為了加強體育教學檔案管理工作，提高體育教學檔案的質量和科學管理水平，體現體育組的教學情況，實現教學檔案工作的標準化，規範化和現代化，更好地為體育組的教學服務，特制定本制度：
一、歸檔
體育教學檔案材料歸檔是指把體育組在教學過程中形成的具有儲存價值的資料和檔案，按照分類保管的辦法集中存放，以供檢索、查閱。
二、歸檔範圍
1、教育局及學校有關體育教學的檔案；
2、體育組人員組成及變動情況，教師業務情況登記表，教師基本情況材料（含學歷、學位、職稱、履歷、業務情況獎懲、科研成果等的原件或影印件）；
3、教學改革方案、計劃；
4、教材、教學參考資料，各種圖片、聲像資料；
5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄；
6、教學進度表；
7、教學總結與考核；
8、運動會方案、比賽過程圖片、比賽結果；
9、學生考試成績及學生體質與健康測試達標情況；
10、學生在各類體育比賽中的獲獎證書。
三、歸檔程式
（一）形成積累
1、在教學過程中，各體育教師把自己的有關需歸檔的材料整理完畢並寫好目錄，裝訂後交體育組檔案管理員（如果沒有專職管理員的，一般由體育組組長兼任）歸檔；
2、體育組檔案管理員按檔案材料分類列表歸檔，並定期整理。
（二）整理組卷
1、檔案管理員要對檔案進行分類存放，並造冊存於電腦，以供查閱；
2、卷內密不可分的檔案材料應按正件在前附件在後，印件在前定稿在後的要求排列；
3、檔案製成要求材料質量優良、書寫字跡工整，文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆，非檔案專用圓珠筆及複寫；
4、檔案材料收集齊全、完整且稽核、簽發手續完備；
5、填寫案卷封面各欄目，標題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、影印檔案的要經校領導批准，體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、影印情況進行詳細登記。
5、施行時間
本制度自20xx年1月1日起施行。學院實驗室工作檔案管理制度醫學院檔案管理辦法工程檔案管理制度
1.心理諮詢中心檔案歸檔制度
凡屬心理健康教育與諮詢中心的各種門類載體資料（學生心理檔案、心理測試量表、心理測試結果和其他相關文字資料、錄影、照片、音訊檔案等等）都由心理健康教育與諮詢中心統一保管。
1.1歸檔範圍
1.1.1學生心理諮詢相關記錄（包括個別諮詢記錄量表、個別諮詢轉介記錄表、個別諮詢效果調查表及統計結果）
1.1.2工作相關檔案（包括參與心理工作學生名單、工作效果反饋表及統計結果）
1.1.3團體輔導相關檔案（包括團體輔導協議書、團體輔導報名表、團體輔導效果反饋調查表）
1.1.4心理測試結果及報告
1.1.5學生心理諮詢、心理健康教育活動相關電子、聲像資料
1.1.6給類上級通知
1.2歸檔要求
1.2.1學生心理諮詢文字材料，由心理健康教育與諮詢中心指定專門管理人員負責收集、積累整理編號歸檔，管理人員要認真負責，嚴格遵守相關保密規定。
1.2.2儲存電子檔案的載體或裝具應貼有標籤，標籤上應註明主要內容和存入日期等放入相應檔案袋。
1.3歸檔時間
1.3.1學生心理諮詢相關記錄表在每學期諮詢結束直至該學期結束時間段內，將應歸檔的文字材料整理編號經心理諮詢中心審定後，以時間段為單位（一個學年為一個時間段）統一放入檔案資料櫃。
1.3.2各項管理工作中形成的檔案，應在每學期結束前將應歸檔的檔案歸檔存放。
1.3.3聲像檔案材料應在各項活動結束後，整理好隨時歸檔，每學期結束前將各類聲像檔案材料燒錄備份，編號統一放入檔案資料櫃。
1.3.4學生心理檔案因按規定年限完好儲存，對保管期限滿或失去儲存價值的方案檔案要按規定銷燬。
1.4歸檔份數
1.4.1學生心理諮詢記錄表和轉介記錄表存放檔案為原始檔案一份，個別諮詢效果表存放檔案為原始檔案一份，統計結果作為電子文件資料存放。
1.4.2其他心理健康教育活動檔案存放檔案均為原始檔案一份。
1.5移交手續
移交檔案材料或檔案要辦理移交手續，移交材料清單一式二份雙方簽字後各儲存一份存查。
2.心理諮詢檔案提取查閱制度
2.1由於諮詢需要必須再次提取學生心理諮詢相關記錄表，須經心理健康教育與諮詢中心主任批准，按規定填寫《心理諮詢中心一般檔案查閱登記表》，方可提取。
2.2外單位人員查閱心理諮詢檔案外的其他檔案材料，需憑證明並經心理諮詢中心主任批准，按規定填寫《心理諮詢中心一般檔案查閱登記表》，方可借閱。
2.3原始檔案原則上不得外借，僅限室內查閱。
2.4查閱檔案材料，不得在原件上添劃、塗改或拆散、摺疊損壞檔案，違者嚴肅處理。
2.5未經心理諮詢中心主任批准，不得複製、影印諮詢中心的檔案材料。
3.心理諮詢檔案存放管理制度
3.1檔案分類存入檔案櫃。
3.2放置檔案櫃室內嚴禁吸菸和堆放雜物。
3.3檔案櫃、箱須放置防蟲劑。
3.4室內需保持清潔衛生，並配有遮陽設施。
4.心理諮詢檔案保密制度
4.1學生心理諮詢內容屬於最高階（道德級）保密，應嚴格遵守黨和國家有關保密工作的'法律、法規、制度。
4.2心理諮詢工作中的有關資訊，包括個案紀錄、測驗資料、信件和其他資料，應在嚴格保密的情況下，作為檔案，妥善保管。
4.3除了心理諮詢人員和檔案管理員以外，學校任何其他人員包括班主任和任課教師等，都無權檢視心理檔案室檔案材料。
4.4查閱檔案資料，未經心理諮詢中心主任批准，不得帶離。
4.5在心理諮詢工作中，一旦發現來訪者有危害自身和他人的情況，必須採取必要措施，防止意外事件發生（必要時應通知有關部門或家屬），但應將有關資訊的暴露程度限制在最小範圍內。
4.6發生失密、洩密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。
5.學生心理健康教育與諮詢中心對此制度擁有最終解釋權。
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便於科學管理與開發利用，特制定本管理制度。
二、適用範圍
適用於公司檔案資料的管理。
三、管理職能
（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設定專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷燬等各項工作。
（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規範存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，並做好登記，保證檔案資料安全無損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部門管理職責
1、按本制度規定保管好本部門暫時儲存的檔案資料；
2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得洩露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
（一）歸檔資料範圍
1、各級政府和職能管理部門下發的各種檔案、通知、會議紀要、批覆、認定、政策法規資訊、標準、信函、法律文書、公示資訊等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、彙報、說明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相傳送的聯絡函、告知函、介紹信、委託書、宣傳資料、單位資訊、證件、證明、回覆等往來資料；
4、公司內部形成的各種檔案、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；
7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等專案資料；
8、公司各類裝置在設計、製作、安裝、除錯、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等裝置資料；
9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；
12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；
15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標籤、標記、說明書等資料；
16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；
17、記錄有公司相關資訊的圖片、照片、光碟、磁帶、電子儲存裝置等資料；
18、其他具有儲存價值的資料。
（二）歸檔資料收集
1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬於立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集後及時交檔案室；
如資料還鬚髮出後由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,並於事後督促經辦人完善後存檔。
3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上籤“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或影印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支援。
（三）資料歸檔要求
1、歸檔的檔案資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，便於查詢利用。
2、歸檔的檔案資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或影印件歸檔，檔案資料歸檔後不得更改。
3、非紙質檔案資料應與其文字說明一併歸檔；
具有永久長期儲存價值的電子檔案，必須形成一份紙質檔案歸檔。
4、歸檔的檔案資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的檔案材料應保持其一致性。
（四）歸檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜誌、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的檔案資料，於次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊於次月初從各部門收回歸檔；
雜誌、圖書資料於次年二月收回存檔。
4、工程專案建設資料在竣工驗收後三個月內歸檔。
（五）歸檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔檔案資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制移交清冊，由部門或專案負責人簽字核准後向檔案部門移交。重要專案的檔案資料移交時應編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔檔案資料的質量。
3、交接雙方應認真核對移交清冊，並履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
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