第一章總則
第一條按照國家規範、標準和地方的有關規定，結合集團公司的實際情況，特制定本管理辦法。
第二條工程資料指在工程建設過程中形成的各種形式的資訊記錄，包括基建檔案、監理資料、施工資料、竣工圖及聲像資料等內容。
第三條工程資料是建築施工的一個重要組成部分，是建築工程進行竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建和擴建的重要依據，是城建檔案的重要組成部分。
第四條工程資料的編制、整理，依據國家、地方現行的有關工程建設的法律、法規、規範、標準執行。
第二章管理職責
第五條集團公司技術質量部
1、負責制定集團公司工程資料管理辦法。
2、負責集團公司內部工程資料管理的交流，推廣先進的建築工程資料管理經驗。
第六條分、子公司
1、負責制定本單位工程資料管理辦法或實施細則，建立健全本單位工程資料管理體系，設立資料管理崗位，配備專（兼）職人員從事工程資料的日常管理工作。
2、負責對所屬專案經理部工程資料管理工作進行業務指導，並對其進行監督和檢查。
3、負責組織本單位的工程資料管理交流和培訓，推廣先進的建築工程資料管理經驗。
4、負責對竣工工程資料進行稽核，按期向集團公司檔案室移交所屬單位的工程竣工資料。
第七條專案經理部
1、建立健全專案經理部工程資料管理崗位責任制，嚴格執行分、子公司工程資料管理辦法或實施細則，資料員應持有效的資料管理崗位證書上崗。
2、負責工程資料的收集、整理、歸檔、保管工作，並採取有效措施，保證工程資料的安全。
3、負責工程竣工資料的組卷、移交工作。
4、專案部人員調動工作時，應將自己管理的所有工程資料移交專案經理部資料員，辦理交接手續後方可離開，不得將工程資料帶走或據為己有。
第三章施工前期工程資料管理
第八條分、子公司應組織專案經理部配備資料管理人員，成立資料管理組織機構，制定資料管理制度，確定專案經理部工程資料管理目標，並分解到相關崗位，做到責任明確，流程清晰，管理有據。
第九條工程開工前一週內，專案經理部依據施工組織設計、施工圖紙，結合地方、行業、集團公司及分、子公司關於工程技術資料的有關規定，編制《工程資料管理計劃》，經分、子公司稽核後報集團公司技術質量部備案。
第十條工程資料管理計劃的內容應包括以下內容：
1、編制依據。
2、工程總體概況，旨在明確工程資料中統一的工程名稱、工程各參建單位、建築規模、結構形式、開竣工時間等內容。
3、工程資料清單，包括資料類別、組成內容、原件份數。
4、工程資料管理組織機構。
5、工程資料填報、整理職責分工。
6、工程資料管理制度，包括專案部內部移交時限、獎罰措施等。
7、竣工組卷及對外移交要求。
第十一條對與專案經理部簽訂施工合同的分包單位，專案經理部宜在分包專案施工前與其簽訂資料管理協議，依據“誰施工，誰負責”的原則對分包單位施工資料的編制、報審、移交等提出具體要求。
第四章施工中工程資料管理
第十二條專案經理部資料員應根據資料內容進行資料盒的脊背、封面標識，做到整齊、美觀，便於查閱。資料盒內應包括總目錄、卷內目錄、資料封面、分目錄和資料內容五部分，各級目錄及資料內容必須對應一致，層次清晰。
第十三條工程資料應隨工程進度及時收集、整理，專案齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全，必須使用檔案規定用筆。資料編制表格式樣應符合國家、行業或地方有關規定。
第十四條專案經理部各部門管理人員應根據工程進度及時填寫工程資料，並按規定及時移交資料室。資料填寫人員應對資料內容的真實性、準確性負責。
第十五條專案經理部資料員隨時掌握工程進度情況，保證資料與工程同步，發現滯後情況時，應依據專案部資料管理制度進行報告、催交工作。
第十六條專案經理部資料員負責對工程資料的編制情況進行初檢。根據地方規定及相關規範要求對工程資料中的工程名稱、施工部位、內容填寫、簽名蓋章、交圈情況進行檢查並督促相關人員整改，保證其正確性。對檢查合格的資料，做好編目、外觀整理、組卷等工作。
第十七條專案經理部總工程師應定期組織工程技術人員對工程資料進行自檢，留下檢查記錄，按專案部規定對相關責任人進行獎罰並限期整改，並組織工程技術人員對資料檢查中存在的問題進行認真分析、總結和再培訓學習。
第十八條分、子公司應定期或不定期對所屬在施專案部的工程資料進行檢查，對存在的問題填寫檢查記錄並限期整改，並跟蹤驗證整改結果，確保工程資料的完整性、真實性、及時性、準確性。
第五章竣工驗收階段工程資料管理
第十九條工程竣工驗收前，專案經理部必須按當地工程技術資料管理規定，完成工程技術資料的整理、組卷、自查工作，為工程竣工驗收提供必要條件。
第二十條實行工程總承包的專案經理部，應負責彙總整理分包單位編制的全部工程資料，統一管理。
第二十一條工程竣工驗收通過後，專案經理部應及時收集各項驗收記錄的原件，經整理、彙總後形成完整的竣工資料。
第六章工程資料歸檔管理
第二十二條歸檔範圍的基本原則
與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有儲存價值的紙質資料、聲像資料等各種載體的檔案，均應收集齊全，整理組卷後歸檔，具體要求應符合各地方及集團公司檔案管理相關規定。
第二十三條工程資料歸檔審查
需歸檔的工程資料，由專案經理部總工程師組織自檢，自檢合格後，報分、子公司審查，經分、子公司審查合格後方可向建設單位、集團公司檔案室進行移交。
第二十四條工程資料歸檔時限
經分、子公司審查合格的竣工資料，專案經理部應按合同約定及時向建設單位移交，辦理移交手續。移交集團公司檔案室的時限，執行集團公司檔案管理相關規定。
第二十五條受建設單位的委託（應有委託合同）組織編制工程檔案資料和竣工圖的專案經理部，應按合同約定的時限將全部工程檔案移交城建檔案館，並辦理移交手續。
第七章附則
第二十六條本規定由集團公司技術質量部負責管理和解釋。
一、對檔案的管理
1、收到建設局等政府有關部門發放的檔案後，工程部資料員做好《檔案收文登記表》，如須發放到施工單位、監理單位的，影印後及時發放並做好《檔案發文記錄》。
2、對發放到施工單位、監理單位的通知等，須保留一份在工程部，做好《檔案發文登記》、《檔案存檔記錄》。
3、對施工單位、監理單位提交的檔案、報告等，做好《檔案收文登記》，如要回復的，經辦人應及時呈有關領導批閱處理回覆。
4、所有檔案，須經資料員同意後方可借出，並應填寫《借閱登記》。
二、對施工圖紙、設計變更通知的管理
1、設計院發放到本公司工程部的施工圖紙、設計變更等要做好《圖紙(設計變更)收文登記表》。
2、在收到設計院發放的圖紙(設計變更)後，應及時把圖紙(設計變更)及時放發到施工單位(或監理單位)，並做好《圖紙(設計變更)發文登記表》，但須保留一份在工程部存檔。
三、對合同等管理
1、對於施工合同、監理合同、施工許可證、規劃許可證、質量報監登記書、安全監督登記書等，原件留在公司存檔，工程部儲存一份影印件並註明原件的去處。
2、如須借出施工合同、監理合同、施工許可證、規劃許可證、質量報監登記書、安全監督登記書等原件，須經工程部經理同意方可外借。
四、施工技術資料的管理
1、要求施工單位在每棟樓的基礎、主體、竣工驗收前把施工技術資料交工程部檢查驗收通過後方可提交縣監督站申請驗收。
2、對於圖紙會審、開工令，基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收報告，質量保修書等需要我公司簽字、蓋章的，在領導簽字、蓋章後保留一份在工程部並進行歸檔。
3、在竣工驗收後，督促施工單位提交兩套竣工資料，一套交當地建設行政主管部門備案，一套留本公司工程部存檔。對於備案資料應及時辦理，備案後把通過備案的《備案表》留一份工程部存檔。
4、工程部定期(每月一次)對工程資料管理進行檢查發現問題及時督促施工、監理單位進行整改，確保工程資料完整。
五、對於施工過程中發生的工程質量缺陷、問題、事故資料管理
在施工過程中，若發生質量缺陷、問題、事故，要求施工單位提交《質量缺陷(問題、事故)處理方案》，處理方案經工程部經理同意後進行存檔。
六、監理單位提交的工程技術資料按現行國家文件規範收集、整理、歸檔。
七、對於工程簽證資料的管理
簽證單主要按簽證規程操作，但要求做好《簽證單(簽證申請表)收發登記表》及《簽證單存檔記錄》。
八、對工程部工程日記的管理
工程部的每一位員工須把每天工地施工現場情況、遇到問題及解決方法記錄到工程日記上，每月5日前把上月的施工日記交予資料員提交工程部經理審查並做好存檔。
九、對書籍的管理
1、對本公司工程部所購買的書籍，資料員須編號並做好《書籍目錄》。
2、所有的書籍，須經資料員同意後方可借出，並應填寫《借閱登記》。借閱人須妥善保管所借書籍資料，如有遺失應原價賠償。
十、根據實際情況，對上述工程技術資料由資料員統一進行計算機資訊管理，以便查閱。
1、我單位將嚴格遵守合同專用條款，根據業主要求對圖紙執行相應保密措施，未經業主許可不復印圖紙，也不向第三方擴散，禁止借給與本專案無關人員。待工程竣工後交回全部圖紙及相應設計檔案。
2、施工資料的管理由專案技術負責人直接負責，專案配備專職檔案管理員，負責施工資料的收集和整理工作。工程資料應與施工進度保持同步，按專業歸類，認真書寫，做到字跡清楚，專案齊全、準確、真實，無未了事項。專案部對整個工程施工資料的真實性和完整性負責，完工時由專案部向業主提交完整、準確的工程資料。
3、工程資料的填寫必須符合《中華人民共和國建築法》、《建設工程質量管理條例》、《建設工程勘察設計管理條例》及國家有關規範、標準。
4、本工程將作為我單位重點工程，工程資料採用計算機進行管理，向城建檔案館移交的工程檔案採用微縮品或光碟載體。工程資料用不易褪色的書寫材料書寫、繪製。
5、專案質量檢查員嚴格執行國家質量驗評標準和施工規範，代表企業對工程質量行使監督檢查職能。負責檢查施工記錄和試驗結果的真實性。
6、材料工作人員必須認真貫徹現行建築工程法規、規程，應在材料進場一週內提供隨行質量檔案(材質證明、合格證、準用證等)，所有材質證明檔案均應為原件，如是影印件的應加蓋原件存放單位紅章，並在材質上註明抄件人、日期、進場批量、原件存放處。
7、專案試驗人員必須嚴格按照材料檢驗標準有關取樣的規定取樣送檢，對出具的試驗報告的計算，稽核及結論的正確性負責，一切原始資料不準塗改，資料不準抽撤，同時應有試驗、計算、稽核和負責人簽字。
8、各責任工長(含測量)對所負責分項分部工程形成的技術資料負責，按照資料員的要求填寫資料，保證其內容真實、完整。
9、音像資料的收集與管理工作:音像資料是工程資料中不可缺少的部分，它是從工程開工到工程交付使用的全過程中形成的，工程的音像資料也是優質工程的申報資料內容的組成部分。專案經理部設專人負責音像資料的收集整理工作，配備必要的裝置保證音像資料的安全。並嚴格按照國家《照片檔案管理規範》(gb/t11821-89)進行管理。
10、竣工資料的管理:嚴格執行市有關規定、標準。
(1)在施工階段加強施工資料的管理工作，實行總工負責制，建立施工資料管理崗位責任制，並配備專職城建檔案管理員，負責施工資料的管理工作，並設專人負責收集和整理。在工程竣工一個月內，向建設單位提供合格的竣工資料。
(2)在竣工前將施工資料整理彙總完畢並移交建設單位進行工程竣工驗收。
為了規範工程檔案資料的管理，確保工程資料的保護和利用，依據檔案管理規範，結合公司工程檔案管理實際情況，特對工程檔案資料管理制度做修訂如下:
第一條總則
為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作，統一工程技術檔案資料的歸檔要求及標準，遵照國家相關技術檔案管理的'規定，特制定《工程技術檔案歸檔管理細則》(以下簡稱細則)。
第二條工程技術檔案的範圍
工程技術檔案是指我公司在專案建設過程中形成的、按規定應當歸檔儲存的各種載體形式的技術檔案材料及相關圖紙。
第三條工程技術檔案管理責任人
1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展並管理儲存。
2、各相關部門(指工程部和設計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求，切實履行各自職責，對工程技術檔案進行規範化管理和合理化利用，按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此項工作應納入各相關部門的工作日程，作為工程專案管理的重要內容和依據。
第四條歸檔範圍
1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有儲存價值的各種載體檔案，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。
2、公司工程技術檔案的具體歸檔範圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類，第一類為單體竣工圖(包括建築、結構、水電、暖通等個相關專業)，一式兩套，分別由工程部提交檔案館及物業;第二類為零星的竣工圖(如:裝修、幕牆等)，由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔;第三類為室外管網竣工圖，一式四套，由工程部提交物業及公司檔案室各一份。
第五條歸檔方法和內容
1、公司工程技術檔案採取按工程專案分類的方法進行備案歸檔，每個專案的檔案內容包括三部分:
a、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術檔案資料及相關圖紙，主要範圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料，主要範圍詳附錄b。
c、工程部移交物業的竣工資料，主要範圍詳附錄c。
2、為了便於統一管理，工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原件，掃描備份後統一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記並歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料，必須備份一套交公司存檔。
第六條歸檔要求
1、歸檔的工程檔案應為原件。若為影印件應指名原件存放處，並加蓋部門紅圖章。
2、工程檔案的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。
3、歸檔的工程檔案應採用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
4、工程檔案中文字材料幅面尺寸規格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm)。
6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥，應蓋在圖示欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖，要求製作竣工圖的單位必須圈出修改範圍，並標明變更修改依據;凡有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，應當重新繪製竣工圖。
第七條單體工程檔案移交
各單體工程竣工後，所有需要移交物業備案的資料，應統一交給專案部檔案管理員登記，由專案部負責組織移交物業，並做好移交登記手續。移交登記手續應包括移交內容的目錄及交接人員簽字，在移交物業同時將移交手續的登記備份交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。
一、施工單位必須在材料報驗時，一併提供材料的產品質量證明檔案及有效的檢驗報告;對於法規要求的見證取樣送檢或質監站監督送檢的材料，施工單位必須及時報告監理或監督員見證送檢，並在檢測結果出來後3天內取得檢測報告;否則，每少一項或數量不符，扣罰施工單位$1000元;每延期一天，扣罰施工單位$500元。
二、施工單位必須按《廣東省建築工程竣工驗收技術資料統一用表》及施工技術資料規範的要求，填寫施工過程記錄、各檢驗批質量驗收記錄及分項分部質量驗收記錄，並做到內容真實、齊全及規範。如監理或甲方在檢查中發現，未按上述要求填寫、整理資料的，每項扣罰施工單位100元，並在當月的進度款中扣除。
三、對政府規定的須辦理中間驗收登記的分項分部工程，施工單位必須在完工後一個月內提交完整的相關資料(含結算資料);主體工程竣工驗收後兩個月內、專業分包工程竣工驗收一個月內，施工單位必須整理、提供完整的竣工驗收備案資料(含結算資料)。否則，每延期一天，扣罰施工單位$500元，此項扣罰將在施工單位的工程結算款中扣除。
一、工程專案資料的管理職責:
1、專案主管負責工程專案現場的資料管理。
2、現場工程專案人員應及時做好現場資料的收集、整理、歸檔，確保工程專案資料的完整、正確和安全。
二、工程專案資料管理規定:
1、工程現場每週必須進行工程專案資料整理歸檔工作。
2、現場檔案資料管理員負責審查檔案資料，整理齊全後儲存。
3、借閱工程資料必須履行手續，不得遺失，更換。
4、工程專案資料必須建立資料臺帳、資料目錄。
三、工程專案檔案資料的簽收傳遞規定:
1、設立檔案簽收本，一切檔案資料必須送達時要求籤收。
2、設立檔案發文本，一切檔案資料必須傳送時要求接收人簽收。
3、公司內部指令，通知、報告必須採取書面形式，均具實名。
4、對監理工程師、承包商所有檔案資料必須採取書面形式，均具實名。
5、所有對內對外檔案資料必須按職責規定許可權審查簽發。
6、工程專案竣工移交後，現場的檔案資料按公司規定和要求進行交接。
四、工程專案管理規定表格:
管理通用表格附後，工程管理過程中必須採用相關表格。
一、工程專案資料分類:
1、文字資料:
(1)工程專案合同;
(2)監理工程師大綱、規劃、條例，監理月報，指令，通知，函件;
(3)總包單位報告、函件;
(4)建設單位指令、通知;
(5)設計圖紙和設計檔案;
(6)會議紀要;
(7)工程質量事故核查處理報告;
(8)施工組織設計;
(9)施工進度計劃;
(10)工程報表;
(11)經濟簽證;
(12)現場技術核定單;
(13)現場材料價格回執單;
(14)工程款支付申請單;
(15)工程竣工資料;
(16)工程檢查驗收資料;
(17)公司內部檔案資料;
2、圖片圖象資料:工程專案照片;
3、電腦部份:現場專案管理資料;
二、工程專案資料的管理職責:
1、建設單位工程專案經理負責現場的資料管理;
2、現場工程管理人員應及時做好現場資料的收集、整理、歸檔，確保工程專案資料的完整、正確和安全;
三、工程專案資料管理規定:
1、工程現場每週必須進行工程專案資料整理歸檔工作;
2、現場檔案資料管理員負責審查檔案資料，整理齊全後儲存;
3、借閱工程資料必須履行手續，不得遺失，更換;
4、工程專案資料必須建立資料臺帳、資料目錄。
四、工程專案檔案資料的簽收傳遞規定:
1、設立檔案發文簽收登記本，一切檔案資料傳送、送達時必須要求籤收;
2、公司內部指令，通知、報告必須採取書面形式，均具實名;
3、對監理工程師、總包單位所有檔案資料必須採取書面形式，均具實名;
4、所有對內對外檔案資料必須按職責規定許可權審查簽發。
5、工程專案竣工移交後，現場的檔案資料按公司規定和要求進行交接。
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