單位文書檔案管理制度

為了貫徹執行《檔案法》，適應辦公自動化及檔案管理規範化的要求，加強本局文書檔案管理，制定本制度。

一、檔案材料歸檔範圍

(一)上級機關的檔案材料。

1、上級召開的需要貫徹執行的會議的主要材料;

2、上級機關頒發的屬於本局主管業務並要執行的檔案，以及非本局主管業務但需要貫徹執行的法規性檔案;

3、代上級機關草擬並被採用的檔案的最後草稿和印本，上級機關轉發本局的檔案(包括報紙、刊物轉載);

4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有儲存價值的錄音、錄影等材料;

5、其他應當歸檔的檔案材料。

(二)本級的檔案材料。

1、局黨組、行政領導會議檔案材料，召開的工作會議、專題會議材料;

2、頒發的(包括轉發及與其他單位聯合頒發的)各種正式檔案的簽發稿、印製稿，重要檔案的修改稿;

3、本級的請示與上級機關的批覆檔案，下級單位的請示與本級的批覆檔案;

4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;

5、檢查下級單位工作，調查研究形成的重要檔案材料;

6、內部職能部門彙總的統計報表和統計分析資料;

7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等檔案材料;

8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要檔案材料;

9、內容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統計分析等;

10、徵用土地及基本建設工程施工檔案材料;

11、制定的規章制度等檔案材料;

12、年鑑、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄影等檔案材料;

13、幹部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫卹、死亡、獎懲，黨員、團員、幹部、工人名冊、報表，轉移關係存根等檔案材料;

14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;

15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協議書等檔案材料;

17、其他應當歸檔的檔案材料。

(三)同級單位和非隸屬單位的檔案材料。

1、同級單位和非隸屬單位頒發的非本單位主管業務但需要執行的法規性檔案;

2、相關單位對本局工作檢查形成的重要檔案;

3、同級單位和非隸屬單位與本局聯絡、協商工作的重要來往檔案等。

(四)下級單位的檔案材料。

1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統計報表、財務預算、決算等檔案;

2、下級單位報送的重要工作、重大活動等檔案材料;

3、下級單位報送的備案材料等。

二、檔案材料收集整理

(一)辦公室是本局檔案材料的“出入口”，指定專人負責收發文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬於歸檔範圍的檔案材料要收集齊全，及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。

(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬於歸檔範圍的檔案材料，要及時接收、清理、建檔，如有缺少應立即採取補救措施，確保每件檔案材料完整齊全。

(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬於歸檔範圍的檔案材料進行收集、整理和補充，立卷儲存。

(五)資訊中心要在每月終了後3日內，將本局機關生成在區域網上的收、發文件刻錄到電子光碟上(一式三份)，交辦公室儲存。

(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動後，應將與會議和活動有關的各種檔案材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔儲存。

三、文書檔案管理使用

(一)各種文書檔案實行定人專管、入櫃儲存制度，任何個人都不得長期佔用和私存文書檔案。

(二)內部查、借閱文書檔案，原則在文書檔案存放場所進行，否則要履行查、借閱登記手續，並按期歸還。外單位查閱文書檔案，必須報經局分管領導批准，並履行登記手續。對需要影印檔案、出具證明材料的，必須報分管局長批准，經認真審查後方可出具有關證明。否則一切後果由經辦人負責。

(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、塗改、拆散、抽換文書檔案材料，也不得在文書檔案上作任何標記，更不得擅自將文書檔案轉借他人。

(四)銷燬過期無效檔案材料統一由辦公室按規定辦理，其他部門和個人不得擅自銷燬檔案材料。

(五)收發、傳閱、儲存和查、借閱“祕密”以上等級以及有限定收閱範圍的文書檔案，嚴格按《保密法》執行。