企業管理畢業論文：如何創新資訊化環境中檔案管理工作

【摘 要】在迅猛發展的科學技術背景下，傳統檔案管理模式難以同資訊化環境下數字化管理檔案的要求相適應。另一方面，廣泛應用的電子檔案也使檔案工作面臨著新的要求和挑戰。本文結合自身經驗，提出在資訊化環境下，創新管理檔案工作方法的探索和研究。

【關鍵詞】檔案管理;資訊化環境;創新

在不斷髮展的社會經濟和日益更新的科學技術下，檔案管理工作迎來了創新的空間和機遇。當前檔案工作正是以檔案資訊資源的開發和利用為自身的重要使命。因此，要對檔案服務機制進行不斷創新，在為經濟建設主戰場積極主動的服務的基礎上，促進小康社會的全面建設。

一、網上利用服務的開展

在檔案管理部門內部區域網絡的建立完善中，管理檔案工作的相關人員開始在對企事業單位網站的充分利用中對本部門的網頁進行製作，從而使上網資訊和資料得以積極組織。在將檔案管理服務同企事業單位網站相聯絡的基礎上，使網上檢索檔案資訊的目標得以實現，從而使使用者獲得更好的服務。當前，國內大部分檔案館開始利用網際網路來開展網上服務工作。檔案管理者將網站作為基礎，使建設檔案資訊資料庫的步伐進一步加快，特別是建立的全文電子檔案資料庫，在實現網上實時管理與利用電子檔案的基礎上，使檔案資訊實現資料庫化、資源數字化、利用服務網路化、工作自動化及管理法制化。如：目錄管理資料庫的輸入，使部分檔案目錄在網上公開，便於使用者檢索查詢。

二、電子檔案資訊資料管理中心的建立

企事業單位管理資訊部門與檔案館在強化聯絡與配合下，可以將電子檔案資訊資料管理中心進行建立，可以將其在企事業檔案館進行設立，作為組成單位資訊資源庫的重要部分。資訊資料管理中心在將網站內各單位、各部門的歸檔電子檔案進行集中管理的基礎上，將非保密性或有限制性的電子檔案的利用、查詢服務在網站上提供，在將其利用率高、內容豐富、覆蓋面廣的優點充分發揮的基礎上，使資訊資源得以共享。

三、自動上傳收集電子檔案

當前，單機上產生的收集電子檔案工作，成為管理檔案部門應該重視的問題。同收集傳統紙質檔案工作不同，很多電子檔案在上傳和下載中就能完成其形成過程。因此，檔案管理部門要將傳統的工作模式進行改變，通過將自動上傳電子檔案的工作視窗在網頁上建立，使相關資訊資料得以在第一時間收集，並歸檔在檔案管理部門的伺服器上。

四、線上服務的開展

傳統的利用檔案方式，比如閱讀檔案公佈件或複製件、參加檔案展覽、到檔案部門查詢或利用檔案等，尤其是到檔案部門對檔案原件進行利用的方式，在資訊化背景需要極大改變。全面資訊化的社會，使人們生活、學習和工作環境都發生了變化，人們對資訊的時效性更加重視，希望通過資訊網路、資訊系統等對多種資訊及時準確獲得。因此，提供利用檔案資訊的手工式的、被動方式必然會被線上服務的、現代式的主動方式所代替。步步高論文發表網學生檔案管理論文快速寫作，職稱論文發表，檔案管理論文範文參考首選網站。

五、閱覽現行檔案服務的開展

在不斷深入的改革開放背景下，越來越多的人員開始到檔案部門對有關部門或黨政機關制定的檔案進行查閱，尤其是中國向國際市場的進軍，部分公民受投資興業和對自身合法權益維護需要的影響，希望對有關政策資訊能夠快速瞭解和掌握。為與新形勢發展要求相適應，從而使自身工作職能得以改變，工作效率得以提高，同時也使人民群眾與黨和政府的聯絡得以密切，廣大群眾的理由得以切實維護，部分省市要求本省各級綜合檔案管理部門對現行檔案服務中心進行全面建立，並要求各單位、各部門將各種現行檔案資料送交至檔案管理部門。同時規定，各級檔案管理部門要對接收現行檔案資料的工作進行狠抓落實，從而使閱覽服務現行檔案資料的活動得以順利開展。

六、制度創新

資訊系統的應用能夠同不同性質、不同階段使用者需求相適應，從而使其最大效能得以發揮;資訊系統的規範應用開發，從而使最好的效果得以獲得，需要有關部門對良好的管理政策進行提供。在資訊化環境下，資訊化管理、辦公業務管理與檔案管理制度的規範完善密不可分。通過對資訊系統的資訊保安、合理開發及規範應用等方面進行綜合考慮，有關部門需要在技術規則、業務規範及行政規章等層面對業務部門、資訊部門進行組織，從而使管理資訊的標準規範體系得以共同建立。在應用辦公系統自動化的各階段，應該建立的制度主要包括以下幾種：

1、關於《應用資訊系統業務的程式和培訓管理方法》，對規範、正確的操作資訊系統進行指導;

2 、《資訊系統安全執行管理辦法》;

3 、《維護資訊系統執行管理辦法》;

4 、《歸檔整理檔案檔案細則》，對整理歸檔後電子檔案要求進行定義，並對整理工作流程進行梳理;

5 、《管理系統電子檔案細則》，對歸檔前電子檔案的整理要求進行定義，並對原資料填寫格式和內容進行規定。

6、《管理電子公文辦法》，主要包括辦理電子檔案流程指南、管理電子公章使用、發文資訊和傳送電子檔案程式管理、電子檔案歸檔管理及程式等內容。

7 、《管理應用、執行及維護辦公自動化系統的規定》，主要包括對資訊管理部門、檔案管理部門的職責進行明確分工;對資訊系統的使用者許可權、身份確認等進行管理;對變更使用者資訊進行管理;對資訊工作人員進行管理等內容。

七、服務創新

在資訊化環境下，檔案管理工作在服務內容與服務方式等方面，都要對傳統檔案服務利用工作進行改變。首先，要對資訊服務理念進行樹立，在深入廣泛應用資訊系統的過程中，大量優質的電子資訊檔案資源逐漸形成，越來越多的資訊系統使用者，使資訊服務工作面臨著越來越廣、越來越多的服務要求。因此，有關人員要對資訊服務的理念進行樹立。其次，還要強調主動服務，在對使用者潛在需求進行調查瞭解的基礎上，對不同層次、不同內容的資訊資源進行有針對性的開發、利用和提供。再次，還要在資訊服務方式

上進行創新。

八、結束語

總之，資訊化環境下，檔案管理工作者要從服務、制度、管理、流程及工作平臺等方面對其工作進行創新，從而使檔案資訊資源的價值得以充分發揮

【參考文獻】

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[3] 秦順華. 資訊時代基層檔案管理摭談[j]. 檔案與建設(10).

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