民生檔案關係到人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。為全面瞭解掌握我縣民生檔案工作的基本情況，加強和改進民生檔案管理工作，更好地發揮民生檔案在服務民生、促進經濟發展和社會和諧方面的積極作用，根據市檔案局的工作安排，我局於3月上旬就民生檔案工作情況進行了調研。通過調研，對我縣民生檔案的種類、分佈、數量、管理的狀況有了一個初步瞭解。
一、近幾年我縣民生檔案工作取得的成績
(一)檔案管理工作進一步完善。在縣委、縣政府的領導下，單位領導重視、部門之間協調合作，各單位、鄉(鎮)明確了分管領導，配備了專(兼)職檔案人員，基本做到有檔案室，並建立了各項檔案管理制度，形成了以縣檔案館為主、單位(鄉鎮)相輔相成的檔案管理網路體系。按照規範標準，對各門類民生檔案進行了收集、整理、編目。如我縣協和彝族苗族鄉按照檔案管理的有關要求，從XX年以來，加大力度對全鄉1991年起始檔案材料進行規範歸檔整理，共規範化完成1991年以來的文書檔案、永久檔案137卷、XX年期檔案136卷，專門檔案78盒390件、基建檔案7盒179件，並且採用泰坦檔案軟體全部著錄檔案級條目5715條，為公眾查閱檔案提供了可靠、便捷的服務保障。
(二)民生檔案的收集與整理工作穩步推進。民生檔案形成的單位基本完成了XX年以前的民生檔案工作整理任務。目前，在縣檔案館的全力支援和配合下，涉及信訪檔案和社保檔案工作的單位和鄉鎮，明確專人，強化責任，細化措施，切實推進信訪檔案和社保檔案規範化管理，努力確保信訪檔案和社保檔案在今年實現按時達“省標”。縣檔案館對1961卷(件、戶)公證檔案、33冊(方、王、周、吳、趙、潘、車、曾)譜牒檔案、1132卷第二輪土地延包檔案、88冊(7040戶)土地房產所有證檔案、120卷稅改檔案、653袋(戶)私改房產檔案、267卷(件)土地承包檔案、692盒4044件林改檔案、4卷3003個知青檔案進行了標準化、規範化整理，極大地方便了查閱，近三年來共接待692人次，2060卷次，為編史修志，解決工齡和養老保險、房產權屬、土地和林地歸屬提供了很好的查詢利用。
(三)檔案保管條件得到改善。大部分單位和鄉鎮建立了專門檔案室，部分單位還購置了密集架等檔案專用裝置，民生檔案工作基礎條件得到基本改善。在各級的關心支援下，縣檔案館設施裝置和檔案保管條件逐漸改善，館內有消防池1個、消防管道100米、乾粉滅火器12具、簡易防盜報警裝置1套、溫溼度計4具、除溼機10臺、空調1臺、電腦15臺、數碼像機1臺、交換機1臺、伺服器1臺、網路版檔案管理軟體1套、掃描器2臺、ups(不間斷)電源1臺、影印機1臺、印表機5臺、dvd燒錄機1臺、伺服器機櫃1個、防磁櫃2個、手搖式檔案密集架104.4m³、木質檔案櫃108個。按照“八防”要求，經常對館舍建築、周邊環境、辦公區域、檔案實體安全進行全面檢查，投入5萬多元，改造庫房線路和屋面滲漏處理，天天對庫房溫溼度進行登記和對檔案有無積塵、新黴、蟲蛀、鼠咬、受潮等現象進行檢查，發現問題，及時解決。在此基礎上，切實加強對檔案資訊網路系統的管理，保障操作安全、接入安全和應用服務安全，製作備份光碟8張，開展了檔案資訊資料異地備份工作。
二、民生檔案查詢率高,社會效益好
在調研中瞭解到，隨著國家各種民生政策的不斷推出和人民群眾維權意識的不斷增強，人民群眾對各類檔案尤其是涉及民生的檔案資料的利用需求日益增多，對民生檔案的查閱需求越來越大，民生檔案的查詢率越來越高，取得了良好社會效益。縣檔案館近年來也加大民生檔案工作力度。一方面，建立民生檔案資料庫。在研究分析民生檔案的利用率和利用實效的基礎上，制定了民生檔案優先化方案，對利用率較高的土地承包檔案、林改檔案等優先整理，使利用效果明顯提高。另一方面，提高利用服務質量。制定了《黔西縣檔案館服務指南》，使前來查檔人員少走彎路，為檔案利用者提供優質服務。檔案館工作人員在為群眾提供證明材料的同時，經常主動與相關部門取得聯絡，幫助查檔人員解決有關問題，為老百姓與政府之間搭建了一座“連心”橋，取得了良好的成效。如我縣沙井苗族彝族仡佬族鄉沙井村農民王少全在縣檔案局的幫助下，在縣檔案館及時查到自己的土地承包檔案，自己的9.5畝承包地獲得了有關資質部門的確權認證，由此得到10多萬元的黔織高速公路徵地賠償。近年來，接待利用檔案資料904個單位、1856人次、7760卷(冊)次，複製檔案42372張;提供利用現行檔案291份、304人(次)。為縣菸草公司的41個菸草站(點)提供瞭解決土地及房屋權屬問題的依據，挽回經濟損失476萬多元;為2362名幹部職工和饒 珍、向文興等71名在集體和公私合營企業工作的人員提供瞭解決工齡、工資和養老保險等待遇問題依據;為631戶城鎮居民和李忠莉、李忠發、王少全等村民提供瞭解決房屋權屬問題和土地糾紛、徵地賠償的依據;城關鎮孫家壩村100餘戶農民因縣城擴容修建“迎賓大道”在徵地拆遷中出現的糾紛問題，也都藉助原始檔案資料得到了很好的解決。
三、 我縣民生檔案管理工作中存在的主要問題
我縣民生檔案工作雖然取得了一定成效，但也存在一些問題，有待於今後加以改進和加強。
(一)館舍建設存在問題。我縣檔案館建於1987年11月，總建築面積為1064㎡，其中庫房面積僅408㎡，建成後沒有消防通道和消防栓等相應的配套實施。由於建設質量和年代久遠問題，加之缺乏資金，無法採取任何補救措施，造成庫房頂層出現多處漏雨，庫內潮溼，庫內溼度遠遠超出國家規定標準，加上庫房離居民住宿區僅1米多距離，對館藏檔案的安全保管帶來諸多危害。
檔案館現有館藏檔案87個全宗、64722卷件盒冊(其中，文書檔案47977卷件盒，以卷為單位保管的42302卷，以件為單位保管的4590件，以盒為單位保管的1085盒;資料16745冊)。館藏檔案中，民國檔案6個全宗、27291卷;館藏檔案最早年份是清·道光十五年(1835年)乙未《黔西州志》。現在，檔案庫房實際容量已爆滿，已經不能再容納急需接收進館的檔案，而急需接收進館因庫房爆滿未能接收的檔案近3萬餘卷仍儲存在104個立檔單位。
(二)個別涉民單位的民生檔案管理不盡人意。有的部門檔案管理分工不明確，檔案管理人員崗位職責不明，流動性大，對下屬單位(股室)的監督指導不到位。有的鄉鎮、縣直單位只注重文書檔案資料的歸檔整理和移交進館，而對民生檔案的收集整理缺乏長遠意識，沒有將民生檔案獨立歸檔，相關資料分散存放，沒有及時將民生檔案資料交檔案室集中統一管理和進行整理歸檔，存在資料遺失現象。
(二)部分單位不願移交到期民生檔案，安全保管無保障。一是個別涉民單位檔案法治觀念不強，以平時業務工作要經常查閱為由，不願意把到期的民生檔案移交給縣檔案館。二是部分單位、鄉鎮的檔案室基礎設施條件較差。有的甚至還在各自業務部門(股、室)保管，很容易造成流失;三是有的單位因受人員、技術、管理不到位的影響，使檔案無法得到安全有效的保管。
(三)民生檔案資源管理分散，不利於資源共享。民生檔案屬於公共資訊資源，應為社會所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而複雜，致使民生檔案資源分散保存於不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。如房產檔案、學籍檔案、安置檔案、土地承包檔案等都由各形成部門自我保管，比較分散，而民眾又往往直接到檔案館查閱利用檔案，結果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來了一定的不便，難以使民生檔案資源真正為社會所用。
四、加強民生檔案管理工作的幾點建議
(一)加大檔案法規宣傳力度，全面提高全社會的民生檔案意識。一是要進一步提升全社會的民生檔案意識，充分利用電視、檔案資訊網等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關法律法規和資訊，使民生檔案工作的開展有一個良好的思想基礎。二是要加大培訓和監督指導力度，著力提升檔案管理人員的民生檔案意識和業務操作技能。
(二)加強規範管理，抓好重點公共服務部門的民生檔案工作。加強對勞動和社會保障、財政、民政、醫療保障、衛生、城市拆遷、土地徵用、林業、國土等部門民生檔案工作的監管和指導，以檔案行政執法和建立國家、省級檔案目標管理標準為抓手，紮實推進民生檔案管理的規範化、制度化和現代化建設。要切實依法履行督導職責，形成齊抓共管、協作配合、各司其職、層層落實、合力推動的民生檔案工作新局面。
(三)整合民生檔案資訊資源，形成“大檔案”格局。針對民生檔案資源分散保存於各部門，給民眾利用帶來不便的客觀情況，必須整合全縣民生檔案資訊資源，通過接收、寄存、代管等多種形式，把關係到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是新修縣級檔案館，使庫房面積能容納逐年檔案進館遞增數量;二是加大接收、徵集力度。各有關單位形成的民生檔案在本部門儲存一定的期限後，應依法向縣檔案館移交到期檔案。逐步將全縣範圍內婚姻、公證、房產、林權、地籍、土地承包、教育、就業、分配、社會保障、醫療衛生、公共管理等關係社會管理、國計民生、公共服務的民生檔案全面完整地接收進縣檔案館，從而形成“大檔案”格局，實行民生檔案資訊資源的社會共享，實現民眾利益保障的最大化。三是加強對民生檔案的搶救、保護，民生檔案關係到全縣各族群眾的切身利益，必須採取措施，加以搶救保護和妥善管理。
(四)加強民生檔案資訊化建設，建立檔案查閱利用平臺。一是將民生檔案的資訊化建設列入資訊網路體系建設的總體規劃，建立互聯互通的民生檔案資料庫網路體系;二是在豐富館藏民生檔案的基礎上，對涉及民生的各類檔案，集中力量，優先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題資料庫，建立檔案資訊查詢利用的平臺，滿足民眾查檔利用需求，真正實現資訊資源共享、利用快捷方便的目標。
(五)促進資源整合，加強民生檔案資訊開發利用。民生檔案屬於公共資訊資源，應為全社會所用。但現實情況是，民生問題涉及面廣，民生檔案形成的主體多而複雜，致使民生檔案資源分散保存於不同的部門，給民生檔案資源共建共享帶來困難。要最大限度地實現民生檔案資訊資源的社會共享，必須明確民生檔案的歸屬與流向，各有關單位形成的民生檔案在本單位儲存一定期限後，應依法向各級檔案館移交。縣級檔案館作為永久儲存黨和國家重要檔案的基地，在收集儲存民生檔案資源方面應積極發揮主渠道作用，優先完成民生檔案數字化任務，逐步建立起區域性、多層次、分散式、規範化的各類民生檔案資料庫群，並通過內部資訊網路平臺實現民生檔案資訊資源共享。
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