一、 為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。
3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、 檔案的借閱
1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閱，但借閱時不得外傳。
職責
受理郵件業務查詢進出口驗單的處理,郵件的賠償,無著郵件的處理,以及檔案的保管與銷燬。
業務檔案員
接收轉運部門交來的業務檔案袋套，核對路、清單逐袋點驗，無誤簽收。
逐一開拆各單位寄送的檔案專袋，按照寄送單位的檔案清單逐一核對寄送的檔案是否齊全，是否按規定的時間、種類、數量及理訂規格送繳業務檔案。
對於寄送的業務檔案不合要求時，及時批註來單，並及時通知相關單位補齊。
對寄送單位的業務檔案，按照郵件種類和單式類別進行整理、裝訂、裝入檔案套，並填注種類、起訖號碼時間，按照檔案存放次序和時間要求，放入檔案保管櫃架內。
對寄送的業務檔案整理核對無誤後，由檔案接收員在檔案送繳清單簽章。附份用掛號寄送檔案送交單位。
寄送的檔案處理完畢後，整理現場，檢視袋內、檯面、桌面、地面有無遺留檔案，清退所裝檔案容器。
查驗員
簽收分揀部門轉來的查驗單袋套，經勾挑無誤後逐件開拆查驗袋套。
分別按照進口驗單、出口驗單、進口查單、出口查單逐件登入郵件進口驗單、出口驗單、進口查單、出口查單登記簿、分別加蓋查驗戳記編列查驗單接收專號。
進口驗單
確定差錯性質，登入通訊質量登記表，並當班轉發責任單位落實。需要答覆的驗單督促單位責任單位查明原因，結果在規定的時間內答覆發驗局，每月、季將通訊質量內容進行分類彙總按照xx局查驗考核辦法納入考核依據報經服部進行考核。
出口驗單
當班用郵政公事掛號寄往驗達局業務檔案室，對於違章情節嚴重的以及需立即判明責任等情況緊急的用電報、傳真辦理、需對方答覆的及時催復，結案後與原驗併案歸檔。
進口查單
進口查單當班按照微機抄登和手工抄登節目分別查詢資料庫、業務檔案單式資訊，所查資訊在查單位處理情況欄，批註郵件投交收件人、收件單位簽收等具體節目，查單寄發單局。
對經轉需遞查的當日至遲在次日填注相關轉出節目將查單轉相關局續查。
相關業務檔案尚未送交檔案室的，當班內轉發相關單位進行查證處理。
對所查郵件有進口無出口，無投遞節目的應及時函告收寄局向寄件人辦理賠償，並通知責任單位從速歸墊賠償款。辦復的查單在進口查單登記簿上相關欄目批註處理情況、日期、並加蓋經辦人員名單。
出口查單
收到出口查單檢查各專案是否填寫清楚，並按年順序編號妥填接收號碼。查單號碼，並在查單底邊自左至右依次加蓋××局號戳記。依據查詢的時間及封發關係查明節目後批註節目直髮投遞局直查或依次發經轉局遞查。
出口查單發出15天未得到答覆的，根據出口查單登記簿記載及遞查回覆情況依式填發“郵政業務查詢催查函”。一式三份向相關局催查副份抄相關至管省局的；一份留底，經催查仍未得到按時管復，查詢全程時限已滿的通知收寄局按規定向寄件人辦理賠償，並填發“歸墊郵件賠償款通知”一式三份通知責任局歸墊，副份抄送責任局主管省局，一份留底。
收到投遞局管復的查單，在出口查單，登記簿相關欄內批准管復情況並銷號。對所查郵件已查明妥投的將查單上聯“查詢郵政件回單”按掛號寄給查詢人，將查單下聯退給受理查詢的局所，在其出口查單登記簿相關欄內批註管復情況並銷號後，退回檔案與相關郵件查詢受理書一併存檔。
郵件賠償處理
收到相關局發來的郵件賠償和墊賠通知函後，按照《郵規》規定的時限，賠償校準及其處理要求辦理賠償和墊賠手續、填寫郵件賠償和墊賠收據一式三份發徑相關局，一份使用者，一份留底備查。
無著郵件處理
對各分支機構，生產部門單位寄送的各類無著郵件進行彙總整理，並嚴密保管，每季將平常郵件登記總數，結據郵件函件登列清單，並註明郵件種類，封成專袋子專套，在袋牌和套簽上註明省局無著郵件處寄往省局處理。
保管期滿的檔案銷燬處理
業務檔案保管期滿一年後，整理下檔案櫃並集中存放，書面申請主管領導批准，審批後負責收購紙廠現場監督銷燬。並做好相關記錄並登記，記錄保管一年。
安全保密制度
郵政業務檔案室，實行封閉作業，禁止無關人員出入，消防裝置保持完好，每日工作結束後，關閉門窗，切斷電源，檢查庫房，門鎖是否鎖好。
內部查閱調閱檔案經到管領導批准。處部查閱、調閱憑縣以上相關機關書面證明，並按規定程式和手續辦理。
1、檔案的銷燬，是指對沒有儲存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續儲存的檔案進行銷燬處理。
2、檔案銷燬，必須按照國家規定檔案銷燬的標準，嚴格進行鑑定。
3、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須寫出銷燬檔案內容分析報告，列出檔案銷燬清冊。
4、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
5、批准銷燬的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚燬，且要有兩人鑑銷；銷燬完畢，鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某曰已銷燬並簽名蓋章。
6、檔案的銷燬，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明"已銷燬"。
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