XX年,在校黨委和主管校領導的帶領下,檔案館堅持以鄧小平理論和"xxxx"重要思想為指導,認真貫徹落實科學發展觀,結合XX年工作計劃,以服務學校教學評估工作為中心,認真做好XX年檔案的收集,整理工作,提高檔案的利用,服務功效,克服困難,完成了XX年以來畢業生檔案的接收整理寄發工作,在全館工作人員的共同努力和各單位的支援下,較為圓滿地完成了各項任務,現將全年工作情況彙報如下.
一,圍繞教學評估,進一步完善教學檔案的收集管理制度及檔案管理網路,切實為學校各部門查閱檔案資料做好服務工作
本科教學評估是我校近期工作的一件大事,檔案館XX年以此為工作中心,積極配合校評估辦作好教學檔案制度的完善工作,制定出了《大學院(部)級教學檔案管理細則》,為各學院教學檔案的管理規範化提供依據,並初顯成效.如我校管理學院建立了專門的檔案室,按此細則實行管理,檔案分類清晰,擺放規範,查閱方便,不僅是教學評估的良好佐證,而且遵循教學資料形成規律,具有可延續性,為今後檔案資料的進一步積累奠定了良好的基礎.
檔案的最大價值就是為現實工作提供利用服務,通過教學評估,尤顯重要,因此檔案收集的是否齊全很關鍵,就此我們及時完善檔案網路,調整兼職檔案員隊伍,針對各單位工作內容列出其檔案歸檔範圍及保管期限表,主動上門徵詢意見,加強與各部門的溝通,為今後檔案的收集積極做好準備工作.
對待評估工作我們全力予以支援,對各部門提出的查檔任務,都能迅速查詢辦理,認真做好檔案查閱利用服務工作年為學校日常教學及評估工作等提供學籍檔案,錄簡表,基層報表,專業設定等檔案資料近千卷件次,影印資料1000餘頁.
積極主動參與評建工作,認真及時完成校評估辦下發給檔案館的各項評建通知單.先後參與了學校《診斷性評估可許報告》的討論,起草工作以及評估專家的接待工作.
二,加強政治業務學習,不斷促進班子建設
檔案是學校建設歷程的見證者,是廣大師生員工勞動智慧和經驗的結晶,是衡量學校教育質量和管理水平的重要尺度,是學校的寶貴財富.作為檔案工作者,尤其應認真學習黨的各項方針政策及各項檔案規章制度,統一思想,轉換觀念,瞭解檔案發展的最新動態,不斷提高自身業務水平與綜合素質.經過努力,檔案館現已形成制度,每星期二下午確保學習一次.今年結合黨的xx大召開,檔案館認真組織學習了xx大檔案,國家檔案局長楊東權代表關於檔案工作發展的講話,學習了南京大學檔案館湯館長的檔案資訊化建設講座等,並利用每次集中學習時間,解決平時工作中存在的問題,每次大家都討論的非常熱烈.通過該項制度的建立,進一步促進了檔案館的團結,展現了整個集體和諧積極向上的精神風貌.
三,完成工作情況
(一)檔案整理,錄入工作.
全年接收XX年學校各部門各類檔案資料25244件,整理檔案1500餘卷件,錄入檔案資訊資料7000餘條.
全年接收XX年各類人事檔案資料:幹部履歷表,年度考核,工資表,幹部任免等4390份,分別按類編號插入個人檔案;接收個人檔案62卷,整理69卷,調出檔案19卷.
(二)嚴格把關,嚴格管理,認真做好遺留畢業證,學位證,結業證的管理與發放工作.
XX年接收未發畢業證,學位證,結業證共計2243件,累積XX年共計3000餘件,這些證件大部分為欠費,欠貸款而扣押的證件,我們嚴格按工作程式辦理畢業證的發放,確保了學校資金的回收.
(三)認真做好畢業生檔案的整理,寄發等管理工作.
XX年5月,檔案館接收全校往,應屆畢業生檔案近萬件,遺留報到證2891份,解放了16個學院管理畢業生檔案的老師幾十名,為各學院教學提供了極大方便,而檔案館在沒有增加人員的情況下,承擔了畢業生檔案的整理,擺放,寄發等管理工作.由於畢業生檔案管理工作內容多,工作量大,每天領取就業報到證,檔案的學生連續不斷,整理和寄發檔案時就需要抽出大量人員和時間進行整理和查對,以確保檔案,人名,寄發地址無誤,檔案館的全體人員不辭辛苦,加班加點,順利完成了學生檔案的寄發工作年通過機要寄發檔案2099件,送往鄭州人事局1959件,日常提檔2600餘件.同時為方便畢業生提檔,我們分別在檔案館門口及學生檔案室內懸掛服務內容及提檔辦理流程圖,並在檔案館網頁上顯示畢業生辦理提檔手續流程.
由於畢業生分配在祖國四面八方,在學生檔案管理中佔據重要部分的是電話查詢服務,電話不斷,有時不僅僅是檔案方面的問題,我們都能做到耐心詳細的回答,使畢業生充分感受到母校的溫暖.如:我是99屆學生,我的檔案在哪;怎樣才能提檔案;檔案寄發了為什麼沒收到;如何辦理報到證;去哪轉戶口;我想考研,我的檔案放哪比較好等等.
(四)倡導熱情服務,為學校各部門提供檔案利用服務.
全年為學校各部門工作提供檔案利用共計6089卷件,其中學校檔案查借閱2089卷件,1000餘人次,影印3000餘頁,人事檔案查閱2979件次,借閱1028件次.
配合教務處,開展畢業生班個人資訊核對工作,為畢業生補辦畢業證明,共查閱影印檔案400餘頁次.為畢業生學提供學籍材料的查詢影印近千餘頁.
(五)做好檔案搬遷工作年9月份,根據學校用房安排,檔案館將中原路校區人事檔案及原鄭州工業高專全部檔案共計63組,按時搬至新校區.由於檔案的特有性質,搬遷工作的準備和搬後整理時間長,搬遷時不像其他辦公用品,要特別注意安全,檔案櫃數量多,不能丟失.因此我們充分做好搬前的各項準備工作,積極聯絡搬家公司,克服困難,集中2天時間順利完成了搬遷工作.
(六)基礎設施得到進一步改善.由於工作內容及人員的增加,今年利用檔案館劃撥經費添置了部分辦公桌椅,工作臺,辦公櫃檯,計算機,空調等設施,檔案館整體裝備又有進一步得到提升.
四,工作中的亮點
檔案館是學校的教輔單位,做好檔案收集的同時,更重要的是體現其服務功能.今年檔案館工作中的亮點就是:服務積極熱情.
自XX年下半年購買影印機以來,檔案館為學校各部門,教職工及畢業生檔案利用提供了極大方便,只要是手續齊全,我們都予以免費影印,得到廣大教職工及畢業生的歡迎.
館內外懸掛服務指南標牌,網頁上及時登出辦理檔案程式,電話查詢耐心回答,全館人員均具有較強的服務意識.雖然制度上並沒有要求實行首問負責制,但在工作實際中已自覺形成,無論何人來館查閱,都予以熱情接待,不因工作的分工不同而推諉,託詞,都能最大限度的予以幫助.特別是我校的畢業生,許多剛走上社會,缺乏社會經驗,來校辦事不知程式,找不到辦公地點,每天要重複回答相同的問題數遍,我們都能予以耐心指點,很多學生非常感激.
五,存在問題及解決辦法
(一)我校檔案工作目前存在的最大問題是全校檔案意識的薄弱,雖然通過與部門溝通,制定相關制度及本科教學評估的查檔,很多人已認識到檔案的重要性,但距離我們的目標還有很大差距,要想改變這種狀況,只有通過大力宣傳,採取切實有效的手段才能予以改觀年準備召開的檔案工作會議從上半年就進行了充分準備,由於學校總體工作安排較為緊密,沒有開成,是今年工作中一大憾事,爭取明年做好會議的召開.
(二)人員編制緊缺.檔案館工作內容除涵蓋全校黨群,行政,教學,科研,基建,財務,裝置,外事,出版等各類檔案的收集,整理,利用外,還承擔了全校人事檔案的管理工作,三屆畢業生檔案的管理工作,校史年鑑的組織編寫工作以及全校每年未發證書的管理工作,而檔案館的編制只有5人,工作一直較為吃緊,雖然今年學校幹部調整,人員有所增加,但也有自然減員,隨著工作內容的增加,特別是畢業生檔案的工作量非常大,僅此一項至少要佔用2人專門管理,因此希望明年學校能給檔案館增加編制.
(三)檔案管理現代化落後.與學校總體發展水平相比,檔案館現代化管理相對滯後.雖然建立了網頁,對往年檔案進行了計算機錄入,但只是走了一小步,綜合運用,開發檔案資源的功能還遠不能實現,因此當務之急是安裝檔案管理軟體.希望明年學校能劃撥一定費用購買成熟可靠的檔案管理軟體.
六,XX年工作設想
XX年我校最重要的一項工作就是教育部對我校的本科教學評估,檔案館將以此為全年工作重心,加強全館人員的評建教育,增強顧大局的服務意識,統一思想,集思廣益,為學校評估多做貢獻年總體工作設想如下:
(一)認真學習貫徹學校有關評估工作會議精神,服從學校統一安排,積極參與評估工作.結合檔案館本職工作,儘可能為學校評估提供及時,詳實,可靠的檔案資料,
(二)不斷提高檔案的收集整理質量,重點做好XX年檔案資料的收集工作,特別是評估工作完後各類資料的歸檔工作.
(三)選擇合適時機召開大學第一次檔案工作會議,充分作好各項準備,宣傳到位,確保會議開出成效,提升全校教職工的檔案意識.
(四)進一步推進檔案資訊化建設工作,除繼續對往年檔案進行計算機錄入外,購買成熟可靠的檔案管理軟體,提升檔案管理現代化水平.
(五)進一步加強檔案人員隊伍建設工作,有計劃的派出相關專職人員接受省檔案局業務培訓,校內搞好兼職檔案員的培訓工作.
(六)嚴格按照省委組織部要求,作好人事檔案的管理工作.
(七)認真做好畢業生檔案的管理工作.
(八)認真做好學校大事記,年鑑資料的準備工作.
(九)通過對檔案資料的分析研究,充分發揮檔案的柬言獻策作用,對學校有關管理方面出現的漏洞提出合理化建議.
(十)做好學校交辦的其他工作.
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