試結果和其他相關文字資料、錄影、照片、音訊檔案等等）都由心理健康教育與諮詢中心統一保管。
1.1歸檔範圍
1.1.1學生心理諮詢相關記錄（包括個別諮詢記錄量表、個別諮詢轉介記錄表、個別諮詢效果調查表及統計結果）
1.1.2工作相關檔案（包括參與心理工作學生名單、工作效果反饋表及統計結果）
1.1.3團體輔導相關檔案（包括團體輔導協議書、團體輔導報名表、團體輔導效果反饋調查表）
1.1.4心理測試結果及報告
1.1.5學生心理諮詢、心理健康教育活動相關電子、聲像資料
1.1.6給類上級通知
1.2歸檔要求
1.2.1學生心理諮詢文字材料，由心理健康教育與諮詢中心指定專門管理人員負責收集、積累整理編號歸檔，管理人員要認真負責，嚴格遵守相關保密規定。
1.2.2儲存電子檔案的載體或裝具應貼有標籤，標籤上應註明主要內容和存入日期等放入相應檔案袋。
1.3歸檔時間
1.3.1學生心理諮詢相關記錄表在每學期諮詢結束直至該學期結束時間段內，將應歸檔的文字材料整理編號經心理諮詢中心審定後，以時間段為單位（一個學年為一個時間段）統一放入檔案資料櫃。
1.3.2各項管理工作中形成的檔案，應在每學期結束前將應歸檔的檔案歸檔存放。
1.3.3聲像檔案材料應在各項活動結束後，整理好隨時歸檔，每學期結束前將各類聲像檔案材料燒錄備份，編號統一放入檔案資料櫃。
1.3.4學生心理檔案因按規定年限完好儲存，對保管期限滿或失去儲存價值的方案檔案要按規定銷燬。
1.4歸檔份數
1.4.1學生心理諮詢記錄表和轉介記錄表存放檔案為原始檔案一份，個別諮詢效果表存放檔案為原始檔案一份，統計結果作為電子文件資料存放。
1.4.2其他心理健康教育活動檔案存放檔案均為原始檔案一份。
1.5移交手續
移交檔案材料或檔案要辦理移交手續，移交材料清單一式二份雙方簽字後各儲存一份存查。
2.心理諮詢檔案提取查閱制度
2.1由於諮詢需要必須再次提取學生心理諮詢相關記錄表，須經心理健康教育與諮詢中心主任批准，按規定填寫《心理諮詢中心一般檔案查閱登記表》，方可提取。
2.2外單位人員查閱心理諮詢檔案外的其他檔案材料，需憑證明並經心理諮詢中心主任批准，按規定填寫《心理諮詢中心一般檔案查閱登記表》，方可借閱。
2.3原始檔案原則上不得外借，僅限室內查閱。
2.4查閱檔案材料，不得在原件上添劃、塗改或拆散、摺疊損壞檔案，違者嚴肅處理。
2.5未經心理諮詢中心主任批准，不得複製、影印諮詢中心的檔案材料。
3.心理諮詢檔案存放管理制度
3.1檔案分類存入檔案櫃。
3.2放置檔案櫃室內嚴禁吸菸和堆放雜物。
3.3檔案櫃、箱須放置防蟲劑。
3.4室內需保持清潔衛生，並配有遮陽設施。
4.心理諮詢檔案保密制度
4.1學生心理諮詢內容屬於最高階（道德級）保密，應嚴格遵守黨和國家有關保密工作的'法律、法規、制度。
4.2心理諮詢工作中的有關資訊，包括個案紀錄、測驗資料、信件和其他資料，應在嚴格保密的情況下，作為檔案，妥善保管。
4.3除了心理諮詢人員和檔案管理員以外，學校任何其他人員包括班主任和任課教師等，都無權檢視心理檔案室檔案材料。
4.4查閱檔案資料，未經心理諮詢中心主任批准，不得帶離。
4.5在心理諮詢工作中，一旦發現來訪者有危害自身和他人的情況，必須採取必要措施，防止意外事件發生（必要時應通知有關部門或家屬），但應將有關資訊的暴露程度限制在最小範圍內。
4.6發生失密、洩密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。
5.學生心理健康教育與諮詢中心對此制度擁有最終解釋權。
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關業務科集中統一管理，任何個人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷燬必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關規定辦理，嚴禁擅自銷燬或出售檔案。
三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經檔案管理人員稽核後，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、影印、抄錄等，須經分管副主任同意後方可進行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、影印、塗改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時進行必要的檢查，確保檔案完好無損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密檔案和材料遺失、洩密事故的發生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。
八、檔案管理人員因工作調動，須按規定辦理交接手續。
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