部門檔案管理細則

通過對檔案管理效果評估體系的建設,有效地健全和完善檔案管理的反饋機制,科學地總結檔案管理工作中的經驗和教訓,全面提高檔案管理工作的工作效率。下文是部門檔案管理細則，歡迎閱讀!

第一章　總則

第一條　為進一步提高中醫藥科學技術事業單位(以下簡稱中醫藥科技事業單位)檔案管理水平，根據國家檔案局、國家科委、建設部頒佈的《科學技術事業單位檔案管理升級辦法》的規定，結合中醫藥工作的實際情況，制定本實施細則。

第二條　本細則適用於縣團級以上(含縣團級)獨立的中醫藥科技事業單位。

第二章　申報、考核與審批

第三條　中醫藥科技事業單位檔案管理分為：國家一級、國家二級和國家中醫藥管理局局級(以下簡稱“局級”)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業單位檔案管理國家標準及考核內容》進行考評，局級按《中醫藥科技事業單位檔案管理局級標準及考核內容》進行考評。

第四條　中醫藥科技事業單位檔案目標管理申報工作，採取自願申報、分級考評、審批的辦法。

第五條　各申報單位在按照不同級別的科技事業檔案管理標準及考核內容進行自檢後，按其隸屬關係向主管部門提出申請報告。

第六條　考評工作程式：

(1)聽取申報單位自檢情況的彙報;

(2)對照申報等級標準，結合實際情況逐項考核評分;

(3)根據考核結果進行綜合評議，提出考評意見作出考評結論;

(4)向申報單位公佈考評情況，並宣佈考評結果。

第七條　中醫藥科技事業單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關係進行，局直屬單位報國家中醫藥管理局審批;地方所屬中醫藥科技事業單位報省、自治區、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫藥管理局審批。

第三章　考評組的組織

第八條　根據中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的需要設立考評組。國家中醫藥管理局負責直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫藥科技事業單位的檔案目標管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會同地方中醫藥管理部門組織考核評審。

考評組一般由5-7人組成，考核局級檔案目標管理單位時，至少應有3名局級以上評審員參加。

第九條　局級評審員的條件：

(1)能正確理解並執行國家關於檔案工作和科技事業單位檔案管理工作的方針、政策、法規和標準：

(2)能夠熟練掌握中醫藥科技事業單位檔案目標管理標準，工作認真負責，秉公辦事;

(3)具有初級以上專業技術職務或大專以上學歷並有三年以上檔案業務指導或中醫藥科技管理工作經驗。

第十條　評審員的職責：

(1)接受對中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的業務諮詢;

(2)參加目標評審工作;

(3)及時向檔案行政管理部門反映檔案目標管理工作的情況和問題。

第十一條　國家級評審員由國家中醫藥管理局推薦，國家檔案局稽核後聘任。局級評審員由中醫藥科技事業單位推薦，國家中醫藥管理局稽核後聘任。

第十二條　局級檔案管理評審員任期三年，到期可以續聘，不再從事檔案目標管理工作的應解聘。

第四章　獎勵、監督與檢查

第十三條　檔案管理等級證書是驗證中醫藥科技事業單位檔案管理水平的標誌。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規定執行。

國家中醫藥管理局負責印製“局級檔案管理證書”，不定期公佈局級檔案管理達標單位名單。

第十四條　對檔案目標管理工作做出重要成績，表現突出的檔案管理人員，其事蹟可作為評選先進工作者或晉升的考核依據。

第十五條　國家中醫藥管理局會同有關檔案部門，定期或不定期地對已達到檔案目標管理的中醫藥科技事業單位進行復查。發現單位的檔案管理水平低於證書等級時要求單位限期整改，到期不合格者，要上報發證機關予以降級並收回其證書。對檔案目標管理工作中不堅持原則的考評組提出批評，並取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。

第五章　附則

第十六條　本實施細則由國家中醫藥管理局負責解釋。

第十七條　本實施細則自公佈之日起實行。

第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

第二條 標準檔案係指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有儲存價值的各種檔案、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像製品和標樣等)。

標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地採用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。

第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。

下列檔案材料需要永久保管：

(一)上級下達任務的檔案;

(二)標準報批稿;

(三)標準編制說明及其附件;

(四)意見彙總處理表;

(五)標準審查會議紀要或函審結論;

(六)標準報批公文;

(七)標準申報單;

(八)標準釋出本;

(九)標準正式出版本;

(十)標準修改通知單及其附件;

(十一)標準作廢通知單。

下列檔案材料需要長期保管：

(一)論證報告;

(二)調研報告;

(三)試驗驗證報告;

(四)標準徵求意見稿(最後一稿);

(五)標準送審稿;

(六)等同、等效採用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

(七)標樣。

第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。

第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

國務院行業標準歸口部門負責管理其主管範圍內的行業標準檔案。

省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;

(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

(三)負責組織和承擔標準檔案的鑑定和銷燬;

(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和複製;

(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;

(六)認真執行檔案管理制度。

第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料並加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

第九條 標準起草單位、標準化技術委員會祕書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準檔案材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

第十條 標準檔案的檔案材料，除標準正式文字外，在標準審批、釋出後三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文字出版後，及時補充歸檔。

第十一條 標準檔案的檔案材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

標準檔案材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

第十二條 標準更改或廢止後，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批檔案及時歸檔。

第十三條 標準檔案材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行，並應當符合下列要求：

(一)各類標準檔案材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見彙總處理表可以歸檔兩份。

(二)歸檔的標準檔案材料是原稿或列印稿、影印稿。

(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

(四)標準檔案材料的幅面大於A4(210×297mm)的，按A4幅面摺疊;小於A4的，貼上在A4幅面的紙上，並留出裝訂線。

第十四條 保管標準檔案，應當有檔案櫃和庫房，並有防火、防潮、防晒、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或複製。

第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。

標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批准，並限期歸還。

第十七條 任何個人不得將標準檔案佔為私有，凡損壞、隱匿、丟失或洩密的，應當追究有關人員的責任。

第十八條 對標準檔案的儲存價值，應當定期進行鑑定。鑑定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

對已經超過保管期、失去儲存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字後銷燬，並註明銷燬時間和處所，由監銷人員簽字後，將清冊歸檔。

第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

第二十條 本辦法由國家技術監督局負責解釋。

第二十一條 本辦法自發布之日起施行。

第一章 總 則

第一條 為了加強檔案工作的綜合管理，統一立卷歸檔辦法，逐步實現檔案管理規範化、標準化，進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案在本單位行政、管理、科研、生產、基建和國家社會主義建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《機關檔案工作業務建設規範》與《科學技術研究檔案管理暫行規定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定本辦法。

關聯法規：

第二條 凡記述和反映本單位行政業務、科學研究、技術設計、生產、試驗、基本建設等活動，具有查考利用價值的各種文字、圖表、資料、聲像等不同形式、載體的材料，都是檔案，均應按歸檔要求立卷歸檔。

第三條 檔案是本單位工作活動、科學技術研究的真實記錄，是重要的資訊資源，是國家寶貴財富，也是提高工作效率和工作質量的重要條件，必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全。任何單位和個人不得將其據為已有。

第四條 各單位的檔案工作是國家檔案事業的組成部分，也是本單位管理工作的重要內容之一，是科技活動的重要環節。各級領導、各個部門及其全體工作人員，都應高度重視檔案工作，並將與之相關的工作納入各自的職責範圍。檔案工作必須與本單位行政管理、計劃管理和成果管理等業務工作緊密結合。科技工作與相應的檔案工作應實行“四同步”，即：下達計劃任務與提出科技檔案材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查檔案材料積累情況同步;驗收鑑定科研成果與驗收、簽定相關檔案材料同步;

申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。

第五條 各單位應把檔案工作列入本單位的發展計劃，在人員配備、經費以及辦公用房、檔案庫房等工作設施、裝置及條件上給予保障，有條件的單位應逐步實現檔案管理的現代化。

第六條 各單位檔案部門的工作，在業務上要接受上級檔案部門的監督和指導。

第二章 檔案工作人員及其基本職責和任務

第七條 檔案管理是科技管理的重要組成部分，其工作人員是檔案專業技術人員，實行專業技術職務聘任制。檔案工作人員要保持相對穩定。

第八條 檔案工作人員的基本職責和任務是：

1.堅決貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級檔案管理部門的有關規定。

2.負責建立健全本單位檔案管理工作的各項規章制度和管理辦法。

3.參與本單位的科研計劃管理，成果管理，科研專案的鑑定，基建工程的竣工驗收，大型儀器裝置的開箱驗收和開發技術市場等業務活動，及時提出對應歸檔檔案材料的管理要求。

4.指導、監督、檢查和協助本單位各部門的有關人員做好檔案材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合檔案管理的規定與要求。

5.負責本單位全部檔案的收集、整理、保管、利用和組織鑑定、統計等項檔案業務工作。

6.積極組織開發本單位的各類檔案資訊資源，開展檔案史料編研工作，負責編寫全宗介紹、組織沿革等，主動提供利用，努力為本單位各項工作服務。

7.按照有關規定，向指定部門做好檔案移交工作。

8.遵守國家有關檔案和科技保密的規定，確保檔案的安全，維護本單位和科研人員的智慧財產權。

9.辦理領導交辦的其它有關檔案工作事宜。

第三章 檔案的形成和歸檔

第九條 各單位要重視歸檔工作，根據各種檔案材料的形成規律和特點，建立健全檔案材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項管理、科研、生產、基建等業務活動都有完整、準確、系統的檔案材料歸檔。

第十條 檔案材料的形成和積累

1.檔案材料的形成，積累由各級文書部門或文書人員負責，文書人員在日常工作中，應隨時主動向承辦人收集辦理完畢的檔案和相關的材料，對其進行整理，並做好日常管理工作，確保應歸檔檔案材料的齊全、完整。

2.科技檔案材料的形成、積累由專案負責人或承辦人負責，從制定專案工作計劃起，即要向與專案有關的人員佈置積累科技檔案材料的任務，並指定專人負責及時收集整理。管理部門也應按專案分別收集、積累與該專案有關的檔案材料，並在歸檔時交專案負責人或承辦人統一彙總立卷。

檔案部門負責按專案發放科技檔案積累袋和與建檔有關的科技報告、實驗記錄等統一用紙。

3.檔案工作人員要深入各部門和專案所在單位，瞭解情況，督促、檢查、指導文書人員或科技人員做好檔案材料的收集、積累工作。

第十一條 檔案的分類、組卷、編目

一、分類

分類就是把一個單位的全部檔案按照一定的要求分成若干類別，並有次序地按照類別排列。在實際工作中，一般按照以下幾種方法分類：

按組織機構分類。

下面再按年度分開。

問題分類。

年度。

案劃分類別。

二、組卷

對經過分類整理的檔案材料，根據以問題(專案、課題)為主、兼顧其它特徵的原則，將相互間具有有機聯絡的材料進行組合，形成案卷。其方法和要求是：

1.不同年度的檔案材料一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷。沒有覆文的放在請示年立卷;跨年度的規劃、設想放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議檔案放在會議開幕年立卷;各種案件材料放在結案年立卷;跨年度處理的檔案放在制發年立卷。

2.在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件和附件，印件與定稿，請示與批覆，轉發件與原件，同一檔案的多種文字組合在一起，不得分開，文電應合一立卷。

3.調研材料、制度、條例、法規等一般按單一問題組卷。

4.會議檔案，根據檔案材料的多少，可一會一卷或一會數卷。

5.統計報表，一般同一格式、名稱、地區的組為一卷。

6.工作計劃、總結等材料，一般可按制發機關或名稱組卷。

7.案件材料，可一案一卷或一案數卷。

8.簡報、大事記和各種出版物等可按名稱一期一卷或數期一卷。

9.重要的會議記錄按年度組合為一本或數本。

10.上級制發的檔案材料：

①一般普發性檔案可放在一起組卷。

②有針對性的檔案和上級機關對本單位請示的批覆等可單獨組卷。

11.科研、生產、基建工程等按專案組卷。

①專案(包括課題、產品、基建工程等，下同)結束(含最終完成、階段完成、中斷或終止)後，由專案負責人負責組織本專案所形成的應歸檔的科技檔案材料的整理組卷工作。管理部門應將與專案關係密切的管理性檔案交專案負責人，與該專案的技術檔案材料統一彙總整理組卷。

②科研專案、委託試驗、產品生產、儀器裝置、基建專案等方面的檔案按其階段、結構、部件等分別組合。根據檔案材料的多少，可一題數卷或一題一卷。

③卷內檔案材料應齊全完整，準確反映科研、生產、基建和有關管理活動的真實內容。

三、卷內檔案材料的排列

卷內檔案材料應區別不同種類、情況進行組織排列。

1.密不可分的檔案應依序排列在一起，即：批覆在前，請示在後;

正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;轉發件在前，原件在後;重要法規性檔案的歷次修改稿(一般檔案材料只保留最後定稿)依次排在定稿之後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案可按重要程度日期或檔案字號排列。

2.科研專案檔案，按準備階段、研究實驗階段、總結鑑定驗收階段、成果申報、獎勵和推廣應用等時間階段排列。

3.產品生產檔案，按設計、試製、小批量生產、產品創優等工作順序排列。

4.儀器裝置檔案，按購置的依據性材料、儀器裝置開箱驗收、安裝除錯、執行維修、隨機圖樣等的順序排列。隨機圖樣也可單獨組卷。

5.基建專案檔案，按依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等排列。

四、卷內檔案材料編目

1.卷內檔案材料編頁

經排列整理完畢的案卷，其卷內檔案材料應逐頁編寫頁號，編寫頁號時，一律使用鉛筆。文書案卷，在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯數字累計編寫頁號。卷內如有鉛印的規程、規範等已編有頁碼的小冊子，其整體可按一頁編號，並寫在首頁的右上角。科技案卷卷內檔案材料，單面書寫的在右下角，雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。圖表和聲像材料也應在裝具上或其背面逐件編號。

2.填寫卷內檔案目錄

卷內檔案目錄由順序號、文號(檔案編號)、責任者、題名、檔案標題、日期、頁號及備註組成，卷內檔案目錄由立卷人逐項填寫。

3.填寫卷內備考表

卷內備考表由立卷人和檔案人員分別填寫並放置卷尾。備考表由卷內情況說明、立卷人、檢查人、日期組成。用以記載和說明卷內檔案的有關情況，如案卷的完整程度、檔案數量增減、修改補充情況等。

4.填寫案卷封面

案卷封面以一定格式概要介紹案卷內檔案材料的內容和成份。由案卷標題、編制單位、檔案起止日期或編制日期、密級、保管期限、件、頁數、歸檔號或檔案號等組成。案卷封面一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。其中，文書案卷的標題由立卷人擬定，檔案部門核定。標題文字應力求簡煉，概括準確，最多不超過50個字。科技案卷，以立項時的科研專案、基建工程專案、產品、儀器裝置的名稱為案卷標題。

第十二條 案卷的驗收

案卷在歸檔前，要由有關領導和檔案部門審查驗收。

1.為確保案卷質量，各部門及專案所在單位在初步將檔案材料分類、組合、排列後，應及時通知檔案部門，經檢查審定後再進行編目工作。

2.文書案卷由本部門主管領導審查，檔案部門驗收。科技案卷，送室主任審查，重要的需再送所領導審查後，檔案部門進行驗收。

3.已完成的科研專案、產品試製、基建工程等在進行結算、鑑定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對應歸檔的檔案材料進行審查驗收，不符合要求的，不得進行結算、鑑定、驗收。凡未經檔案部門驗收的專案，成果不得上報，不能評獎，不能重開新專案。各單位檔案部門對正在上報或已獲得獎勵的科技成果，經檢查發現其檔案不符合要求，除責成有關單位、人員補充歸檔外，有權建議有關部門推遲或撤銷對該專案成果的獎勵。

4.審查、驗收應符合下列要求：

①案卷材料能準確反映各項業務活動的真實內容。按照檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，做到收集齊全完整，問題單一，年代不混，便於保管和利用。

②凡歸檔的檔案材料，必須將原稿(定稿)與正本一起歸檔，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的應酌加副本。

③歸檔案卷應符合檔案工作的各項規定和要求，審查手續完備。書寫、製成材料優良，符合標準;格式統一，字跡工整，圖樣清晰，禁用字跡不牢的鉛筆、圓珠筆等書寫工具。

④歸檔的聲像材料，應用文字在其背面或標籤上標明攝像、照片、錄音的物件、時間、地點、中心內容，主要參加者及攝錄、製作者。

第十三條 案卷的裝訂

凡能夠裝訂的案卷均應裝訂，不能裝訂的也應具有相應的裝具。案卷在裝訂前，須去掉檔案上的金屬物，並逐頁檢查檔案。凡未留裝訂線的應補貼加邊，殘破檔案應修補，大張檔案須摺疊，幅面過小不便裝訂的檔案材料應另用大紙貼上，使卷內檔案材料大小整齊，裝訂後的案卷其卷內檔案應無倒置、脫漏、壓字等現象。

第十四條 案卷的移交歸檔

各部門應在當年的上半年內，將本部門上一年度形成的案卷向檔案部門移交。移交時，由立卷人填寫“檔案移交清單”一式兩份，經檔案工作人員核對無誤後，交接雙方在移交清單上簽字，各執一份存查。為方便工作，當年形成的會計帳薄、憑證，自本年度終了起，由會計部門自行保管一年後向檔案部門移交。

科技檔案材料，研究週期不超過2年的，在其任務結束後一次歸檔，超過2年的按階段歸檔，並於專案結束或取得階段成果後2個月內向檔案部門移交。

基建工程專案，應在工程全部竣工後3個月內將其全部科技檔案材料整理立卷歸檔。大型儀器裝置開箱前一個星期，有關部門應通知檔案部門，準備驗收歸檔。

第四章 檔案的管理

第十五條 一個單位在其工作活動中形成的不同門類和載體的檔案為一個全宗，一個全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合併。一個單位的檔案必須按全宗實行集中統一管理。

第十六條 各單位檔案部門要抓好規範化、標準化工作。除做好立卷的規範化、標準化工作外，應嚴格按照有關檔案分類的規定，對所接收的檔案進行分類、編目，為逐步實現檔案的現代化管理奠定基礎。

第十七條 檔案部門對所接收的檔案，經過檢查發現不符合歸檔要求的，須進行必要的加工、整理，以提高案卷質量。

第十八條 檔案的修改與補充

1.對已歸檔的檔案要修改時，應由立卷人提出書面申請，經單位主管領導批准後，及時到檔案部門修改，未經批准，嚴禁修改已歸檔的任何檔案。

2.檔案部門對補充歸檔的檔案材料應及時整理。檔案材料不多時，可歸入相關的案卷內，並填寫案卷目錄。檔案材料較多的，可單獨組卷、編目。對因某些原因積存下來的零散檔案，檔案部門應及時進行分類、立卷、編目等全過程的工作。

第十九條 檔案應有專用庫房保管。檔案庫房門窗要堅固。庫房內必須保持適當的溫、溼度，並有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防汙染等安全措施。每2至3年應對庫存檔案進行一次全面核對檢查，寫出書面總結，發現問題及時處理，對破損的檔案，須及時修復。

第二十條 各單位檔案部門對所接收的檔案，應根據檔案保管期限表的規定，同時根據檔案的歷史、現實和科學價值以及對經濟建設、科技發展、社會進步的作用，定期組織有關人員對檔案進行價值鑑定。

1.對保管期限變動、密級調整和需要銷燬的檔案，由檔案部門提出建議，並會同有關人員共同鑑定，報請本單位主管領導批准後實施。

2.需銷燬的檔案，應編制銷燬清冊，一式兩份，一份報請本單位主管領導審查，批准後存檔，一份報上級主管部門備案，檔案的銷燬工作由檔案部門負責執行。銷燬時應指派兩人監銷，監銷人應在銷燬清冊上簽字。

3.檔案部門在部分檔案銷燬後應及時調整櫃架，並在相應的檢索工具中註明。

第二十一條 檔案的統計

1.各單位檔案部門應按年進行檔案的數量、鑑定情況、利用交流情況、檔案幹部、庫房狀況的統計，並將統計結果彙總報送上級主管部門。

2.檔案部門應根據統計結果進行統計分析，寫出統計工作報告，評價各項工作效能，找出存在問題，提出改進措施、建議，報送本單位主管領導。

第二十二條 機構變化、單位撤銷、合併、改組時，應妥善保管檔案，經請示上一級檔案主管機關後再作處理。任何單位和個人不準隨意分散或帶走。

第五章 檔案的開發利用

第二十三條 檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，主動了解本單位各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作。

1.各單位應設立檔案閱覽室，為利用者查詢和閱覽檔案創造條件。

2.檔案管理人員應指導利用者正確使用各種檢索工具，認真回答利用者提出的問題。

3.定期編制《檔案目錄》，在單位內部提供利用，並有選擇地進行外部交流。也可根據需要編制檔案著錄卡片或專題卡片。

4.充分發揮檔案的法律憑證作用，為正確處理本單位工作中的各種權益問題提供事實根據。

5.檔案部門應積極創造條件，開展檔案的編研工作。如編寫組織機構沿革，大事記，基礎數字彙編，檔案文摘，科研成果彙編，論文彙編等為利用者服務。

6.注意收集、記錄利用檔案後取得的經濟、社會效益，並將例項彙集成冊，印發宣傳。

7.嚴格執行國家的保密制度，在搞好利用工作的同時，還應注意切實保護本單位及其工作人員的智慧財產權。

8.各單位要結合本單位管理工作現代化的程序，為檔案部門創造條件，逐步實現應用計算機對檔案、資料進行管理，提高開發利用檔案的能力。

第六章 劃定檔案保管期限的原則

第二十四條 為了便於準確地判定歸檔範圍和確定檔案的保管期限，使儲存的檔案既能反映和維護本單位主要職能活動的歷史真實面貌，又便於保管和利用，根據國家檔案局頒發的《機關檔案保管期限的規定》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》的精神，結合我部直屬科研單位的實際情況，制定相應的歸檔範圍及保管期限，詳見本辦法附件《歸檔範圍及保管期限表》。

關聯法規：

第二十五條 檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。長期為20xx年至50年，短期為20xx年以下。

確定檔案保管期限的基本原則：

1.凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，並在國家經濟建設、科學研究和歷史研究等方面具有長遠查考利用價值的檔案，定為永久儲存。

2.凡是反映本單位一般性工作活動，並在較長時間內對本單位工作具有查考價值的檔案，定為長期儲存。

3.在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，定為短期儲存。

4.保管期限表的某些條款需對檔案材料區分“重要的”和“一般的”兩類。凡是國家和能源部下達的帶有方向性的研究課題以及重要的國際合作專案的檔案;獲得國家各類成果獎或部、省級三等以上(含三等獎)科研成果獎勵的檔案;屬國家級、部級重大研究專案，因故中斷研究，但在較長時間內具有較高查考利用價值的檔案均屬於“重要的”，其它的則為“一般的”，如本單位科研成果獎等。

5.檔案的保管期限，從歸檔的年度算起。原定的保管期限已滿，經過鑑定需延長其保管期限的，從鑑定時的年度算起。

第七章 附 則

第二十六條 檔案材料的用具、表格、裝具按有關規定辦理。

第二十七條 各單位有關檔案管理辦法的實施細則及借閱、利用、保密等有關制度，可根據本單位具體情況自行制定。

第二十八條 本管理辦法自發布之日起施行。