財務檔案管理辦法

1、財務（包括內部核算財務）要根據國家檔案管理有關規定和要求，對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，定期整理，裝訂成冊或立卷後送公司檔案室存檔。存檔時，必須由財務經理核對、清點數量無誤並簽署存檔記錄表後，檔案管理員方可給予存檔。存放會計檔案的檔案櫃必須雙鎖開關，鑰匙由主管會計和財務經理各持一把（不同鎖）任何人經批准後方可查閱財務檔案，必須由主管會計、財務經理共同開鎖，由主管會計妥善保管，嚴防失火、損壞、丟失。

2、公司內部任何人員調閱會計檔案須經總經理批准。外來人員調閱或複製檔案，要憑介紹信並經總經理批准。

3、檔案銷燬，須由上級主管部門和有關檔案部門共同鑑定，由總經理批准後由主管會計與財務經理共同監督。銷燬的檔案須填寫“會計檔案銷燬清冊”。“會計檔案銷燬清冊”要長期儲存。

4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續。並由財務經理或主管會計監交，填寫移交清冊，並由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。

5、主管會計須設定會計檔案管理記錄簿，檔案收發調閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。

6、會計憑證是記載經濟業務發生，明確經濟責任的書面憑證，是記帳的依據。會計帳簿是記錄經濟業務發生的簿籍，是編制會計報表的依據，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計核算方法中不可缺少的兩項內容。

7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關會計人員對公司發生的每一項經濟業務，必須逐筆按憑證的具體業務內容、數量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經濟業務內容摘要、數量和金額、填制單位或財務專用章、發票專用章、經辦人簽名或蓋章。

8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據稽核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據以登記帳簿。

9、記帳憑證可根據每一憑證單獨填制，也可根據原始憑證彙總表填制，每月終了應將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。

10、財務部設定現金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數字準確、摘要清楚、登記及時、有根據，並能反映各項資金佔用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查核。

11、各種帳簿的記錄必須月月核對，做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結帳前必須將本月內發生經濟業務全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的具體格式，必須按上級主管部門的要求處理。

12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需影印必須由財務經理書面批准，否則微機室不予受理。