第一條 要建立工作業績檔案，對各段時期的工作要有評價和考核，對其主要表現記入檔案。考核標準是依據崗位責任制中的職責範圍等內容，考核工作可分配到各部門進行，最後由人事部彙總。
第二條 建立員工工作業績檔案的目的是便於對員工正確全面地評價，對工作突出、成績和貢獻較大者要給予表揚、獎勵、晉級等。對工作不踏實、消極怠工、屢屢出現差錯者要進行批評、處罰、降級或撤職。
第三條 員工工作業績檔案的內容，主要有以下幾個部分：
1. 檔案材料。主要檔案包括“員工人事調動表”、“勞動合同書”、員工身份證、專業文憑、證書、待業證明等檔案的影印件等;
2. 考評記錄。主要是“員工工作表現評估表”。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現定期定時進行考評。考評記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用;
3. 出勤記錄。員工每月的考勤統計按年度彙總歸納，以專設的統計表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態度的反映側面，體現了員工對企業的忠誠和對工作的責任感;
4. 獎懲記錄。員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可信賴程度、工作責任心及工作態度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現，使用與提拔員工的重要依據;
5. 職位變更。員工在工作中，由於工作表現及服務年限因素，其職務、級別與工資待遇等內容會有變化，這種變動也體現了員工工作能力、工作表現、貢獻大小。因此，員工工作檔案對員工職位的變動記錄是考查員工工作表現的客觀依據。
第四條 在員工工作檔案中，還要蒐集員工工傷情況記錄、客人表揚或投訴員工的信件(影印件)等資料。這對於全面、有效地考查員工表現都有重要作用。
一、目的
為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密;同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔範圍
全體員工之個人檔案(入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離 職檔案)、統計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委託書、協議、 合同、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、檔案管理員的職責
由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑑別和整理檔案材料， 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內容
(一)員工入職檔案：
1)個人簡歷;2) 員工入職登記表3)應聘人員登記表;4) 面試記錄及待遇核定事項審批表;5)筆試結果報告;6)身份證影印件7)學歷學位、資格證書影印件材料8)離職證明;9)試用期員工跟蹤表; 10)試用期考核表;11)各類合同及協議;12)員工異動履歷表.
(二)員工培訓檔案：
1)培訓通知;2)培訓簽到表;3)培訓總結報告(或考評 結果);4)派出培訓審批表;5)員工外派培訓合同6)外出培訓反饋表(證書原件) ;7)員工培訓統計表。
(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。
(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關規定
(一)基礎管理
1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整 理規範。
2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實性、有效 性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員 進行整理，並及時登入於《在職員工人事檔案目錄》(附件 一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，並在檔案袋上 填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案 原則上為永久儲存。
4、當在職員工的基本檔案資料有變動時(如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等)，應 及時將相關資料影印交人事部歸案，原件當場查驗。
5、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案， 在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊 登記。
6、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及 時收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必 須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材 料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字後歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案儲存原則上三 年後方可銷燬(高管及核心技術人員保留至該員工離崗8 年止)。
8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注 意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防晒、 防蛀。
9、檔案應分類編號後存放，編籤號應與員工編號統一，防 止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查詢。
10、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔 案管理的科學化。
(二)檔案的查、借閱
1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案 禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不準外借;非保密級檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審 批表》(附件三)，並經人事行政部經理批准後方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工 不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經人事行政 部經理批准後方可辦理。
3、公司級領導、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借 閱手續。
4、所有經批准後借閱出的人事檔案需於借閱的三天之內歸 還(特殊情況可延長期限)，對借閱後到期未還者、歸還破 損、私自影印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規定處理。
5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹 信，經分管領導批准後，方可查閱。
6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，並在《人事檔案借 閱登記本》簽字登記(附件四)。
(三)查、借閱檔案注意事項
1、嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料; 2、不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中 取證必須事先經人事行政部經理同意。
3、查、借閱者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節輕重， 予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發 出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷燬
(一)公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
(二)當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案 資料銷燬審批表》交人事行政部經理稽核經總經理批准後執行。
(三)凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般 的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
(四)經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准 的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
(五)在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
七、制定、修訂、廢除與頒佈實施
本辦法經核准後，由行政部公告實施;修訂或廢止亦同。
行政部
20xx年4月22日
第一章 總 則
第一條 為加強和規範員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動部發《企業職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。
第二條 員工檔案建立範圍
凡被公司招聘並錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文字檔案各一套。
第二章 員工檔案種類及運用
第三條 個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心託管，並隨員工工作關係予以轉接。
第四條 員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，並按年度視情移交歸存到個人社會檔案。
第五條 公司員工內部檔案收集的內容：
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)影印件、最高學歷證書和職稱證書及職業資格證書影印件。以及其他有關員工職業、技能資訊的相關證書、檔案影印件。
2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免檔案、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續檔案等材料
3、《培訓合同》、培訓結業證書、獎懲檔案或記錄等其他資料。
4、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章 員工檔案收集程式和歸檔標準
第六條 收集辦法：
1、個人社會檔案：個人社會檔案託管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案資訊，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，並在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料後的一週內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔標準：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，物件明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用影印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章後方可入檔。
第四章 員工檔案的借閱
第八條 員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外，其餘人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領導審批。
第九條 有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證並填寫《檔案查閱審批表》，由公司領導簽字審批後方予查閱。
第十條 員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續。
第十一條 查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗中塗改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得洩露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規定追究當事人責任。
第五章 檔案的轉接
第十二條 員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關係一併轉移。
第十三條 員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章 員工檔案的存檔期限及銷燬要求
第十四條 對於正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司儲存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)後酌情銷燬。
第十五條 對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經公司領導批准不得銷燬。
第十六條 員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和後兩位員工編號。檔案編號後四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工資訊有關的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條 員工檔案的銷燬由行政人事部門負責，在辦理檔案銷燬審批手續後按照國家相關規定安排專人到專業銷燬場所進行銷燬。未經鑑定和未經批准，任何人不得擅自銷燬員工檔案。對故意損壞或擅自銷燬者，應視情節給予懲處。
第七章 員工檔案管理人員的職責
1、忠於職守，嚴格執行檔案法規及企業相關制度，維護員工檔案的真實性。
2、按照歸檔範圍認真收集、鑑別和整理員工檔案材料，並按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規範化和科學化。
第十八條 本辦法自印發之日起執行。
行政人事部
20xx年1月5日
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