為進一步加強和規範我區城市社群檔案管理工作，提高社群檔案管理水平，更好地為社群發展和城市管理服務，根據省、市檔案局有關要求，**月**日---**日，區檔案局和區民政局聯合組成、以區民政局黨組書記***為組長的調研組，對全區**個城市社群進行了調研。這次調研主要圍繞社群各門類檔案收集、整理，檔案材料歸檔範圍及保管期限編制，檔案工作管理機制建立，檔案安全保管和利用，檔案裝具標準化等五個方面情況展開。
調研採取聽彙報、看現場、查資料、召開座談會和意見反饋等形式。現將調研情況報告如下：
一、基本情況
我區**、**兩個街辦共設有**個社群，其中：** **個、** **個，常住人口*****多人，*****餘戶，社群工作人員**餘名。常住人口最大的社群是**社群***多戶、****多人，最小的社群是**社群****多戶，***餘人，**個社群每年形成的檔案多達****—****卷。隨著社會的建設與發展，城市社群承擔著大量繁重而基礎性工作，諸如社群黨建、社群衛生、社群服務、社群文化、社群治安、城市低保、居民社保、文明建立、計劃生育、數字城管、入戶調查等工作，社群的地位和作用日益凸顯。在這些工作中直接形成對國家和社會具有儲存價值的各種文字、圖表、資料、聲像等不同形式的檔案越來越多，對社會發展、城市管理、基層組織建設等各項工作，有著十分重要的借鑑和參考作用。因此，規範社群檔案工作顯得尤為重要、十分迫切。
二、主要成效
從這次調研的總體情況來看，**個城市社群的檔案工作較前幾年有了可喜的變化和較大的發展，尤其是隨著城市社群的發展壯大，社群的功能和作用得到了更大的發揮，檔案工作也隨之得到進一步加強。主要表現在：檔案法律法規意識不斷增強、安全保管設施逐步改善、收集整理齊全及時、管理水平逐漸提高，社群檔案服務居民、促進社群和諧的作用取得明顯成效。
(一)檔案法律法規意識不斷增強
我們在調研中發現，各個社群都能充分認識檔案工作的重要性，檔案法律法規意識日漸增強。少數社群還健全了組織機構，明確了分管領導。有的社群書記或主任親自抓，分管領導具體抓，如站前社群、洪崖社群、文明北路社群，都把檔案工作擺上了重要議事日程，設有專門檔案室，指派了專人負責，制定了相關的制度，為檔案日常管理工作奠定了堅實的基礎。
(二)安全保管設施逐步改善
各個社群檔案保管條件經過近幾年的發展得到逐步改善。一是辦公場地得到改善，二是檔案“打包”、“打捆”的現象得到徹底改變，三是檔案設施得到更換。除個別社群外，檔案安全保管有了基本保障。
(三)收集整理齊全及時
在整個城市社群中，檔案的收集工作做得比較好，每年社群形成的各種檔案都能夠進行及時收集。如：城市低保檔案、文明建立檔案、社群綜治檔案、計劃生育檔案、社群黨建檔案等，都及時收集整理，裝訂成卷，統一管理，以便查閱利用。
(四)檔案管理水平逐漸提高
社群檔案涉及千家萬戶，與廣大居民息息相關。如果管理不善，很容易被損毀、丟失，最終成為一堆無用的廢紙。這次調研發現，各個社群雖然沒有明確專人負責檔案，但是整體管理水平比前幾年有所提高。一是收集及時、裝訂成卷，二是統一歸檔、集中管理，三是各自負責、確保安全，四是查閱方便，有利居民。
三、存在的問題
目前，我區各個社群檔案管理工作總體進步較大，但也存在一些不容忽視的問題，主要表現在以下幾個方面：
(一)檔案管理人員業務不熟。由於社群幹部流動性比較大，人員不穩定，事務繁雜，難以固定某一個人來管理檔案，加上沒有更多的時間和精力坐下來專門學習有關檔案業務方面的知識和技能，所以檔案管理人員業務不熟的現象普遍存在，業務水平亟待提高。
(二)檔案整理不規範。儘管各個社群都及時收集了每年各分管口的檔案，而且比較齊全，但是由於業務不熟，所以整理不規範。既沒有分類，又沒有劃分保管期限;既沒有編號，又沒有編目。卷內排列隨意，裝訂不分前後。如竹山社群、愛民社群、磨北社群都存在類似情況。
(三)檔案制度不健全。從調研的情況來看，已經建章立制的社群很少，大部分社群都沒有制定檔案的立卷歸檔、保管利用、移交鑑定銷燬以及查閱等制度，檔案內部管理顯得有點雜亂無章。
(四)檔案裝置陳舊。有的社群檔案櫃還是七、八十年代，機關單位贈送的老式綠色鐵皮櫃，如：牌樓社群、東方紅社群、磨北社群，都存在檔案設施陳舊的問題，嚴重地影響了檔案保管和利用，檔案亂堆亂放現象非常普遍。
(五)檔案用具不規範。大部分社群的檔案盒、裝訂針、封皮封面、卷內目錄紙都不符合要求和標準，是臨時隨便在超市購置的不規格的檔案用具，年久日深很容易損壞，不利於檔案的保管。
(六)檔案經費匱乏。從目前的情況看，**個社群每年真正投入檔案管理方面的經費十分有限，不但不能夠隨時更換新的檔案裝置，更無法適應檔案管理工作現代化的需要。
五、建議與意見
1、齊抓共管，努力促進社群檔案工作再上新臺階。
社群檔案工作經過近幾年的發展，取得了新的成績，但存在的問題不容小覷，與之相關的單位要齊心協力、齊抓共管，努力促進社群檔案工作再上新臺階。從目前的體制來看，社群的主管單位是街辦，組織管理是民政局，檔案業務管理是檔案局，三家單位的主要領導要高度重視社群檔案工作，要坐下來了解社群檔案工作的情勢，明確工作的重點，規劃發展的前景，形成統一的意見，然後根據協商討論達成的共識，逐步開展工作。
2、加強培訓，不斷提高社群檔案工作新水平。
目前，社群檔案管理人員的業務不熟，造成檔案收集、整理、利用、管理不規範，檔案管理人員既不熟悉《城市社群檔案管理辦法》，又不熟悉檔案工作一般業務流程。區檔案主管部門義不容辭有責任加強業務培訓，不斷提高社群檔案管理人員業務和操作技能。街辦、民政部門要督促他們加強學習，提供方便，並適時進行檢查，共同促進社群檔案管理工作不斷取得新成績、新進步。
3、建章立制，創新社群檔案管理新模式。
目前，社群幹部各自收集、整理、保管自己分管口形成的檔案，每個社群既沒有安排專人負責，也沒有形成完整的檔案管理制度，為檔案保管安全埋下了隱患。因此，各社群要儘快健全完善檔案管理制度。原來制定了制度的社群，要不斷完善;沒有建立制度的社群，要抓緊時間制定健全相關制度。要充分發揮老牌社群招賢四星級社群示範引領作用，有條件的社群如站前社群可以搶先一步走在前列，根據社群情況，相對固定1—2人負責檔案管理，避免一人負責，增加個人工作量，其他人員配合管理，每半年收集整理後移交固定人員保管，任何人不得插手，確保檔案的安全。同時，東方紅社群、愛民社群、磨南社群、牌樓社群要趁搬遷新辦公場地之機，購置新裝置，建立新制度，規範整理現有檔案，以方便居民查閱利用。此外，社群星級評定工作，檔案管理應作為評定工作之一。
4、加大投入，推動社群檔案工作邁上新徵程。
檔案管理工作常抓新，要適應社群發展新需要，就必須加大投入。資金可以從三個方面努力，一是檔案部門要向政府報告增加社群檔案管理工作經費，二是街辦要增加投入，三是民政部門要適當支援。三輪驅動，共同努力，相信社群檔案工作能夠得到推動，邁上新的征程。同時，社群檔案工作要不斷適應新形勢、新變化、新發展，有條件的還要新增新裝置，逐步實現紙質檔案數字化，走在時代的前列。
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