海南省檔案資訊化建設構想
（2005-2010）
一、序言
隨著資訊處理技術的不斷髮展以及計算機應用的日益普及和深入，政府機關和企事業單位資訊化程序也不斷加快。作為資訊化前沿的檔案部門，已經面臨著資訊爆炸和技術變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應社會發展的潮流已經成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經越來越深刻地認識到，利用新的理念、新的技術、新的方法來管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現代化的道路，而最大限度地開發與運用計算機技術已經成為檔案管理現代化的最重要的內容。
在新的形勢下，國家檔案局頒佈了《全國檔案資訊化建設實施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業發展的唯一一個專項規劃。在“十五”期間，全國檔案資訊化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案資訊化基礎設施建設，加強電子檔案歸檔和電子檔案的規範化管理，推動館藏檔案的數字化和資料庫建設，在部分中心城市建設示範性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案資訊服務，加快推進檔案資訊化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。在《實施綱要》中提到：“十五”末，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設並投入使用一批內部區域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化；依託當地應用系統建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄資訊中心，為逐步構建中國檔案文獻資料庫創造條件；依託公眾資訊網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作資訊網。
根據國家檔案局“十五”規劃的要求，各省、直轄市都將檔案資訊化建設納入了政府電子政務建設的總體規劃，同時陸續啟動了大規模的檔案資訊化建設，例如上海、廣東、山東、北京、福建等省市在目錄中心建設、電子檔案中心建設、“數字檔案館”建設、管理自動化等方面都做出了突出成績，取得了良好的效果，樹立了政府形象。
海南省的檔案資訊化建設起步並不算晚，但由於缺乏總體規劃、政策支援、建設資金等各種原因，以至於現在已經遠遠落在了其它兄弟省市的後面。為此需要將檔案資訊化建設儘快納入全省資訊化工作的總體規劃，與各級政府機關網路、硬體、應用系統等方面的建設同步、協調發展，使檔案部門也在海南“資訊智慧島”的戰略目標中佔有一席之地，作出自己的貢獻，發揮檔案作為社會生活中的核心資訊的獨特意義、作用和價值。
為落實省委、省政府關於建設“資訊智慧島”的重大決策，積極配合電子政務建設，實施資訊化帶動策略，推動全省檔案事業可持續發展，根據《海南省資訊化“十一五”規劃》和《全國檔案資訊化建設實施綱要》的要求，結合我省檔案工作的實際，制定本建設規劃。
二、全省檔案資訊化建設現狀
“九五”以來，海南省檔案局（館）就開始了檔案管理現代化建設的探索與開拓，尤其是近幾年來，我們以檔案資訊化帶動檔案管理現代化，著眼檔案資訊化建設全域性，突出重點，加強引導，積極推進全省檔案資訊化建設程序，努力使檔案資訊化與全省資訊化建設協調發展，取得了一定成就。目前，省檔案局(館)初步建成了“三網一庫一站”，“三網”即建成了90個資訊點的區域網，按照物理隔離的要求，分別聯通了黨政專網、公眾資訊網；“一庫”即建立了檔案基礎資料庫，現有檔案目錄資料80多萬條；“一站”即開通了海南省檔案資訊網站——“瓊蘭閣”，為檔案政務處理、檔案宣傳和實現檔案資訊資源社會共享提供了新的陣地。各市縣檔案局(館)結合實際，加強了對資訊化工作的規劃、領導和投入，市、縣檔案局(館)都開通了檔案網站。縣級以上機關、企業事業單位檔案機構計算機擁有率、檔案管理軟體普及率有了明顯提高。
㈠檔案資訊資源情況。
全省現有各級各類檔案館29個（其中：國家綜合檔案館19個，專門檔案館1個，部門檔案館4個，企業檔案館2個，科技事業單位檔案館3個），館藏1733個全宗，36.08萬卷檔案，音像檔案974盤，照片檔案5.27萬張,電子檔案264(盒、張）。通過開展檔案館達標升級活動，各檔案館館藏的檔案、資料基本上都經過規範化整理，編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引、專題卡片等各種檢索工具。已錄入計算機的檔案案卷目錄有12萬多條，檔案級目錄近150萬條，約佔館藏檔案著錄任務總量的15%。
省屬機關、企業事業單位檔案室156個，室藏31.11萬卷檔案，音像檔案31626盤，照片檔案2.95萬張,電子檔案1318(盒、張）。各單位已普遍使用計算機編輯、列印檔案，每年有大量的電子檔案在計算機中產生，而這些已經儲存在磁碟上的電子檔案，經簽發列印成正式的紙質檔案後，多數未能妥善儲存，有的雖有儲存，但缺乏統一管理，造成人力、財力和資訊資源的浪費。據調查，在省直單位中，有近10%的單位實現了辦公自動化，檔案歸檔採取電子檔案與紙質檔案並存的方式；有少量單位在紙質檔案歸檔的同時開始收集電子檔案，大多數單位尚未開始這項工作。
市縣屬機關、企事業檔案室2300多個，室藏檔案約60萬卷。除極少數單位外，絕大多數單位尚未開展計算機管理檔案。
㈡基礎設施建設情況。
目前，全省各級綜合檔案館擁有計算機145臺，伺服器7臺，影印機29臺,中央空調3套、分體空調機109臺，去溼機42臺，消毒裝置9臺。海南省檔案館九十年代中期建設了一個完整的區域網，全域性接入點90個。由於伺服器購買較早（1996年），配置低、效能差，根本無法滿足今天大型應用的需要，不能承載大型資料庫和海量業務資料，更不能執行依賴於高效能伺服器的網路應用。安全防護設施幾乎沒有，檔案資料保密方面的問題非常突出。
市縣級檔案館硬體建設較差，各級政府對檔案資訊化建設的重要性認識不足，對檔案資訊化建設經費投入過少，檔案資訊化建設沒有納入本地、本部門資訊化發展規劃和檔案事業發展計劃，政府資訊化建設規劃未有檔案資訊化建設成分。除海口、儋州、澄邁等少數幾個市縣外，大多數市縣都僅配置一臺計算機，而且檔次很低。有5個市縣檔案館沒有影印機、去溼機、空調機等裝置。18個市縣檔案館中，僅有3臺消毒裝置。
省屬廳局單位檔案室裝置配置情況相對較好，省屬機關、企業事業檔案室擁有電子計算機167臺，伺服器17臺，影印機60臺，分體空調機171臺，去溼機95臺，消毒裝置為零。檔案管理被評為省一級的單位全部實現計算機管理檔案目錄。部分單位檔案部門的計算機與單位的辦公或業務計算機網路連線，個別單位檔案部門已經實現了檔案、檔案管理自動化，做到了電子檔案的實時歸檔，即時提供利用。
㈢人才隊伍情況。
從1998年開始，省檔案局開展計算機管理檔案操作技術知識培訓工作，全省大多數檔案局（館）的領導和業務骨幹受過培訓。通過培訓，各級檔案幹部對檔案資訊化建設的認識不斷提高，計算機知識不斷豐富。
據統計，目前全省各級各類檔案館中，專職人員257人，具有大學本科以上學歷的有79人，佔31.73%，中專以下人員67人，佔26.07%。省屬機關、企業事業單位檔案室中，專職人員115人，大學本科以上30人，佔26.08%；中專以下人員22人，佔19.13%。
全省共有研究館員1人、副研究館員7人，僅佔全省各級各類檔案館中專職人員的3.11%；館員26人，佔10.12%；助理館員以下初級職務73人，佔28.40%。中級以上專業技術職務人員大部集中在檔案局(館)，省屬機關、企業事業單位檔案室不足20人。計算機專業本科以上畢業的專業人才廖若晨星，現職檔案人員中熟悉計算機操作的仍不多，尤其是既懂檔案業務、又懂計算機技術的複合型人才更少。部分市縣檔案部門由於沒有人才，現有裝置的潛能沒有得到充分發揮。
㈣標準、規範建設情況。
海南省檔案局在長期的檔案工作中，按國家檔案局統一的國家標準、行業標準的要求開展檔案工作，在嚴格執行的基礎上，還根據自身需要，制定、完善和形成了一整套地方檔案工作標準，很好地規範和保證了全省檔案工作的開展。特別是近兩年來，根據檔案資訊化建設發展的形勢需要，省檔案局先後制訂了《海南省檔案資訊化建設實施意見》，並與省資訊產業局聯合轉發《電子檔案歸檔與管理規範》（GB/T18894—2002），對全省電子檔案歸檔管理提出了具體標準和要求。現在又在抓緊制定《海南省電子公文歸檔管理暫行辦法》、《海南省機關數字化檔案室建設標準》、《海南省機關檔案數字化規程》等規範性檔案。但從總體上看，這些規範、標準仍偏重於檔案業務本身，在檔案資訊化方面的標準制定上則存在很大不足，使檔案業務和資訊化之間產生脫節，影響了檔案資訊化建設的發展。
三、全省檔案資訊化建設目標
堅持統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快我省檔案資訊化基礎設施建設，加強電子檔案歸檔和電子檔案的規範化管理，推動館藏檔案的數字化和資料庫建設，建設數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案資訊服務，加快檔案資訊化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。以政務外網建設為基礎，加快檔案資訊資源資料庫建設，實現電子檔案的實時管理與利用，實現檔案資訊資源數字化，檔案資訊利用服務網路化，檔案管理工作自動化，資訊管理法制化。2010年以前要達到以下目標：
㈠各級國家綜合檔案館和專業（部門）檔案館，全面完成檔案基礎目錄資料庫建設，在此基礎上構建全省檔案目錄中心；
㈡依託海南省黨政綜合資訊網路平臺，建立電子檔案歸檔和電子檔案管理的標準規範體系，設立為各級黨政機關服務的文件資料中心，使文件資料中心成為本級黨委、政府資訊資源庫的重要組成部分。近期內首先在海南黨政內網上構建海南省電子公文歸檔管理系統，為省直機關各使用者提供電子檔案的歸檔、查詢、利用等服務，實現電子檔案資訊的資源共享。海口市檔案局也應在近兩年內在市黨政網上建立“海口市電子公文歸檔管理系統”；
㈢對現有各級檔案網站進行改造升級，市縣檔案館主頁全部實行獨立域名管理,並上載開放檔案目錄及現行公開檔案,全面提升全省檔案工作資訊網路的質量和水平；
㈣在我省電子政務平臺上構建文件一體化管理系統，建立各種載體檔案和相關電子檔案同步的接收平臺；
㈤在海南省黨政綜合資訊網路及海南省政府入口網站的統一平臺下進行“三網一庫”（內部區域網、行業廣域網、社會公眾網、檔案資料庫）建設，基本建成海南省數字檔案館和海口市數字檔案館，使社會公眾獲得“一站式”的已公開的現行檔案和開放檔案查詢、利用服務。
內部區域網，主要是局（館）機關內部辦公自動化系統和館藏檔案管理系統，實現內部公文、資訊、會務、督查及檔案採集、整理、管理、鑑定、檢索、編研、利用、數字化等主要業務網上辦理，為最終實現“數字檔案館”鋪設道路。
行業廣域網，就是依託省政府電子政務網建設工程，建立為全省各級黨政機關服務及與全省各市縣檔案局（館）聯網的全省檔案資訊資源專網，實現省直機關內部網間網的橫向互聯和資訊共享，同時與各市縣檔案館、檔案室之間縱向的政務資訊傳遞、資料傳輸和資源共享等。
社會公眾網，就是依託各級公眾資訊網，建立面向社會、服務公眾的局（館）省級檔案入口網站，在網上釋出公共資訊和檔案資訊，力求在解決網路安全和保密問題的基礎上，在網際網路和系統專業網上進行館藏開放檔案目錄和現行公開檔案的網上查詢和瀏覽服務，逐步提高檔案資訊化程度，實現檔案資訊資源共享，為各級政府和社會公眾提供快捷、優質的服務及對全省檔案資訊網路實行統一管理。
檔案資料庫建設，就是嚴格按照國家制定的最新標準規範和資料格式，建設一批檔案資訊資源資料庫群，如檔案目錄資料庫、原文資訊資料庫、典藉史料資料庫、各種多媒體檔案資料庫等，為各級領導科學決策、為改革開放和現代化建設、為滿足人民群眾日益增長的物質文化需要提供全面、及時、有效的服務。
四、全省檔案資訊化建設任務
㈠進一步加強檔案資訊化基礎設施建設
⒈提高應用計算機管理檔案的普及率。到2006年底，海南省各級各類檔案館都要普遍運用計算機管理檔案。到2010年底，省級機關檔案部門的計算機普及率要達到100%，市級機關要達到80%，縣級機關要達到60%。
⒉建設和完善計算機區域網。目前，海南省檔案館和海口市檔案館已建成區域網。到2005年底，三亞、儋州兩市檔案局(館)建成內部區域網，其他市縣檔案局(館)爭取在2007年底以前建成內部區域網。有條件的專門檔案館、部門檔案館、企業事業單位檔案館也應積極建設內部區域網。
⒊接入黨政網平臺。各級檔案部門要積極參與當地電子政務建設，檔案部門的區域網要按規定要求接入市、縣黨政專網，並通過海南省黨政綜合資訊網路平臺和省檔案館互聯互通，實現檔案資訊資源共享。
⒋逐步添置檔案數字化裝置和軟體。各級檔案館和單位檔案部門應當購置掃描器、音視訊數字轉換裝置、檔案管理軟體等，適應檔案數字化實際需要。
⒌提高檔案工作的智慧化管理水平。各級檔案局(館)應當加強對庫房溫溼度監測與控制系統，防火、防盜報警系統等資訊化改造，提高檔案保護、技術裝備的自動化程度。
㈡全力開展檔案基礎資料庫建設。
⒈加快檔案目錄資料庫建設，提高檔案目錄資料的質量。到2007年底，全省各級各類檔案館都要建立館藏全部檔案的案卷級機讀目錄資料庫和檔案級機讀目錄資料庫,在此基礎上構建全省檔案目錄中心。市檔案館每年錄入條目不少於10萬條，縣檔案館每年錄入條目不少於5萬條。從2005年起，各級國家綜合檔案館在接收檔案進館時，應同時接收符合要求的機讀目錄，沒有機讀目錄的檔案應補齊著錄條目，否則不予接收進館。
⒉開展檔案全文數字化工作，建立檔案全文資料庫。在條件允許的情況下，各級檔案館和機關單位檔案室要有步驟地開展紙質檔案全文數字化工作，制定館(室)藏檔案數字化計劃，安排適當投入，逐步開展重要檔案的數字化工作，建立符合質量標準的檔案全文資料庫。
⒊穩步推進檔案多媒體資料庫建設。對錄音、錄影、照片檔案進行數字化，建立一定規模的多媒體檔案資料庫。至2005年底，省檔案館完成館藏全部照片、錄音、錄影檔案數字化，分別建立語音、視訊和靜態影象資料庫，並開展多媒體檔案數字化相關技術研究，爭取成為全省多媒體檔案數字化示範基地。有條件的市縣檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及機關單位檔案室也應當儘快開展多媒體檔案數字化工作，積極建設多媒體檔案資料庫。至2007年底，各市縣檔案館都必須完成館藏全部照片、錄音、錄影檔案的數字化任務。
㈢籌劃建設省、市數字檔案館。海南省檔案局要根據《全國檔案資訊化建設實施綱要》的安排，在2005年內提出《海南省數字檔案館建設技術方案》，爭取納入次年的省級資訊化建設計劃專案予以實施，逐年完成。海口市數字檔案館的建設工程也要同時啟動，力爭早日完成。主要工作任務有：
⒈基礎設施建設方面，抓四個平臺建設：
⑴數字檔案資訊傳輸平臺建設。網路傳輸平臺主要由區域網絡、黨政內網和國際網際網路絡三個平臺組成。區域網絡平臺，承擔數字檔案館內部資料採集、資料處理、資料利用等主要業務工作。黨政網路平臺，連線各市縣委、政府計算機中心，實現市縣檔案館與進館單位檔案室網路連線，通過省黨政內網的光纖主幹線路將全省檔案網路連成一個整體。市、縣檔案館必須與本地資訊部門配合，使檔案館的布點工作順利完成。國際網際網路絡平臺，是數字檔案館連線國際網際網路的外部網路平臺，承擔檔案資訊釋出、檔案資訊線上利用等工作。
⑵數字檔案資訊採集平臺建設。主要建設電子目錄採集平臺，全文資料採集平臺等，承擔數字檔案資訊的日常採集工作。目錄採集平臺主要承擔館藏各種檔案資料目錄資料的採集，進館單位資料採集等工作。全文資料採集平臺主要包括館藏紙質檔案採集、電子檔案資料採集、照片檔案採集、多媒體檔案採集、資料資訊採集等平臺。
⑶數字檔案資訊儲存管理平臺建設。儲存管理平臺主要包括館內資料儲存管理伺服器、全文儲存管理伺服器、磁帶備份系統等裝置，承擔數字檔案資訊的儲存管理和資訊釋出工作。
⑷數字檔案資訊應用平臺建設。一是館內應用平臺建設，實現數字檔案資訊的查閱利用、編輯研究等功能。二是國際網際網路檔案資訊釋出和線上利用平臺建設，即檔案網站建設，提升現有檔案網站的功能和質量。三是政府網路資訊服務平臺建設，主要用於接收電子政務產生的電子公文資料，接收通過機關檔案管理系統整理完畢的電子檔案資料，開展檔案資訊釋出，檔案資訊線上利用工作。
⒉檔案資訊資料庫建設方面，抓三個型別的資料庫建設：
⑴檔案目錄資料庫：該資料庫主要儲存著錄標引產生的以二維資料表方式存放的檔案二次文獻，主要包括檔案資料案卷級、檔案級目錄。數字檔案館目錄資料庫主要資料來源包括館藏檔案資料目錄資料，各進館單位檔案目錄資料。
⑵全文資料庫：主要包括紙質檔案資料數字化形成的影象、文字資料，移交進館的電子檔案資料，重要資料資訊資料。
⑶多媒體檔案資訊資料庫：主要包括照片檔案數字化形成的影象資料，館藏錄音帶、錄影帶數字化後形成的多媒體資訊。
㈣加強電子檔案歸檔與管理
⒈加強電子檔案歸檔管理的標準規範的貫徹實施工作。各級檔案部門要組織宣傳、貫徹國標《電子檔案歸檔與管理規範》（GB/T18894—2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》。各級機關、團體和企事業單位檔案部門要按照規範化要求，開展電子檔案收集、歸檔工作，加強分類指導，使電子檔案和紙質檔案一樣得到科學保管和有效利用。
⒉開展黨政機關電子檔案歸檔管理的試點。按照文件一體化原則、紙質檔案與電子檔案並存的原則、確保網路安全的原則，以及機關檔案資訊化與電子政務和辦公自動化同步發展的要求，2005—2006年，在三個以上省直機關、五個以上市直機關進行電子檔案歸檔及管理試點。至2010年底止，有20%的省直機關建成數字化檔案室。
⒊繼續進行《瓊蘭電子檔案歸檔與管理系統》研發，爭取在2005年底前完成軟體定型並予以推廣，以滿足機關辦公自動化對文件一體化管理的需求。
⒋抓緊構建省級電子公文歸檔管理系統。省檔案局(館)利用省黨政綜合資訊網路平臺開展電子公文歸檔管理系統的建設，在2005年初，進行有關調研、設計概念模型、制訂政策框架、設定與釋出電子檔案標準，建立保證電子檔案真實性，可靠性，準確性的有效工作機制，實現政務資訊共享，為黨委、政府和社會各界利用電子檔案提供有效服務。對電子檔案海量存貯與安全保管技術進行研究，使得在電子政務和辦公自動化環境中產生的大量電子檔案像紙質檔案一樣得到永久儲存。至2005年底，初步建成省電子公文歸檔管理系統。
㈤加強檔案管理應用系統建設
⒈繼續推廣先進、實用的檔案管理軟體。按照“相對統一、標準通用”的原則要求，在全省推廣應用《瓊蘭檔案管理系統》、《瓊蘭電子檔案歸檔與管理系統》等檔案管理軟體。
⒉建立文件一體化的資訊管理體系。各級檔案局(館)、機關、企業事業單位檔案機構要積極參與本地區、本系統、本單位的辦公自動化應用系統建設，對文件一體化應用專案提出需求分析和設計要求，做好文件管理系統與辦公自動化管理系統的銜接。實現檔案計算機管理系統與辦公自動化管理系統的融合。
⒊加強檔案網站建設。各級檔案局(館)要積極參與當地電子政務和政府上網工程。各市縣檔案局(館)均應對現有檔案公眾網站（主頁）不斷地加以完善和更新，尚未獲得獨立域名的市縣應在2006年底以前辦理獨立域名，自主進行管理，並且要有計劃地上載開放檔案目錄以及已公開的檔案、檔案全文資訊，為社會公眾提供更多的文件資訊服務。
省檔案局(館)於1999年開通公眾網站——“瓊蘭閣”後，在2004年又開通了黨政網站，並將館藏檔案目錄資料庫上載。有條件的市、縣也應積極開通黨政網站，為機關工作提供更多更好的服務。各專業、部門、企事業檔案館和專業主管部門建立的檔案網站，要與海南省檔案館網站相連結。
充分利用和發揮檔案網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、公開政務資訊、開展檔案資訊服務的視窗。要將海南省檔案網站——“瓊蘭閣”建設成具有海南特點，檔案特色，較高水平的入口網站，為社會提供全方位，多層次，高效率的檔案資訊服務。
㈥抓緊檔案資訊化標準和規範建設
⒈加快推進檔案資訊化法制建設。按照《中華人民共和國檔案法》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令），加快研究和制訂我省電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案資訊公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章，形成有效的激勵約束機制，推動檔案資訊化建設有序開展。
⒉完善檔案資訊化標準體系。各級檔案部門都要學習、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案資訊化建設標準規範；省檔案局結合全省的檔案資訊化建設，制定和完善海南省地方性標準規範和實施辦法。在今後幾年，要根據《電子檔案歸檔與管理規範》，優先制訂本地區電子檔案歸檔及檔案資訊採集、交換、整合和安全管理等方面的技術標準，建立檔案資訊化標準體系。
“十一五”期間，急需制定的海南省檔案資訊化建設的地方標準有：
⑴《電子檔案歸檔與管理細則》（地方標準）
⑵《各類檔案資料庫結構標準》（地方標準）
⑶《檔案資料交換格式》（地方標準）
⑷《網站資源歸檔與管理規範》（地方標準）
⑸《紙質檔案數字化技術規範》（地方標準）
⑹《照片檔案數字化技術規範》（地方標準）
⑺《錄音檔案數字化技術規範》（地方標準）
⑻《錄影檔案數字化技術規範》（地方標準）
⑼《數字檔案館設計與建設規範》（行業標準）
⑽《檔案管理網路安全標準》（行業標準）
⑾《檔案檔案開放控制辦法》（行業標準）
⑿《數字化聲像檔案著錄規則》（行業標準）
⒀《多媒體資訊採集操作規程》（行業標準）
五、全省檔案資訊化建設的保障措施
在資訊化時代，檔案資訊將日益成為經濟與社會發展不可缺少的重要組成部分，儘管擁有越來越現代化的手段，所處的技術環境也發生了巨大的變化，但面臨的仍將是艱苦的工作，如檔案資訊資源的組織、整理、加工與建庫等，在網路化、一體化過程中，還將會涉及資金、保密和智慧財產權保護、標準化、資料安全等問題。因此，實現檔案資訊化需要強有力的保障措施。
㈠加大檔案資訊化建設的宣傳力度。通過多種渠道，提高社會檔案意識和檔案工作者的資訊化意識，正視資訊化給檔案工作帶來的挑戰和壓力，加深對“實施資訊化帶動策略”的理解。各級檔案局（館）要把檔案資訊化建設作為檔案業務工作的一項重要內容來抓，融於業務監督指導、目標管理、執法檢查等活動之中。
㈡納入發展規劃，提供經費保障。各級檔案部門應圍繞“三網一庫一站”和電子檔案管理申報專案，積極爭取將檔案資訊化納入本地區、本部門、本單位資訊化建設總格局。檔案資訊化要納入檔案事業發展總體規劃，爭取財政投入並保持適當增長比例。
1．要根據國民經濟增長幅度，加大對檔案資訊化建設資金的投入力度，以緩解檔案資訊化建設資金不足、供需矛盾突出的問題。
2．認真做好檔案資訊化建設的立項工作，財政部門要給予必要的支援，將檔案資訊化建設所需經費納入本級財政經費預算。
3．加強對檔案資訊化建設資金的統籌合理使用，引入資訊化工程監理機制，加強相關專案的前期研究和可行性論證。
㈢加強檔案資訊保安保障體系建設。
各級檔案部門在加強檔案資訊化建設的同時，應把檔案資訊保安放在突出位置，確保管理系統和資料的安全、可靠，防止檔案資訊失密、洩密和丟失。
⒈全省各級檔案部門要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《計算機資訊系統保密管理暫行規定》等相關法規，逐步完善檔案資訊保安管理體制，落實資訊保安責任制度，制訂完善的資訊保安應急預案，加強對系統管理員、資訊保安員的培養、使用和考核，確保檔案資訊系統安全。
⒉分類採取必要的安全防範措施，加強對計算機、網路硬體裝置和軟體系統的管理。抓緊構建省館區域網絡安全保障系統，在2005年內要確保完成省館區域網絡防火牆建設，使之成為全省檔案部門資訊保安保障體系建設的示範工程。
⒊加強資料庫管理，採取離線備份等有效措施，確保資料安全。
⒋加強檔案網上利用的身份認證和金鑰管理，確保檔案資訊網路傳輸和利用的安全。所有上網資訊的釋出都必須按規定程式和要求進行審查。
⒌開展資訊保安和資訊法制教育，提高全員的資訊保安意識，防範、打擊計算機與網路犯罪。
㈣優化專業結構，抓好隊伍建設。
檔案工作向前發展的趨勢，對檔案工作人員的專業結構提出了新要求，即一方面需要大量的資訊處理人員，資訊分析與研究人員，資料庫生產與維護人員，計算機軟體、硬體人才，網路環境建立與執行維護人員，資訊服務人員等；另一方面，資訊科技的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中的新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的提出了更高的要求。檔案工作現代化不僅取決於工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決於他們的知識的補充和更新的速度。面對人員需求上的這一變化：一是檔案人員必須不斷更新知識結構才能適應形勢的發展，對在職人員可進行在職培訓或出去深造等各種形式的再教育，特別是各級檔案局（館）的領導和業務骨幹必須接受有關計算機、網路技術、數字化技術、資訊管理、現代管理技術等知識的培訓，以適應新技術發展的需要。其次，單一的人員結構已不能滿足檔案工作現代化的需要，檔案管理不僅需要檔案專業人員，同時還需要資訊科技、計算機、資料庫、網路技術等方面的專業人員。因此，應注意引進這些方面的人才，優化人員結構，建立複合型多層次的專業隊伍，以適應檔案工作現代化的需要。各市、縣檔案局（館）在近年內，要至少配備一名具有專科以上學歷的計算機專業人才，並對他們進行檔案專業知識培訓，使之成為檔案、計算機複合型人才。
㈤加強與檔案資訊化相關的政策法規標準體系的建設。
檔案資訊化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支援，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準，如資訊科技人才政策、行業資訊應用軟體開發和技術服務等方面的政策標準。
隨著我國社會主義法制逐步健全，資訊化建設必將在政策法規的框架下進行，因此要深入學習研究電子政務、電子商務、資訊交換、政務公開、資訊資源保護、企業資訊化、資訊產業、資訊保安保密、知識資訊產權、資訊市場管理、資訊產品價格政策等方面的法律、法規。在學習研究國家有關政策法律、法規的基礎上，研究建立我省檔案資訊化發展的政策法律、法規體系，形成推動我省檔案資訊化工作的法制環境的保障體系。
加強檔案資訊化發展軟科學課題研究，提高資訊化建設決策水平。發揮有關學會、協會、機關、團體的作用，請一批專家、顧問和有專長、有經驗的科技人員深入研究檔案資訊化發展的思路、模式、體制、機制和法制，以及系統安全等方面的問題。
㈥加強對檔案資訊化建設領導、指導、檢查與督促。
加強檔案資訊化建設是當前和今後一個時期檔案部門的重點工作，各級檔案部門要充分認識檔案資訊化建設在電子政務建設中的地位和作用，自覺把檔案部門的資訊化工作與黨委、政府的辦公自動化結合起來。積極爭取領導的重視和資訊部門的支援。各地領導和資訊部門要把檔案的資訊化工作作為政務資訊化建設的重要組成部分，加強領導、統一規劃，穩步推進電子政務建設與檔案資訊化建設的協調發展。
各級檔案局(館)要建立資訊化建設領導機構或明確分管領導，落實專門機構或專人負責檔案資訊化建設工作。加強與各單位的資訊交流與溝通，及時瞭解各單位檔案數字化和電子檔案歸檔情況，做到心中有數，做好分類指導。同時，要將檔案資訊化建設納入到檔案執法檢查、檔案年檢、檔案工作評估、檔案目標管理的考核內容中去，經常進行評估與檢查。
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