公司檔案管理部門制度

1、公司檔案管理部門，設定檔案專管崗位，由專人全權負責。

2、文書結案後，原稿由檔案專員歸檔，經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業務處置須要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理主管引導批准後妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送檔案管理部門歸檔並換回影本。

3、檢討檔案的本文及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。

4、檔案的處置手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

5、與本檔案無關的檔案或不應隨案歸檔的檔案，應即退回經辦部門。

點收檔案後，應依下列方法收拾：

1、中文直寫檔案以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文檔案則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂檔案及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

3、檔案如有皺摺、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。

檔案分類應視案件內容、部門組織、業務專案等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多，前款三級不敷利用時得於第三級之後另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。

同一小類之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷應用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考。

每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登入，並以每一案一個“目次”編號為原則。

檔號之表現方法如下aa—bbccd—ee，aa為經辦部門代號，bb為大類號，cc為小類號。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。

檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明簡要，以能充足表現檔案內容性質為原則，且有必定範圍，不宜籠統含糊。

各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表現；其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。

檔案分類各級名稱經斷定後，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用必定次序依次排列，以便查閱。

檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴充套件或業務增繁時，隨時增補之用。

檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定，不宜任意修正，如確有修正必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對比表，以免混雜。