關於文件管理規定的介紹

為規範文件相關工作，公司制定了文件管理規則和制度，下面本站小編給大家介紹關於文件管理規定的相關資料，希望對您有所幫助。

文件管理規定

一、總則

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種檔案、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收：

凡來公司公啟檔案(除領導訂啟的外)均由辦公室收發員登記簽收

第四條 公文的編號保管：

1. 辦公室收發員對上級來文拆封後應及時附上"外來檔案流單"，並分類登記編號、保管。

2.公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交辦公室 收發員進行登記編號保管，不得個人儲存。

第五條 公文的閱批與分轉

1.凡正式檔案均需由辦公室主任根據檔案內容和性質閱籤後，由收發員分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司領導親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。

2.一般函、電、單據等，分別由辦公室 收發員直接分轉處理。

3.為加速檔案運轉，辦公室收發員應在當天將檔案送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第六條 檔案的傳閱與催辦

1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室，切忌橫傳，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發員應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發員對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如確係工作需要備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉，以防丟失。

三、發文的管理

第七條 發文的規定：公司上報下發正式檔案由辦公室負責。

第八條 發文的範圍：

1.凡是以公司名義發出的檔案、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2.下發檔案主要用於：(1)公佈規章制度;(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案;(3)公佈體制機構變動或幹部任免事項;(4)公佈重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定;(5)釋出有關獎懲決定和通報;(6)其他有關重大事項;

3.上行檔案主要用於：(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;外發文主要用於：(2)同相關單位聯絡有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

4.在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術檔案、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司檔案釋出。

5.各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。

6.各業務部門與外單位發生的一般業務聯絡，可用各部門的名義對外發函(應各自編號備查)不用公司名義發文。

四、發文程式與要求

第九條 發文程式規定：

1.各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請;擬搞人應填寫《發文擬稿單》，並詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、標定日期;

2.草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3. 辦公室對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿;

4.經辦公室審查修改後的文稿，送主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

5.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚;

6.需經會籤的文稿，由辦公室在交付列印前送會籤部門會籤;

7.經領導批准簽發後的文稿交辦公室統一編號列印;

8.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;

9.檔案打字後，由辦公室派專人分發並檢查落實情況。

五、檔案的借閱和清退

第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人同意後辦公室方可借閱。

第十一條

借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。

第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、檔案的立卷與歸檔

第十三條 檔案的歸檔範圍：

以公司名義形成的檔案統一由辦公室負責歸檔;其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

第十四條 立卷要求

1.檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

七、檔案的銷燬

第十五條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，辦理銷燬手續。