一、管理規章制度
科學管理、合理量化、健全制度是我們取得成功的重要保障,為了達到高標準的管理目的,我公司已成功匯入iso9000質量管理標準模式。在接管物業以後,將嚴格按照質量管理體系的標準,實行專業化、規範化管理。制定出管理規章制度共計74條,其中公眾制度12條,內部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業戶手冊》。
(2)《業主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護管理規定》。
(5)《二次裝修管理規定》。
(6)《二次裝修管理協議》。
(7)《裝修人員管理規定》。
(8)《出入物品管理規定》。
(9)《安全管理規定》。
(10)《消防管理規定》。
(11)《清潔衛生管理規定》。
(12)《園林綠化管理規定》。
2.崗位職責
(1)物業經理崗位職責。
(2)經理助理崗位職責。
(3)物業管理部經理崗位職責。
(4)物業管理文員崗位職責。
(5)物業管理員崗位職責。
(6)物業商務管理員崗位職責。
(7)物業清潔員崗位職責。
(8)工程管理部經理崗位職責。
(9)工程技術員崗位職責。
(10)強電技工崗位職責。
(11)弱電技工崗位職責。
(12)暖通工崗位職責。
(13)維修工崗位職責。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。
(15)安全經理崗位職責。
(16)安全管理員崗位職責。
(17)財務經理崗位職責。
(18)財務會計崗位職責。
(19)財務出納崗位職責。
(20)財務收費員崗位職責。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務準則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計劃及總結制度》。
(5)《物業管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓制度》。
(7)《內部財務管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電裝置的編號方法》。
(15)《機電裝置的統計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應急滅火搶救方案》。
(19)《物業管理運作流程》。
(20)《業戶投訴處理程式》。
(21)《業戶入住工作程式》。
(22)《業戶入住裝修管理工作程式》。
(23)《物業管理檔案建立工作程式》。
(24)《物業管理檔案監督工作程式》。
(25)《物業資料控制工作程式》。
(26)《公共設施維修、養護工作程式》。
(27)《機電裝置維修工作程式》。
(28)《安全管理工作程式》。
(29)《消防應急處理工作程式》。
(30)《園林綠化管理工作程式》。
(31)《清潔管理工作程式》。
(32)《社群文化開展工作程式》。
4.員工培訓考核制度
(1)《新員工入職培訓制度》。
(2)《在崗員工迴圈培訓制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責任月考核成績彙總表》。
(5)《經理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業戶意見月x統計表》。
(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。
(10)《物業管理工作情況一覽表》。
二、物業檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和資訊資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發,擴大資訊的`收集來源,從時間上來講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真偽。
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)採用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)採用多種形式的文件儲存方法,便於原始檔案的管理(如:採用錄影、刻盤、膠捲、照片、圖景等方法)。
(3)建議儘可能的採用電腦儲存,便於查詢呼叫,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細緻;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的三防'標準。
1.目的作用
公司的文祕檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文祕檔案的管理，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
行政管理部是公司文祕檔案的歸口管理部門，負責文祕檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文祕檔案室的業務領導和工作實務指導。
各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
文祕檔案室是公司對文祕檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
制定或參與制定關於文祕檔案管理方面的規章制度。
協助行政管理部長對各職能部門檔案資料歸檔管理的.指導監督。
負責對永久行文祕檔案向有關檔案機構的移交工作。
總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文祕檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的範圍、內容
計劃性檔案資料
包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
批示性檔案材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、排程記錄等。
法規性檔案
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等檔案;公司內部制定的各類規章制度。
公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
總結性檔案
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、裝置保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文字。
彙報性材料
包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或釋出的各類文書資料等
勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
聲像製品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。
饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
4.檔案資料的立卷歸檔
檔案的收集
凡屬本制度第三條所涵蓋的檔案資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。
業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
各類外來檔案、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部檔案原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。
公司員工應注意隨時收集各種資訊資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。
立卷歸檔的時間
凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務單位的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
立卷歸檔的要求
各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文祕檔案資料，遞交文祕檔案室立卷歸檔。
移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方籤後各執一份。
歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後
還要填寫備考表，註明保管期限。
填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,跡應清楚、準確。
立卷應以本單位形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麵貌。
立卷應以同類問題為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
立卷應把上級檔案於本公司檔案(除請示、批覆外)按保管期限和檔案年限分開立卷。
立卷歸檔後，發現還有需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，並保持其完好無損。
聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文祕檔案的借閱
文祕檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。
各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍得文祕檔案資料。如需查閱非本部門得重要檔案和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閱。
文祕檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、影印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取影印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製檔案應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編
號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。
必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
文祕檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
借閱文祕檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
6.文祕檔案保密要求
檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、祕密三級。
有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。
有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。
對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
檔案管理員丟失或擅自提供洩漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤籤後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。
7.超期檔案的銷燬
對超過儲存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。
經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。
銷燬檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的檔案作為它用，或作廢紙出售。檔案銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上籤。
一、加強資訊化建設。及時準確收集、整理、統計、分析管理相關資訊。，鼓勵利用計算機管理健康檔案。
二、公共衛生科資訊員每個月定期向上級主管部門報告新增建檔花名冊、報表及其他相關資料。按要求上報的各種統計資料和資訊，不得拒報、遲報、虛報、瞞報、偽造或篡改。
三、建立健全居民健康檔案資訊登記、統計制度，做好統計彙編，遵守各種資訊資料的保密制度。計算機化健康檔案，要在技術上加強使用者許可權和密碼管理設計，使所有操作和使用者在獲得認可後，才能登陸。
四、根據統計指標，定期分析工作效率、工作質量，及時總結經驗、發現問題、改進工作。
五、逐步健全網路資訊系統，做好資料錄入及整理工作。
六、嚴格執行計算機操作規範，定期對計算機進行保養、維護及資料備份。
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