公司文書檔案歸檔制度

第一條歸檔範圍

一、凡是反映集團公司各項經營活動和管理工作的，具有查考利用價值的檔案材料均屬歸檔範圍。

二、集團公司《文書檔案歸檔範圍》是參考國家檔案局《機關檔案材料歸檔和不歸檔的範圍》等規定，並結合集團公司實際情況制定的。

第二條保管期限

文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。

長期為16--50年，短期為15年以下。

第三條歸檔時間

集團公司各部門兼職檔案員（資料員）負責將本部門已辦理完畢的檔案材料按年度分類、整理、立卷，於第二年４月底以前交公司檔案室統一保管。

第四條歸檔檔案材料的質量要求

一、各部門檔案材料歸檔率應達到95%以上，完整率應達到90%以上。

二、各部門歸檔檔案材料的種類、份數及每份檔案的頁數應齊全、完整（包括附件、圖表、製表說明、統計分析及有領導批示的底稿等），保持原檔案的有機聯絡。

三、公司制發的檔案應歸檔原件或正本。

四、字跡、印鑑清晰，不得有圓珠筆、純藍或紅墨水、複寫及鉛筆字跡。

五、檔案室與移交部門依據移交目錄清點核對歸檔檔案，履行簽字手續。

六、對於不歸檔的檔案也要加強管理，有的檔案可以作為資料儲存。對確實沒有儲存價值的檔案材料，經有關領導、部門和檔案室審定後銷燬處理。

文書檔案歸檔範圍

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（一）黨群工作

１、上級黨委頒發的需要執行的檔案材料（包括外出開會帶回來的）

２、黨總支工作計劃、總結

(1)黨總支年度計劃總結及重要專題彙報

(2)黨總支半年總結、黨辦年度總結及較重要的專題彙報

(3)黨辦半年總結、一般的總結匯報材料

３、黨總支委員會(包括黨政聯席會)會議記錄

４、領導班子生活會記錄

5、領導班子成員年度述職報告

6、黨內統計年報

7、黨內職務任免的檔案材料

(1)任免黨總支書記的決定

(2)任免黨支部書記的決定

8、黨組織關係介紹信

9、評選先進黨支部、優秀黨員的檔案材料

10、黨紀處分材料

11、紀檢工作的檔案、材料

12、有關黨建、組宣、紀檢、廉政等工作規章制度

13、有關公司黨務工作的各類資訊稿件

14、有關共青團工作的檔案材料

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（二）行政管理

１、上級機關頒發的檔案材料

2、公司召開會議的檔案材料

(1)年度工作會議、重要的專業會議的通知、名單、議程、報

告講話、決議、決定、記錄、紀要、簡報等材料

(2)半年工作會、一般專業會議的通知、報告、講話等材料

3、董事會、監事會、股東會、經理辦公會會議記錄、紀要、決定

4、公司工作計劃、總結、報告

(1)年度、年度以上的

(2)半年的、重要專題的及部門年度總結

(3)部門半年總結

5、公司年度(含年度以上的)發展規劃

6、公司制定的規章制度

(1)公司章程、總經理工作條例等

(2)一般的制度、規定、辦法等

7、公司制發的（包括與其它單位聯合制發的）檔案材料

(1)方針、政策性、重要業務問題的

(2)事務性、有參考價值的

8、公司的請示與上級的批覆、分（子）公司的請示與公司的批覆

(1)政策性、重要問題的(2)一般事務性的

9、公司簽訂的合同書、協議書、意向書等檔案材料

(1)重要的或涉及較大資金額度的

(2)有效期不超過三年的委託代理、服務合同等

10、幹部任免的檔案材料

(1)公司副總級行政領導

(2)公司所屬部門和分（子）公司負責人

11、機構成立、撤併、名稱更改、人員編制、啟用印信、年檢、變更等檔案材料

(1)公司一級的

(2)公司所屬部門和分（子）公司的

12、質量管理體系檔案材料

(1)體系認證、稽核認證證書等

(2)質量體系內部檔案

13、年度計劃任務責任書

14、公司在調查研究工作中形成的檔案材料

(1)重要的綜合成果、專題報告、方案、總結

(2)原始記錄及一般性調查報告

15、公司財產、物資交接憑證

16、經濟糾紛、訴訟材料等

(1)涉及數額較大或案情比較複雜的

(2)案情比較簡單的

17、獎勵表彰、違紀處分、等級認證等檔案材料

18、公司組織機構沿革、年鑑、大事記

19、公司編輯的能反映主要職能活動的出版物、光碟等

20、反映公司各項工作的各類資訊、稿件

21、同級單位與本公司之間協商工作產生的檔案材料

22、本部門制定行政、後勤等規章制度及崗位職責

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（三）經營管理

1、公司對外投資的檔案材料

(1)協議、決議、出資證明等

(2)被投資企業重要檔案材料

(3)被投資企業一般檔案材料

2、公司對外投資業務的方案、請示、批覆

3、公司對外投資業務的規定、辦法

4、公司對外投資廣告合同等

5、市場調研報告、營銷策劃方案等

6、房屋大修（50萬元以上）的報告、請示、批覆

7、經濟糾紛、訴訟材料等

(1)涉及資金數額較大或案情比較複雜的

(2)涉及資金數額較少或案情比較簡單的

8、成立、登出、撤併分（子）公司的檔案材料

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（四）財務會計

1、有關財務審計工作的請示、報告及批覆

2、年度各項審計報告

3、年度財務工作報告（經濟活動分析）

4、有關財務工作的報表、統計資料等（不含財務年報）

(1)綜合或專項的、重要的

(2)一般的

5、財務工作規章制度及崗位職責

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（五）人力資源

1、有關人力資源業務工作的請示、報告及批覆

2、公司職工名冊

3、公司職工轉調工作的行政、工資介紹信

4、公司部門經理、員工主管職務聘任的檔案材料

5、幹部、職工年度考核檔案材料

6、幹部、勞動工資統計報表

(1)年度、年度以上、專項、彙總的

(2)半年、季度、月度的7、社會保險統計報表

(1)年度、決算、彙總的

(2)半年、季度、月度的

8、人事勞動工資等規章制度及崗位職責

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（六）專案開發

1、集團公司有關開發專案的會議紀要、規定等

2、市場專案管理部和分（子）公司有關專案開發工作的請示、報告及批示（批覆）

3、集團公司的建設計劃檔案

4、市場專案管理部和分（子）公司工程例會會議紀要

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