部門檔案管理辦法及實施細則

檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢。實現檔案管理現代化,是檔案事業生存和發展的內在要求。下文是部門檔案管理辦法及實施細則，歡迎閱讀!

第一章　總則

第一條　為進一步提高中醫藥科學技術事業單位(以下簡稱中醫藥科技事業單位)檔案管理水平，根據國家檔案局、國家科委、建設部頒佈的《科學技術事業單位檔案管理升級辦法》的規定，結合中醫藥工作的實際情況，制定本實施細則。

第二條　本細則適用於縣團級以上(含縣團級)獨立的中醫藥科技事業單位。

第二章　申報、考核與審批

第三條　中醫藥科技事業單位檔案管理分為：國家一級、國家二級和國家中醫藥管理局局級(以下簡稱“局級”)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業單位檔案管理國家標準及考核內容》進行考評，局級按《中醫藥科技事業單位檔案管理局級標準及考核內容》進行考評。

第四條　中醫藥科技事業單位檔案目標管理申報工作，採取自願申報、分級考評、審批的辦法。

第五條　各申報單位在按照不同級別的科技事業檔案管理標準及考核內容進行自檢後，按其隸屬關係向主管部門提出申請報告。

第六條　考評工作程式：

(1)聽取申報單位自檢情況的彙報;

(2)對照申報等級標準，結合實際情況逐項考核評分;

(3)根據考核結果進行綜合評議，提出考評意見作出考評結論;

(4)向申報單位公佈考評情況，並宣佈考評結果。

第七條　中醫藥科技事業單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關係進行，局直屬單位報國家中醫藥管理局審批;地方所屬中醫藥科技事業單位報省、自治區、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫藥管理局審批。

第三章　考評組的組織

第八條　根據中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的需要設立考評組。國家中醫藥管理局負責直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫藥科技事業單位的檔案目標管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會同地方中醫藥管理部門組織考核評審。

考評組一般由5-7人組成，考核局級檔案目標管理單位時，至少應有3名局級以上評審員參加。

第九條　局級評審員的條件：

(1)能正確理解並執行國家關於檔案工作和科技事業單位檔案管理工作的方針、政策、法規和標準：

(2)能夠熟練掌握中醫藥科技事業單位檔案目標管理標準，工作認真負責，秉公辦事;

(3)具有初級以上專業技術職務或大專以上學歷並有三年以上檔案業務指導或中醫藥科技管理工作經驗。

第十條　評審員的職責：

(1)接受對中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的業務諮詢;

(2)參加目標評審工作;

(3)及時向檔案行政管理部門反映檔案目標管理工作的情況和問題。

第十一條　國家級評審員由國家中醫藥管理局推薦，國家檔案局稽核後聘任。局級評審員由中醫藥科技事業單位推薦，國家中醫藥管理局稽核後聘任。

第十二條　局級檔案管理評審員任期三年，到期可以續聘，不再從事檔案目標管理工作的應解聘。

第四章　獎勵、監督與檢查

第十三條　檔案管理等級證書是驗證中醫藥科技事業單位檔案管理水平的標誌。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規定執行。

國家中醫藥管理局負責印製“局級檔案管理證書”，不定期公佈局級檔案管理達標單位名單。

第十四條　對檔案目標管理工作做出重要成績，表現突出的檔案管理人員，其事蹟可作為評選先進工作者或晉升的考核依據。

第十五條　國家中醫藥管理局會同有關檔案部門，定期或不定期地對已達到檔案目標管理的中醫藥科技事業單位進行復查。發現單位的檔案管理水平低於證書等級時要求單位限期整改，到期不合格者，要上報發證機關予以降級並收回其證書。對檔案目標管理工作中不堅持原則的考評組提出批評，並取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。

第五章　附則

第十六條　本實施細則由國家中醫藥管理局負責解釋。

第十七條　本實施細則自公佈之日起實行。

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。

2、各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠(檔案的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆)無缺頁、破損現象。

4、下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔，還應留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的檔案必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6、重要檔案如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1、認真學習專業知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。

3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4、負責檔案庫房各項制度的落實。

5、積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門檔案、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3、兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4、嚴格執行各項檔案管理制度。

5、接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項活動中形成的檔案、具有儲存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。

2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的檔案資料進行收集、審定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查詢方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對溼度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內嚴禁吸菸，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。

3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的檔案材料、無關人員不準進入檔案室。

4、本公司工作人員不準將檔案、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5、對於違反保密規定，洩露國家公司機密或造成一定後果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理並追究其責任。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2、凡借閱檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閱手續，並在借閱期限內按時歸還。

3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4、借閱人員未經領導批准，不得影印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

第二條 標準檔案係指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有儲存價值的各種檔案、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像製品和標樣等)。

標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地採用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。

第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。

下列檔案材料需要永久保管：

(一)上級下達任務的檔案;

(二)標準報批稿;

(三)標準編制說明及其附件;

(四)意見彙總處理表;

(五)標準審查會議紀要或函審結論;

(六)標準報批公文;

(七)標準申報單;

(八)標準釋出本;

(九)標準正式出版本;

(十)標準修改通知單及其附件;

(十一)標準作廢通知單。

下列檔案材料需要長期保管：

(一)論證報告;

(二)調研報告;

(三)試驗驗證報告;

(四)標準徵求意見稿(最後一稿);

(五)標準送審稿;

(六)等同、等效採用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

(七)標樣。

第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。

第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

國務院行業標準歸口部門負責管理其主管範圍內的行業標準檔案。

省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;

(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

(三)負責組織和承擔標準檔案的鑑定和銷燬;

(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和複製;

(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;

(六)認真執行檔案管理制度。

第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料並加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

第九條 標準起草單位、標準化技術委員會祕書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準檔案材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

第十條 標準檔案的檔案材料，除標準正式文字外，在標準審批、釋出後三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文字出版後，及時補充歸檔。

第十一條 標準檔案的檔案材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

標準檔案材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

第十二條 標準更改或廢止後，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批檔案及時歸檔。

第十三條 標準檔案材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行，並應當符合下列要求：

(一)各類標準檔案材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見彙總處理表可以歸檔兩份。

(二)歸檔的標準檔案材料是原稿或列印稿、影印稿。

(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

(四)標準檔案材料的幅面大於A4(210×297mm)的，按A4幅面摺疊;小於A4的，貼上在A4幅面的紙上，並留出裝訂線。

第十四條 保管標準檔案，應當有檔案櫃和庫房，並有防火、防潮、防晒、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或複製。

第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。

標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批准，並限期歸還。

第十七條 任何個人不得將標準檔案佔為私有，凡損壞、隱匿、丟失或洩密的，應當追究有關人員的責任。

第十八條 對標準檔案的儲存價值，應當定期進行鑑定。鑑定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

對已經超過保管期、失去儲存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字後銷燬，並註明銷燬時間和處所，由監銷人員簽字後，將清冊歸檔。

第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

第二十條 本辦法由國家技術監督局負責解釋。

第二十一條 本辦法自發布之日起施行。