辦公室檔案管理辦法

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案資訊進行管理並提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。下文是關於辦公室檔案的管理辦法，僅供參考!

1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批覆、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

1)凡應歸檔的資料、檔案，應在工作告一段落後，及時整理原始資料分類歸檔。

2)對上級下發的有關檔案，館領導閱後，及時收回歸檔並做好登記，存放辦公室備查。

3)對所保管的檔案，應定期清點，凡與本館有關的備查檔案原件歸檔，副件保留。

4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

2.業務檔案的管理。業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻採購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：

1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

2)業務報表，要留底歸檔存查。

3)工作計劃、專題規劃、工作總結、採購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

4)年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模範典型材料等。對此類檔案的管理做到：

1)掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

2)及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門平時要做好檔案的收集、整理，檔案的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第二條 各類檔案材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門檔案立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔檔案案卷的接收歸檔工作。

第三條 檔案立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種檔案(包括收、發文電，內部檔案，各種會議檔案，檔案彙編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁碟等)，均屬立卷歸檔範圍。

第四條 立卷的原則。遵循檔案的自然形成規律，保持檔案之間的歷史聯絡，區分檔案的儲存價值，便於保管和利用。

第五條 立卷方法。根據立卷原則、檔案的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將檔案按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將檔案按其重要性分成公文和一般檔案。

3、分問題。將檔案按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據檔案的不同儲存價值，將檔案按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久儲存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的檔案，劃為永久儲存。

(2)長期儲存。凡是在相當長時間內部門需要查考的檔案，劃為長期儲存。長期儲存為20xx年至50年。

(3)短期儲存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種檔案，劃為短期儲存。短期儲存為20xx年以下。

第六條 檔案的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性檔案，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議檔案應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格檔案，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等檔案，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性檔案材料，可根據具體情況進行組合。

第七條 檔案袋內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。

第八條 檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重份檔案，需要辦理銷燬手續。

第九條 歸檔時間。部門應於活動後一週內，將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔檔案案卷的要求。部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：

1、歸檔檔案齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。

第十一條 案卷檔案一式兩份，一份作為紙製文件儲存，另一份電子文件儲存在辦公室,電網檔案盒。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第十三條 經鑑定失去儲存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程式進行檔案銷燬。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條 平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持檔案、材料之間的來源、時間、內容方面的聯絡。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得影印件,幹部檔案盒，以便存檔和查閱。

第十九條 確保檔案、材料的安全，做好保密工作。

第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

第二條 標準檔案係指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有儲存價值的各種檔案、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像製品和標樣等)。

標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地採用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。

第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。

下列檔案材料需要永久保管：

(一)上級下達任務的檔案;

(二)標準報批稿;

(三)標準編制說明及其附件;

(四)意見彙總處理表;

(五)標準審查會議紀要或函審結論;

(六)標準報批公文;

(七)標準申報單;

(八)標準釋出本;

(九)標準正式出版本;

(十)標準修改通知單及其附件;

(十一)標準作廢通知單。

下列檔案材料需要長期保管：

(一)論證報告;

(二)調研報告;

(三)試驗驗證報告;

(四)標準徵求意見稿(最後一稿);

(五)標準送審稿;

(六)等同、等效採用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

(七)標樣。

第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。

第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

國務院行業標準歸口部門負責管理其主管範圍內的行業標準檔案。

省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;

(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

(三)負責組織和承擔標準檔案的鑑定和銷燬;

(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和複製;

(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;

(六)認真執行檔案管理制度。

第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料並加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

第九條 標準起草單位、標準化技術委員會祕書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準檔案材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

第十條 標準檔案的檔案材料，除標準正式文字外，在標準審批、釋出後三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文字出版後，及時補充歸檔。

第十一條 標準檔案的檔案材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

標準檔案材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

第十二條 標準更改或廢止後，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批檔案及時歸檔。

第十三條 標準檔案材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行，並應當符合下列要求：

(一)各類標準檔案材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見彙總處理表可以歸檔兩份。

(二)歸檔的標準檔案材料是原稿或列印稿、影印稿。

(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

(四)標準檔案材料的幅面大於A4(210×297mm)的，按A4幅面摺疊;小於A4的，貼上在A4幅面的紙上，並留出裝訂線。

第十四條 保管標準檔案，應當有檔案櫃和庫房，並有防火、防潮、防晒、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或複製。

第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。

標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批准，並限期歸還。

第十七條 任何個人不得將標準檔案佔為私有，凡損壞、隱匿、丟失或洩密的，應當追究有關人員的責任。

第十八條 對標準檔案的儲存價值，應當定期進行鑑定。鑑定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

對已經超過保管期、失去儲存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字後銷燬，並註明銷燬時間和處所，由監銷人員簽字後，將清冊歸檔。

第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

第二十條 本辦法由國家技術監督局負責解釋。

第二十一條 本辦法自發布之日起施行。