為加強我校檔案工作的整體建設，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在學校各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及國家教委有關檔案精神，結合我校檔案工作實際，特制定如下制度：
一、檔案是學校工作的重要組成部分，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作，為加強領導，由學校校長分管、監督與檢查。
二、檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真貫徹黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠於職守，遵守紀律、嚴守祕密，身體健康，具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。
三、學校應歸檔的檔案材料，檔案清楚，字跡也必須清楚，各項簽署要完備，符合檔案歸檔要求。
四、學校形成的或接收的檔案材料，均要檔案員按照文書處理工作程式規定辦理，對處理完畢和批存的檔案，應及時收集分別立卷歸檔。集中統一管理，不得由個人分散保管。
五、凡有需查閱檔案者，必須持介紹信經有關領導批准，檔案員方可借閱，查閱人員需在檔案室查閱，查閱時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。
六、檔案室鑰匙只歸檔案員一人保管，外出或請假不得委託他人保管。檔案室要注意防盜、火、蟲、塵、潮等，定期檢查檔案保管情況。
八、學校的各種檔案要分類排列上架、擺放有序，開編制目錄、索引、卡片等必要的檢查工具，做到查詢方便。
九、檔案員要熟記學校各種檔案保管期限情況。對永久、長期、短期三種已達到本單位保管年限，要及時向上級檔案部門移交。
1.為了維護檔案的完整與安全，檔案室實行專人管理、專房專用，要按規定將檔案分類排放、排列整齊。
2.不得在檔案室內堆放雜物，檔案室內禁止存放易燃、易爆等危險物品，保持檔案室清潔、衛生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠等工作。
3.檔案室檔案、資料主要供本單位領導和工作人員使用，外單位人員需要查閱，須憑單位介紹信，並經股室領導同意後，方可查閱。
4.檔案、資料一般不借出檔案室，特殊情況需要借出時，須經領導批准，並辦理借出手續，限期歸還。
5.接收、移交、借閱和銷燬檔案資料，要嚴格執行審批制度，履行登記、交接手續。
6.檔案室管理人員要熟悉檔案室情況，對檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡退色的檔案，應及時複製。
7.有檔案室溫溼度記錄，掌握溫溼度變化情況，進行分析，制定管理計劃。
8.管理人員做到人走加鎖、關窗，人離燈滅，消除火災隱患，切實做好平時防範工作。
9.妥善保管檔案室鑰匙，確保檔案室安全。
10.非經允許，外人不得隨便進入檔案室。
為不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：
一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。
二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，並制訂案卷目錄等索引查詢工具。
三、設立檔案庫，配置專業存檔箱櫃，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。
四、對已過保管期限，需銷燬的檔案材料，要清理造冊，報校領導批准。
五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。
六、屬保密範疇內的檔案，利用者須報經校領導同意後方可查閱，查閱檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閱或摘錄。
七、凡有需查閱檔案者，查閱時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。
八、利用者如須摘錄、影印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。
九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，並註明利用目的，經校領導同意，方能查閱。
十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果;利用者有義務向檔案室反饋利用效果。
十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。
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