檔案管理辦法

為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現科學化、制度化、系統化的要求。下文是檔案管理辦法，歡迎參閱。

第一條 為了規範人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的資訊依據，特制訂本制度。

第二條 集團公司員工檔案實行分級管理

由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。

(一)原始檔案：員工入司時隨轉的人事檔案材料，員工轉正後調入公司管理。

(二)新建檔案：員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況影印件備查材料。

(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業學校、學歷、專業、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子資訊系統的形式所形成的記錄。

經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條 人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導，該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理，並對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監督考核。

二、人事檔案的建立

第四條 新建人事檔案收集範圍

由人力資源部門直接形成的材料：

(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業證影印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料。

(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。

(三)工資調整審批表。

(四)鑑定書、鑑定表以及其它各種鑑定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。

(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。

(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料：

(一)各類組織成員或代表以及各種先進模範或受獎勵材料。

(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。

(三)業務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑑定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。

(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。

(八)重要的社會關係、親屬關係的記錄材料。

(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

第五條 人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應具備的條件：

(一)必須是已經處理完畢，而不是懸而未決或沒有最後審定和處理意見的檔案。

(二)材料必須以個人為物件。對反映多人有關情況的材料，應當分別製成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬於歸檔範圍但手續不完備的材料，應先將手續補齊，並在辦理完備後再行歸檔。

(四)檔案內容必須實事求是，不能帶有虛構、想象、誇張的成份;人物傳記、寫人物事蹟的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內容應當完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要儘可能查清註明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應轉交相關部門處理後，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時，還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記，並有計劃地進行收集補充。

應妥善處理不應歸檔的材料：

(一)經過鑑別，凡應轉往有關單位儲存或處理的材料，應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指幹部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點核對後，應按程式辦理接收手續。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應開列詳細清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數，經批准後退還本人，並由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

(四)對不直接退還本人的材料，可經批准後給予銷燬，並應對其本人說明。

(五)銷燬人事檔案履行一定審批手續，任何個人都不得擅自銷燬。

第六條 人事檔案的整理要求：

(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。

(二)應做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管範圍與人員管理應相一致。

(四)材料增減時應進行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本，對於機密性較高的人事檔案，可根據工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條 人事檔案的建立

(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，並對於員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。

(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經該公司人事負責人稽核後建立並逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科於每月的5日前將員工電子文件花名冊上報集團人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，並對員工在職期間相關個人資訊資料(身份證號、聯絡方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄於每月5日前以電子文件上報集團人力資源中心。

第八條 人事檔案的編號

(一)人事檔案編號構成：檔案程式碼+四位數字，按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案程式碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫)，如採購管理中心，其人事檔案編號為CGG。

(三)員工辭職後的檔案編號繼續保留，不重複使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內，調動或辭職抽出後不新增新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續保留。抽出檔案後應該在檔案袋上予以標明。

第九條 人事檔案建立的具體程式

(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，後備管理幹部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統一交集團公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，並要求歸檔。

三、 人事檔案的轉遞

第十一條 人事檔案轉遞的具體程式

(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名後註明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。

(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起，並將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤後，必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執單上簽字蓋章，且及時反饋到轉出公司、部門。

第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執行保密制度，按要求裝袋密封交接，並在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條 員工晉升科級(含)以上級別，轉正後一月內由所在公司、部門按轉檔程式和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理幹部被免職後，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程式和要求轉往相應公司、部門。

第十四條 員工離職後由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，並妥善保管二年。銷燬時須填寫《檔案銷燬申請單》，經集團公司人力資源中心核准後予以銷燬。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條 檔案查詢和借閱應按程式辦理

(一)檔案的查詢應先申請，說明查詢的物件、理由和範圍，所在公司、部門人事負責人批准後，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批准，並辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續借手續。

(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閱、借檔和出具證明也應按照程式進行。

五、人事檔案的保管

第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。

第十七條 人事檔案管理必須由專人負責，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。

第十八條 人事檔案存放必須配備專門裝置，不得與其它檔案混放一起。

第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法

第二十一條 凡出現以下情況，將根據情節輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次：

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當手續將人事檔案帶出檔案保管場所的。

(五)不按規定銷燬人事檔案的。

公司人事檔案管理辦法規章制度

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，並及時登記於《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，並在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久儲存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經過行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經過批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷燬

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷燬員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》，經行政人力資源部經理批准後銷燬。

4.3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案做好登記並歸檔，登記表永久儲存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

第一條 目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學有序，特制定本制度。

第二條 人事檔案保管制度原則

1、 保密原則;

2、 保護人事檔案材料完整，防止材料損壞;

3、 及時補充入檔材料，保證檔案材料的連續性、完整性;

4、 合理有效的使用檔案，使其發揮作用。

第三條 人事檔案保密

1、 人事檔案設立專人負責保管，責任到人，並齊備必要的存檔裝置;

2、 人力資源部在使用或補充各種檔案時應遵守保密制度，禁止無關 人員對資料的接觸。

3、 任何人包括公司領導在內，無特殊原因，不得隨意查調個人檔案。

4、 查閱檔案時由人力資源部專人監督，保證檔案不被破壞與丟失。

5、 不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

第四條 檔案接收：

1、 檢查轉來的檔案手續是否齊全符合規定;

2、 在檔案底賬上註明接收檔案;

3、 填寫《回執單》，退回原單位;

4、 把檔案放置檔案室內儲存，並編號登記。

第五條 檔案轉出

1、 取出要轉走的檔案;

2、 在檔案底賬上登出;

3、 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

4、 最後按發文要求包裝密封;

5、 接收檔案單位將收到檔案的回執退回。

第六條 檔案保護

1、 檔案室備有必要的防火、防潮器材;

2、 檔案室保持清潔，不準存放無關物品;

3、 無關人員不得進入檔案室;

4、 離開時關燈、關窗、鎖門保證安全。

第七條 新形成的檔案材料應及時歸檔，並按以下流程進行操作。

1、 對材料進行鑑別是否符合歸檔要求;

2、 按材料分類確定其相應位置補填檔案目錄;

3、 將材料放入檔案內。

第八條 檢查核對

檢查核對是保證人事檔案完整安全的重要手段。一般要定期進行核查，核查的內容是多方面的既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如檢視是否完整或有無黴爛、蟲蛀等;也包括對檔案保管的環境檢查。

第九條 統計彙報

1、 人事檔案數量;

2、 人事檔案材料收集補充情況;

3、 人事檔案整理情況;

4、 人事檔案保管情況;

5、 人事檔案使用情況;

6、 檔案室裝置。

第十條 人事檔案的使用許可權

1、 法制部門調查。

2、 員工本人入黨、出國等。

3、 檔案管理員對檔案的維護。

4、 公司因調查需要呼叫檔案。

第十一條 人事檔案使用方式

1、 借出使用：法制部門查案調檔或其它特殊情況。

2、 出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國等。

3、 在檔案室查閱：防止洩密和丟失。

第十二條 檔案查閱手續

1、 由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱物件、目的、理由、查閱人的概況等情況。

2、 其次，查閱單位(部門)蓋章，負責人簽字。

3、 最後，由人事檔案管理部門稽核批准進行查閱。

第十三條 外借手續

1、 在附合查閱手續的基礎上，進行借檔登記。

2、 有關單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並蓋公章。

3、 人力資源部按照有關規定，結合使用者的要求，提供證明材料。

4、 證明材料由人力資源部審閱，蓋章，登記、發出。

第十四條 離職員工限期在一個月內將檔案手續辦理完畢，如不辦

理，人力資源部將於離職下月起開始收取檔案保管費，標準為每月20元。

第十五條

行。

第十六條

本制度經公司總經理辦公會討論通過，自頒佈之日起執本制度解釋權在人力資源部。

第一條 為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現科學化、制度化、系統化的要求，參照國家和上級主管部門有關檔案管理的規定，結合公司的實際情況，特制定本規則。

第二條 檔案管理的種類;根據國家的規定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業技術檔案、文書資料檔案。

第三條 職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現情況的原始資料，各項工作能力素質狀況和有關背景材料等構成。它主要包括職工履歷、社會關係、職務、學歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現鑑定。

第四條 專業技術人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術狀況的原始材料和考核評聘等有關的材料構成，它主要包括專業技術人員的技術職稱(職務)評聘申請表、工作總結、所在單位鑑定、評審委員會評審結果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關資料。

第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規定的目錄或摘要、勞動人事系統各崗位在工作中產生的各類正式文書、各種勞動人事統計報表和有關資訊資料構成。

第六條 檔案管理的內容

一、檔案的建立

1.職工個人檔案，凡是新進公司的職工，勞動人事部門應按規定內容為其建立個人檔案，並按公司檔案管理規範統一整理分類、編號。

2.專業技術人員檔案，對專業技術職稱(職務)評聘管理部門或崗位提供的職稱(職務)評聘的有關資料，按規定要求進行分類、整理、編號、歸檔。

3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設計要求進行分類、整理、彙編成冊、編號歸檔。

二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內容增刪、訂正、輸入電腦等項內容，重點是增刪、訂正、更新。

三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內容主要根據上級有關規定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規定，對檔案的查閱、借閱實施管理。

四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業技術人員檔案傳遞到流向單位。

第七條 檔案管理的標準

一、職工個人檔案

1、符合國家和上級主管部門規定的檔案管理要求。

2、能夠及時、準確、完整的提供反映公司專業技術職稱(職務)評聘情況。

二、文書資料檔案

1、能夠及時、準確地提供勞動人事管理方面的文書資料.

2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規定的文號、檔案、標題或摘要。

第八條 檔案的內部管理制度

一、凡新聘職工個人檔案應在報到後的一個月內完成。

二、專業技術人員檔案的建立，應在專業技術職稱(職務)評聘管理部門或崗位移交有關材料後的一個月內完成。

三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然後由檔案管理崗位在接到後30天內完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

四、應在有關崗位提供變更內容後的一個月內，對檔案的有關內容進行增刪、修正。

五、檔案的查詢、借閱必須按有關規定執行。

六、每年4月前對公司的檔案管理工作進行一次檢查。

七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統一確定。

八、檔案管理崗位應及時為公司各方面提供檔案資料查詢。

第九條 人事檔案查閱、借閱

一、查閱檔案的範圍

1.因幹部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。

2.與他人案件有密切關係，而該人已經死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的;

3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;

4.編寫公司史、地方誌、撰寫人物傳記等，一般不得查閱幹部檔案，可直接向幹部本人採訪。如該幹部已經死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。

二、借用檔案的範圍

1.領導因審批職務任免、出國、晉升和享受待遇考察瞭解等需要借用有關人員的檔案;

2.商調職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機構)審查;

3.本部門有關領導因對於政治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。

三、出具證明材料的範圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的範圍，將人事檔案中的有關材料內容摘抄或複製成單項的材料，用以證明該人員的有關情況。這種方式一般只限於審批案件、出國留學所必須提供的證據、證件等。凡因入團、入黨、入學、參軍、提幹、出國等進行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閱檔案，可由幹部所在單位提供證明材料。

四、查閱、借用檔案辦理程式

1.借閱經理級以上幹部檔案欲申請人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經借閱檔單位蓋章和負責人簽字，報公司領導審批;

2.借閱經理級以下人員的檔案，經申請人所在部門領導批准，行政人事部稽核，方可調出檔案。

五、查閱、借用檔案的注意事項

1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時不準邊閱邊議檔案內容，更不準向無關人員洩露檔案內容。

2.查閱檔案時不得塗改、拆散、抽出、增添、圈劃、汙損;

3.未經批准，不得影印檔案材料，摘抄複製的材料應辦理登記手續並負責保管好，不得給無關人員閱看，用完必須自行銷燬;

4.查閱檔案需到檔案室進行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當日歸還。

5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善儲存，不準轉借，不準交無關人員和本人翻閱，用完及時歸還。