一、檔案人員要認真學習《保密法》，嚴格執行《保密法》和黨和國家有關保密政策和保密制度，每年定期進行檔案安全保密檢查工作，檢查各部門檔案保密制度執行情況及檔案資料保管、清理，檔案整理歸檔情況，確保檔案的完整與安全。
二、檔案室必須做好保密工作，對祕密以上的密級檔案要加強管理，控制使用，嚴格執行查閱審批手續，防止洩、失密的事故發生。
三、凡查閱密級檔案，查閱人員不得私自摘抄和影印、剪裁、撕毀，並做到知密不洩。
四、查閱檔案只限在閱檔室內閱讀，未經許可，不得摘抄、複製、錄檔案內容，確需借出檔案，須報分管領導批准，並按時歸還。
五、任何人不得攜帶檔案檔案外出。檔案工作人員要自覺遵守保密制度，不將機密檔案放在檔案室以外的任何地方，不隨身攜帶庫房或檔案箱櫃鑰匙。對調出查閱的案卷入庫時，檔案員必須對該案卷進行認真細緻檢查。
六、檔案部門及有關人員應嚴格執行保密制度，對於造成洩密的部門和個人，應追究其責任，並就其情節輕重，給予必要的處分。
一、檔案是國家的寶貴財富，未經鑑定，任何人不得隨意銷燬到期的檔案。
二、鑑定工作要在社群居委會主管領導下，由分管領導、檔案工作人員和有關人員組成鑑定小組，根據檔案的儲存價值和本社群居委會“檔案保管期限”進行。
三、定期對庫存檔案進行鑑定，鑑定時，必須嚴格掌握，慎重從事，準確地判斷檔案的存毀。
四、對於短期(15年以下)的檔案，到期後應逐件審查，根據實際情況，直接判定其價值，一時無法確定其價值的應按照“儲存從寬，銷燬從嚴”的精神辦理。需要儲存的檔案取出留存，延長保管期限，對保管期限滿，無需繼續儲存價值的按規定手續銷燬。
五、對於無儲存價值的檔案，經鑑定小組提出鑑定銷燬意見，將需要銷燬的檔案登記造冊，經分管領導批准後，由二人在指定地點監銷，批准和執行銷燬人員在“銷燬情況”上簽字，以示負責。
六、銷燬檔案時要嚴格執行保密制度，嚴防遺失和洩密。檔案銷燬後，檔案部門應妥善將銷燬清冊加以存檔保管。
一、社群各種門類的檔案,由社群村委會指定專人統一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。
一、社群要設定一名檔案管理員(可兼任)，負責社群各類檔案的歸檔整理工作。檔案管理員變動時，必須辦理交接手續，嚴格核實交接的檔案。
二、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時歸檔，因特殊原因漏記的要及時補記。
三、每年3月底要將上一年度應歸檔的檔案材料按歸檔立卷要求整理、分類、裝訂，建立案卷目錄。
四、檔案要分類、有序存放，並按要求保持室內溫溼度，做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬等工作，定期進行清點、核實，保持檔案完好。
五、嚴守檔案保密規定，未經社群負責人批准不得借閱、翻印。
六、社群工作者借閱檔案要履行手續，檔案不得塗改、勾畫、拆散，借閱後檔案要保持完好。
七、不需歸檔檔案暫存一年後、保管期滿檔案經鑑定無儲存價值的登記造冊，經社群負責人批准後方可到指定造紙廠銷燬，銷燬時兩人負責監銷並簽字，銷燬清冊要永久儲存。
一、檔案工作人員要正確處理利用和保密的關係，即要積極提供檔案為本社群各項工作服務，又要堅持保密原則。
二、本社群居委會各職能部門凡是查閱與其工作有關的檔案，須經檔案員同意後，在檔案借閱登記簿上登記，由檔案工作人員調卷，並在閱檔室內查閱。
三、外單位或個人查閱檔案，查閱人須持所在單位介紹信或個人有效證件，經分管領導同意，再辦理查閱手續。
四、借閱檔案材料應在閱覽室查閱，確因工作需要外借應經主管領導批准，但外借時間不得超過三天，必須辦理借閱手續，並不得轉借他人。
五、借閱機密檔案須經主管領導審批，並限閱檔室查閱，一律不得外借，未經許可不得摘錄。查閱者必須嚴守祕密。
六、借閱者借閱檔案材料要愛護案卷，不得擅自翻印、複製，不得塗改或在檔案材料上做任何標記，抽換、損壞、拆散、塗改、勾畫，要保證檔案材料的整潔，維護檔案的完整與安全。
七、借閱者歸還檔案時，須經檔案工作人員驗查，清點無誤後，方能辦理簽收手續。
八、借閱者查閱完畢檔案後，必須在檔案利用效果登記簿內簡要寫明查閱檔案的利用效果，及時反饋檔案利用情況，包括利用目的、利用內容及取得的效益。
檔案收集制度
1、根據《檔案法》的規定,在本社群活動中形成的,記錄和反映本社群工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的檔案材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔範圍,任何人不得據為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的檔案材料應為原件,格式符合國家規定,必須用碳素或藍黑墨水書寫,不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、複寫紙書寫。
3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的檔案資料,應在差旅費報銷前移交檔案室。
4、移交檔案材料應填寫移交清單一式兩份,雙方清點核對後簽字,各存一份備查。
檔案整理制度
1、文書檔案的整理採用《歸檔檔案整理規則》或《文書立卷方法》,必須於次年的3月份以前完成。採用《歸檔檔案整理規則》應在每份檔案上加蓋歸檔章或附上歸檔檔案封面,編制歸檔檔案目錄。
2、會計檔案由本社群財務人員按要求整理完畢後,於次年2月底前移交檔案室。
3、基建檔案由負責基建專案的人員在專案竣工、驗收後3個月內整理、編目、造冊,集中統一移交檔案室。
4、裝置檔案由裝置採購部門或人員在裝置到貨後,由檔案人員一起參加開箱驗收,並登記、及時歸檔後再提供利用。
5、錄音、錄影、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明(時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等)後,向檔案室移交歸檔。
檔案保管制度
1、非檔案工作人員,未經許可不得進入檔案庫房。
2、堅持檔案室溫溼度測記工作,高溫、高溼季節積極採取降溫、除溼措施,發現問題及時處理。
3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物,做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。
4、保持檔案室清潔衛生,確保檔案安全。
檔案利用制度
1、社群檔案室要建立檔案利用登記表(冊),利用檔案必須填寫利用登記表。
2、利用檔案必須在檔案室查閱,特殊情況需借出時,須經社群委會主任批准,嚴格履行借出手續、按時歸還。
3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案,不得在檔案原件上圈點、加註、塗改、汙損。
4、檔案借閱和保管人員要保守檔案祕密,不得向無關人員談論檔案內容和洩漏檔案祕密。
5、外單位借閱檔案須持單位介紹信,經領導批准,方能借閱。
6、借出歸還的檔案,必須認真清點、檢查,發現問題立即上級部門報告。
檔案人員變更交接制度
1、社群組織檔案人員由社群文書擔任。
2、檔案人員變換,要切實履行交接手續。
3、交接內容包括檔案數量、檔案有關裝置、參考資料、登記、統計臺帳等。
4、交接雙方要認真核對檔案的內容,並做好檢查記錄。
5、檔案人員變換,要向縣檔案局備案。
社群檔案分類大綱示意圖
社群級檔案:
1、文書檔案
2、會計檔案
3、科技檔案
4、電子檔案
5、聲像檔案
6、實物檔案
一、認真學習《檔案法》和《福建省檔案條例》，熱愛檔案事業，刻苦鑽研業務，忠於職守，做好本職工作。
二、制定並認真執行檔案材料歸檔制度，積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好各職能部門檔案的移交工作。
三、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好本社群檔案收集、整理、鑑定、歸檔、保管、利用和統計等工作。
四、對本社群各種門類、載體的檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便於提供利用。
五、要定期檢查檔案保管狀況，建立保管檢查情況臺帳，並對破損或變質的檔案及時修補，複製或其它技術處理。
六、根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案檔案彙集等參考材料。
七、熟悉庫藏檔案，為本社群各項工作提供優質服務，充分發揮檔案作用。嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。
八、嚴守黨和國家機密，正確處理利用和保密的關係，使檔案資訊得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為社群建設工作服務。
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