6月底，我局將川檔發〔XX〕28號檔案轉發至各區市縣檔案局，要求按照檔案精神進行認真自查，進一步做好檔案安全管理工作，確保檔案安全。與此同時，我們將市檔案局(館)的檔案安全情況作為本次自查的重點。召開了專題會議，研究檔案安全工作，召集為我局實施檔案整理、修裱和數字化加工的服務公司，再次強調了服務外包過程中檔案安全要求，對局(館)檔案安全情況進行了自查。現將有關情況彙報如下：
一、局(館)檔案安全工作情況
(一)服務外包安全管理情況。
1.我局(館)交由外包服務公司整理、修裱、數字化的檔案主要是民國檔案和一部分民生檔案，屬開放檔案範圍。
2.提供服務公司整理、修裱、數字化時，主要採取了以下措施：
(1)對給我局提供服務的公司—成都同創之星科技有限公司的資質及背景情況進行了稽核，該公司無外資背景和外籍人員。
(2)我局與服務公司簽訂了安全保密協議，服務公司參加我局數字化專案的人員均在我局保衛處進行了登記備案，並且，服務公司與所聘用的工作人員都簽訂了保密協議。
(3)我局自備了檔案整理、修裱、數字化場地，除我局在工作現場安裝了監控裝置外，我們也要求服務公司在加工現場安裝了一套監控裝置，共計有26個監控點，做到了凡是有檔案實體的地方都有視訊監控。並且，視訊監控錄影由專人保管，無關人員不得使用;建立了安全值班制度，每天都有我局人員對工作現場進行監管，及時解決工作中出現的問題，消除安全隱患;設定了工作人員物品集中存放點，嚴禁工作人員將膝上型電腦、手機、相機等數字裝置和手包隨身物品帶入工作現場;加工場地的網路間計算機通訊採用了授權管理等安全機制。
(4)對數字化加工場所所用計算機的輸出介面都採用了物理和軟體的方式進行遮蔽處理，防止資料外拷，計算機區域網與網際網路等外網物理隔離，加工資料由系統管理人員專人負責管理，其它人員未經授權無權訪問。
(5)檔案搶救過程中，出庫、入庫手續齊全，有記錄、有簽字。這兩年，檔案中的特殊載體鈔票等都已登記在案，並移交特藏室進行管理;印花稅票、郵票登記在案卷的備考表中。
(6)檔案修裱過程中，從檔案整理到修裱，都嚴格遵守《四川省重點檔案修裱操作規程》進行。加強了對檔案數字化加工力度，對檔案修裱中可裱可不裱的，不再進行修裱，最大限度地保護檔案的原始性。
(7)已與市保密局聯絡，市保密局將於近期對所有數字化裝置和軟體進行保密技術檢測。
(8)我局的數字化任務是採用一次招標，分三年實施的方式，今年是本次招標的最後一年，待今年數字化加工任務結束後，我們將按照省局的要求，聯合市保密局檢查服務公司所用裝置，凡有資訊留存的，都將按照要求進行資訊清除並作安全技術處理。
3.局(館)資訊管理系統於XX年委託服務公司設計，由局(館)專業人員進行維護管理，沒有服務外包。
(二)保管安全情況。
局(館)機關檔案室於XX年9月達省二標，XX年以前的檔案都按要求移交進了市檔案館，現保管有XX-XX年的文書檔案175卷/盒、6455件，裝置檔案32件，照片125張，實物67件，光碟檔案17盤，會計檔案40卷。
1.各年度檔案按時歸檔，檔案實體頁數與目錄嚴格匹配。
2.各門類、各專業的檔案實行了集中統一管理。基建檔案已經移交進檔案館，會計檔案實行了統一管理。
(三)利用安全情況。
1.建立了《檔案利用制度》和《檔案利用登記簿》，及時做好了各種檔案利用登記。
2.利用大廳安裝了門禁系統和消防、監控設施，全天候監控相關部位的安全狀況，以保證檔案實體在利用環節的安全。
3.對涉密檔案的利用，採取較為嚴格的控制手段，製作有專門的涉密檔案登記簿。利用者要查閱涉密檔案，首先由接待工作人員把關，再通過相關領導稽核簽字，方可查閱、複製。
4.雖然本館部分檔案已進行縮微、掃描。但是接待利用者時，一般還是提供檔案原件。
(四)庫房安全情況。
1.做到檔案管理的辦公、利用、庫房三分開。
2.建立了庫房安全管理制度。包括：《庫房管理員崗位職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案庫房人員進出登記表》、《庫房檔案移出(入)登記表》、《庫房蟲害情況檢查登記表》以及《特藏室管理員守則》、《特藏室安全管理制度》等。
3.所有庫房內都裝有監控、門禁、消防設施。
4.加強庫房內溫溼度監測。庫房管理人員堅持日常性的溫溼度觀測，當庫房溫溼度出現異常情況時，採用開啟中央空調和除溼機等方法，努力把庫房溫溼度控制在允許值範圍內，以確保庫房檔案的安全。
5.成都市檔案館是1992年啟用的，至今已經有二十餘年。現有的庫房面積不能滿足儲存今後20年檔案增長的要求。但是已經立項的新館，建成後將能滿足40年的保管需要。
二、下一步工作重點
(一)加強管理，確保安全。要按照川檔發〔XX〕28號檔案的要求，進一步落實和完善檔案修裱、數字化和檔案資訊化服務外包過程中各項監管措施，確保檔案實體和資訊的安全。
(二)採取相應措施，對已有數字化複製件的檔案原件進行封存保管，保證檔案實體安全。
(三)在成都市檔案新館建設中，要按照國家檔案局和省檔案局關於檔案安全管理的要求，配備監控、門禁、消防和溫溼度監控和調節設施，確保庫房溫溼度和庫房面積達到國家規定。
特此報告
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