為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、投標檔案、中標通知書、合同文字、工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文字(正、副本)、消防驗收意見書、物業裝置移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標檔案、工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張豔芝管理，招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文字(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各專案部應及時移交檔案資料，並以影印件的形式儲存。
三、檔案資料的移交
1、工程專案在中標後其招標檔案(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，並移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標檔案由成本部存檔備查。
2、工程專案在正式下發中標通知書、簽署合同資料及檔案後，由專案部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;專案部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程專案過程資料，如工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張豔芝歸檔，專案部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業裝置移交清單及完整的竣工資料由專案部將原件交由材料部肖瑜存檔;專案部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須註明檔名稱和概要，移交雙方簽字確認後方為完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專管員整理儲存，必須註明資料型別並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，並進行分類彙總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
2、專案部或個人檔案資料查詢可在專案部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
4、儲存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
5、借閱人不得塗改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料櫃鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案櫃鑰匙，更不能私自複製。
7、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文字(不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名行政人員負責合同文件管理。
三、合同文件的移交
1、各部門在正式簽署合同後須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文件必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文件移交時，必須編制合同移交清冊並當面清點。以雙方簽字認可後方為完成交接手續。
四、合同文件的管理辦法
1、合同文件以年代結合專案性質進行分類編號。
2、儲存的合同文件每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議，由辦公室甄別，並予以銷燬。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各部門員工可在辦公室查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須經總經理簽字同意後，方可在合同管理部門辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文件的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
7、借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
為了更好地促進企業發展，提高企業的經濟效益，保障企業在合同管理工作中能有條不紊的進行。特對企業合同管理人員資格要求作如下規定：
一、企業合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發資格證書者，方能上崗。
二、企業合同管理人員應懂各種法律、法規，熟悉合同業務。
三、企業合同管理人員必須服從組織的安排，嚴格執行上級的有關規定，做好自己的本職工作。
四、企業合同管理人員，按時參加主管部門組織的合同管理工作業務培訓，不斷提高業務素質。
企業合同管理負責人工作職責
一、負責企業合同管理的領導工作。
二、組織指揮各有關部門全面履行合同義務。
三、負責企業合同簽訂的審批。
四、定期聽取企業有關部門在合同管理和履行中的情況彙報，研究討論合同管理和履行中存在的問題，並做出正確決策。
五、依據法律、法規和政策，結合本企業實際情況，負責組織制定合同管理制度，以及各種專項合同管理制度。
六、監督檢查企業各項合同管理制度的實施。
七、討論決策發生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。
八、組織學習《合同法》，開展“重合同、守信用”活動。
合同管理工作人員職責
一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責，統一管理負責企業各部門簽訂的各種合同，對公司負責。
二、對企業各部門簽訂的各種合同依法進行稽核登記、歸檔。
三、按有關規定及時、準確、全面填報合同統計表，並做出統計分析，定期向公司領導作出彙報。
四、做好對合同統一文字、合同專用章、《法人授權委託證明書》的發放和管理工作。
五、定期召開例會，組織學習有關《合同法》及有關法律法規，依據法律、法規和政策開展合同管理工作。
合同訂立程式和審批制度
一、公司經理是本企業的法定代表，所有合同必須經理簽訂或經理書面授權者簽訂的合同方能生效。
二、公司各部門、各工程處無權對外訂立合同，但可會同公司管理委員會、預算科、生技科、經理辦公室與對方就合同的細則進行磋商後，報公司經理審閱簽署。
三、公司與其他經濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關規定為準，做到內容具體、責任明確、文字準確、資料清楚，如有塗改，必須有雙方在塗改處簽章。
四、公司機具對外租借合同同公司後勤科負責填寫後報經理簽字，交租借方、公司財會科、行政科各一份，後勤科倉庫留存一份。
五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經理辦公室一份存檔，交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。
六、建設工程施工合同簽訂之後，由公司管委會員、公司各科對公司內專案經理進行全面考查，分析後作出選擇，報經理決定。
七、公司及工程處承攬的業務，不對外轉包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經企業法人代表批准後由公司管理委員會對外選擇施工隊伍並負責監督施工情況直至竣工驗收。
八、公司內部基本建設和維修業務一律不對外承包由經理辦公室負責工程造價控制和施工隊選擇、監督，直至驗收後交付使用。
九、公司內部各部門之間的合同，單項工程承包合同如發生糾紛，由經理、公司管理委員會負責仲裁，經理辦公室監督履行。
十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約，經理交涉無效時，抓住有利時機，由經理辦公室牽頭進行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關技術方面的問題由公司管理委員會協同解決。
十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經理辦公室全面調查情況後，提交公司辦公室給予各種行政處理和經濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關處理。
重慶市 有限公司
為了將公司檔案納入規範化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級檔案、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、裝置資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的檔案資料歸檔管理。各部門內部形成的檔案、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當於此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批准證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和複製，必須由總經理簽字的批准申請方可抄錄或複製。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(影印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、裝置、標準資料)列印、拷貝或影印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批准，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批准蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，並每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買裝置時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、裝置資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批准後借出，並由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善儲存，嚴禁外傳、洩露祕密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，並承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，並確保查詢列印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機記憶體貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的檔案資料分類整理拷貝，標明名目後，存檔備查。
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