一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續，閱後直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信並辦理登記手續，在檔案室查閱，不得借出室外。
三、非黨員不得查閱有關黨內檔案。
四、查閱檔案資料時，不準在檔案資料上劃線、圈注、塗改、汙損、拆頁和拆卷。
五、摘抄的材料須用公文稿紙，不得摘在個人筆記本內。
六、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經有關領導批准，方可借閱，但時間不得超過一星期。
前四個要求：高80cm某寬100cm後兩個要求：高100cm某寬40cm每個檔案周圍噴繪“相框圖案”
為加強幹部檔案業務建設，提高幹部檔案工作水平，根據中共中央組織部、國家檔案局頒佈的《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我省幹部檔案工作情況，特制訂本細則。
一、幹部檔案管理體制、機構和職責
（一）幹部檔案管理體制：
幹部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的幹部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理幹部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業單位的幹部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或幹部檔案很少的單位，其幹部檔案由上一級單位管理幹部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其幹部檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。
（二）幹部檔案工作機構：
地、市、縣（市、區）委組織部和省直單位要建立幹部檔案工作機構，負責對本地區、本部門、本系統的幹部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職幹部，地、市委組織部要配備業務指導人員，縣（市、區）委組織部和省直有業務指導任務的單位，也要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理幹部檔案的單位和企事業管理幹部檔案的單位，根據上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以幹部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
（三）幹部檔案管理部門的職責
1、保管幹部檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部檔案材料；
3、辦理幹部檔案的查閱、借閱、轉遞和統計；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部檔案的安全、保密保護工作；
7、調查研究幹部檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部檔案的業務建設和業務指導；
8、推廣、應用幹部檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他的關事項。
二、幹部檔案管理範圍
(一)在職幹部檔案的管理：
1、在職幹部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；
2、縣級以上協管幹部的單位，可管理協管幹部檔案的副本；
3、軍隊幹部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方幹部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；
4、幹部檔案管理人員及其在本管理範圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；
5、不管理幹部檔案的幹部所在單位組織人事部門，根據工作需要可複製幹部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨幹部調動而轉遞，幹部調出後，原單位可自行銷燬。
(二)退(離)休幹部檔案的管理：
幹部退(離)休以後，其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡幹部檔案的管理：
1、省委管理的幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，移交省檔案館儲存；
2、其他幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，省直單位的，移交省檔案館儲存；地市以下單位的，移交同級檔案館儲存。
職責
受理郵件業務查詢進出口驗單的處理,郵件的賠償,無著郵件的處理,以及檔案的保管與銷燬。
業務檔案員
接收轉運部門交來的業務檔案袋套，核對路、清單逐袋點驗，無誤簽收。
逐一開拆各單位寄送的檔案專袋，按照寄送單位的檔案清單逐一核對寄送的檔案是否齊全，是否按規定的時間、種類、數量及理訂規格送繳業務檔案。
對於寄送的業務檔案不合要求時，及時批註來單，並及時通知相關單位補齊。
對寄送單位的業務檔案，按照郵件種類和單式類別進行整理、裝訂、裝入檔案套，並填注種類、起訖號碼時間，按照檔案存放次序和時間要求，放入檔案保管櫃架內。
對寄送的業務檔案整理核對無誤後，由檔案接收員在檔案送繳清單簽章。附份用掛號寄送檔案送交單位。
寄送的檔案處理完畢後，整理現場，檢視袋內、檯面、桌面、地面有無遺留檔案，清退所裝檔案容器。
查驗員
簽收分揀部門轉來的查驗單袋套，經勾挑無誤後逐件開拆查驗袋套。
分別按照進口驗單、出口驗單、進口查單、出口查單逐件登入郵件進口驗單、出口驗單、進口查單、出口查單登記簿、分別加蓋查驗戳記編列查驗單接收專號。
進口驗單
確定差錯性質，登入通訊質量登記表，並當班轉發責任單位落實。需要答覆的驗單督促單位責任單位查明原因，結果在規定的時間內答覆發驗局，每月、季將通訊質量內容進行分類彙總按照xx局查驗考核辦法納入考核依據報經服部進行考核。
出口驗單
當班用郵政公事掛號寄往驗達局業務檔案室，對於違章情節嚴重的以及需立即判明責任等情況緊急的用電報、傳真辦理、需對方答覆的及時催復，結案後與原驗併案歸檔。
進口查單
進口查單當班按照微機抄登和手工抄登節目分別查詢資料庫、業務檔案單式資訊，所查資訊在查單位處理情況欄，批註郵件投交收件人、收件單位簽收等具體節目，查單寄發單局。
對經轉需遞查的當日至遲在次日填注相關轉出節目將查單轉相關局續查。
相關業務檔案尚未送交檔案室的，當班內轉發相關單位進行查證處理。
對所查郵件有進口無出口，無投遞節目的應及時函告收寄局向寄件人辦理賠償，並通知責任單位從速歸墊賠償款。辦復的查單在進口查單登記簿上相關欄目批註處理情況、日期、並加蓋經辦人員名單。
出口查單
收到出口查單檢查各專案是否填寫清楚，並按年順序編號妥填接收號碼。查單號碼，並在查單底邊自左至右依次加蓋××局號戳記。依據查詢的時間及封發關係查明節目後批註節目直髮投遞局直查或依次發經轉局遞查。
出口查單發出15天未得到答覆的，根據出口查單登記簿記載及遞查回覆情況依式填發“郵政業務查詢催查函”。一式三份向相關局催查副份抄相關至管省局的；一份留底，經催查仍未得到按時管復，查詢全程時限已滿的通知收寄局按規定向寄件人辦理賠償，並填發“歸墊郵件賠償款通知”一式三份通知責任局歸墊，副份抄送責任局主管省局，一份留底。
收到投遞局管復的查單，在出口查單，登記簿相關欄內批准管復情況並銷號。對所查郵件已查明妥投的將查單上聯“查詢郵政件回單”按掛號寄給查詢人，將查單下聯退給受理查詢的局所，在其出口查單登記簿相關欄內批註管復情況並銷號後，退回檔案與相關郵件查詢受理書一併存檔。
郵件賠償處理
收到相關局發來的郵件賠償和墊賠通知函後，按照《郵規》規定的時限，賠償校準及其處理要求辦理賠償和墊賠手續、填寫郵件賠償和墊賠收據一式三份發徑相關局，一份使用者，一份留底備查。
無著郵件處理
對各分支機構，生產部門單位寄送的各類無著郵件進行彙總整理，並嚴密保管，每季將平常郵件登記總數，結據郵件函件登列清單，並註明郵件種類，封成專袋子專套，在袋牌和套簽上註明省局無著郵件處寄往省局處理。
保管期滿的檔案銷燬處理
業務檔案保管期滿一年後，整理下檔案櫃並集中存放，書面申請主管領導批准，審批後負責收購紙廠現場監督銷燬。並做好相關記錄並登記，記錄保管一年。
安全保密制度
郵政業務檔案室，實行封閉作業，禁止無關人員出入，消防裝置保持完好，每日工作結束後，關閉門窗，切斷電源，檢查庫房，門鎖是否鎖好。
內部查閱調閱檔案經到管領導批准。處部查閱、調閱憑縣以上相關機關書面證明，並按規定程式和手續辦理。
一、認真學習貫徹《檔案法》，熱愛本職工作，忠於職守，不斷提高政治素質和業務水平。
二、負責本單位各部門檔案業務指導及監督。
三、負責學校檔案管理工作，即歸檔、移交、保管、借閱、銷燬工作，抓好一年一度各部門的立卷歸檔工作，把好案卷質量關。
四、負責建立健全本單位檔案管理的各項規章制度，並認真抓好落實檢查。
五、主動向主管領導彙報檔案工作情況，定期召開檔案工作會議，研究提高和改進檔案工作。
六、積極做好檔案利用，為領導決策和各處室服務。
七、積極開發檔案資訊資源。
一、對形成的案卷要編號、填寫案卷目錄，做為查詢利用的工具。
二、要設有專櫃存放，專人管理或兼管。
三、室內要搞好衛生，空氣流通，又防鼠、防蟲措施，做到無塵，無潮溼，無蛀蟲害。
四、檔案櫃要用鐵製卷櫃，保證檔案安全。
五、在管理檔案的人員發生變動時，要及時清點、交接，履行交接手續。
六、對存放已久的檔案，要經常翻閱檢查，發現紙張、字跡蛻變及時補救。
第一條設立專門的檔案庫房或檔案櫃對檔案進行存放、保管，並指派專人負責，做到“專人專櫃”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案櫃或密集架，檔案上架排列應科學合理，便於查詢。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便於管理和查詢。
第三條對照片、光碟、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁櫃。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案託管機構或企業移交的檔案後，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保後續託管業務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理託管協議，做好編目工作，並及時入庫並及時完成檔案彙總統計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或複製。
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬於涉及託管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須託管人員本人、或委託書指定的委託人，經過相關審批流程後方可借閱。
四、外單位來人借（查）本託管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》並經科長簽字批准，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批准。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、汙損檔案或在檔案上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷燬等，應立即知會辦公室進行處置。
第五條歸檔範圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、專案方案等具有參考價值的檔案材料。
2、本公司的請示與上級機關的批覆以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
第六條檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總經理批准方可摘錄和複製，一般內部檔原因總經理辦公室主任批准方可摘錄和複製。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、汙損、或隨意塗改情況的，要追究借閱者責任，並及時報告公司主管領導。
第六條檔案的銷燬：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。
2、若按規定需要銷燬時，必須編制《檔案銷燬清冊》，屬密級檔案須經總經理批准後方可銷燬，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批准核對清楚後方可銷燬。
3、經批准銷燬的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷燬清單，由專人監督銷燬。
一、裝置檔案的歸檔範圍
(一)裝置儀器依據性檔案材料。
(二)裝置儀器隨機檔案室材料。
(三)裝置儀器執行、維護檔案材料。
二、裝置檔案的立卷歸檔要求
凡重要裝置須歸檔的檔案材料，在裝置進單位時，應嚴格遵守裝置開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、裝置使用部門雙方到場驗收並填寫裝置開箱驗收記錄，以保證裝置檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、裝置檔案的歸檔時間
裝置檔案的歸檔時間是隨時歸檔。
四、裝置檔案的立卷要求
1、裝置檔案檔案材料要收集齊全，系統整理，書寫材料優良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利於長遠儲存。
2、案卷裝訂應在組卷、卷內檔案排列和編目的基礎上進行。
3、案卷內不同尺寸的科技檔案材料要摺疊成統一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長遠儲存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時，其科技檔案材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、裝置檔案的借閱和保管
1、裝置檔案應及時歸入檔案室專櫃存放。各部門需要查閱時，可按規定向檔案室借閱，若要影印或常借等，必須經分管領導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料佔為已有。
2、安監局檔案室負責裝置檔案的監督、指導和檢查。
本辦法所稱的檔案，包括文字、圖表、聲像、數碼等各種形式的歷史記錄。單位的具體範圍，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門根據國家和省的相關規定確定。
第一條為了加強檔案管理，保障檔案資訊的真實、完整、有效，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律、法規規定，結合本省實際，制定本辦法。
第二條本省行政區域內檔案登記備份的實施及監督管理，適用本辦法。
第三條本辦法所稱的檔案登記備份，是指檔案行政管理部門定期記錄機關、人民團體、有關企業事業單位和有關重點建設專案的建設單位（以下統稱單位）的檔案管理情況並在此基礎上對單位重要檔案組織實施電子備份的活動
第四條縣級以上人民政府應當加強檔案登記備份工作的領導，保障經費投入，協調解決工作中的重大問題。縣級以上人民政府其他有關部門應當按照職責做好檔案登記備份相關工作。
第五條單位應當每年向本級檔案行政管理部門報送本單位的檔案管理情況，由檔案行政管理部門對下列事項進行登記：
（一）檔案類別、總量，資料庫名稱及容量；
（二）當年整理、歸檔的情況；
（三）有否自行採取的檔案備份措施；
（四）其他事項。
第六條檔案行政管理部門應當對單位報送的檔案管理情況予以核實，並根據單位檔案的價值和國家檔案災害防治要求，提出實施檔案備份的意見和檔案安全管理的相關建議。
第七條屬於下列範圍之一的單位檔案應當進行備份，國家另有規定的，從其規定：
（一）依法應當保管30年以上的檔案；
（二）列入國家基本專業檔案目錄的檔案；
（三）由政府投資並具有典型性和代表性的重點建設專案的檔案；
（四）其他應當進行備份的重要檔案。前款所列檔案，單位有專門檔案館等設施，已按相關標準規定的安全保障要求進行管理的，經辦理檔案登記的檔案行政管理部門同意，可以不再備份。檔案備份的週期，由辦理檔案登記的檔案行政管理部門根據檔案的價值和安全性、資料容量和變化頻率、相關標準以及備份成本等因素確定。省檔案行政管理部門應當按照安全、必要、效益的原則，制定檔案備份範圍和週期的具體規定。
第八條單位應當根據檔案行政管理部門確定的檔案備份範圍、週期，將相關檔案以電子形式複製，形成檔案備份資料後報送國家綜合檔案館。檔案備份資料應當符合檔案行政管理部門按相關標準確定的格式和質量要求，其內容應當具有真實性和完整性。國家綜合檔案館接收檔案備份資料時，應當對檔案備份資料進行檢測。不符合要求的，國家綜合檔案館應當告知有關單位按規定要求重新報送。
第九條國家綜合檔案館應當按照國家和省檔案資訊化建設要求，同步規劃、建設、執行檔案備份管理平臺及安全防護設施，加強安全管理，提高防範攻擊、篡改、病毒、癱瘓和竊密的能力。
第十條單位、檔案行政管理部門及國家綜合檔案館在檔案登記備份工作中，應當嚴格執行保密制度，落實保密措施，切實做好涉密檔案的保密工作。具體辦法由省檔案行政管理部門會同省保密工作部門根據國家、省有關規定製定。
第十一條單位、國家綜合檔案館可以委託中介服務機構從事非保密檔案的數字化加工等具體技術工作。中介服務機構及其工作人員應當保守工作祕密，並不得為完成受委託的工作事項以外的任何目的使用或者提供他人使用其工作中獲知的檔案資訊。檔案行政管理部門應當加強對檔案中介服務活動的監督和中介服務人員的指導培訓，提高檔案中介服務的質量和水平。
第十二條檔案行政管理部門應當組織制定檔案資訊突發事故與災害應急預案，明確應對職責和措施。發生檔案資訊保安突發事件的，國家綜合檔案館應當立即啟動應急預案，採取應急措施，提供資料恢復服務。
第十三條檔案備份資料依法受保護，非經報送單位同意，國家綜合檔案館不得向社會提供查詢和利用，法律、法規另有規定的，從其規定。
第十四條國家綜合檔案館可以根據單位的要求，就單位有關檔案的內容與檔案備份資料是否具有一致性提供書面證明。
第十五條違反本辦法的行為，法律、法規、規章已有處罰規定的，從其規定。
第十六條不按照本辦法規定辦理檔案登記備份的，由檔案行政管理部門責令限期改正；拒不改正的，可以建議有權機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處理或者處分。向國家綜合檔案館報送偽造、篡改的資料用於檔案備份的，由檔案行政管理部門建議有權機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處理或者處分。
第十七條檔案行政管理部門、國家綜合檔案館工作人員有下列情形之一的，由有權機關依法給予處理或者處分：
（一）不按照規定開展檔案登記備份工作的；
（二）偽造、篡改、損毀檔案備份資料的；
（三）違反規定，為他人提供利用檔案備份資料的；
（四）有其他玩忽職守、濫用職權行為的。第十八條檔案中介服務機構及其從業人員有下列情形之一的，由檔案行政管理部門按照《中華人民共和國檔案法》。
第十八條第二款、第三款和《中華人民共和國檔案法實施辦法》。
第十九條規定給予處罰；造成損失的，責令賠償損失：
（一）損毀、丟失、篡改、偽造、竊取、倒賣檔案或者檔案備份資料的；
（二）擅自提供、複製、公佈、銷燬檔案或者檔案備份資料的。
第二十條本辦法規定的單位以外的組織和個人擁有對國家和社會具有重要儲存價值的檔案的，鼓勵其參照本辦法規定自願辦理檔案登記備份。
第二十一條本辦法自20xx年2月1日起施行。
一、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式洩露檔案材料中有關保密的內容。
二、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。
三、禁止攜帶檔案材料探親、訪友和外出旅遊。
四、經批准銷燬的檔案材料和不需要歸檔的.材料，應指定專人進行銷燬，不得當廢紙處理。
五、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。
六、檔案庫房必須安裝安全設施。
七、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，採取措施進行查詢，並追查責任。
一、各撤銷、合併單位要明確一位領導同志分管檔案材料移交工作，加強具體領導。文書處理和檔案人員要堅守崗位，認真負責地做好檔案檔案的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動他們的工作。
二、各撤銷、合併單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個人儲存，不得隨意銷燬、處理，如工作需要，可按規定辦理借閱手續。
對尚未辦理完畢的檔案材料，可移交給有關機繼續辦理，並作為辦理機關的檔案歸檔、儲存。
三、各撤銷、合併單位的檔案材料，應分別不同情況按下列幾種進行移交。
撤銷單位的檔案材料，應移交同級檔案館（室）；
兩個或幾個單位合併為一個單位的，合併前各單位的檔案材料應移交給合併後的單位；
一個單位的工作分別併入幾個單位的，其檔案材料不得分散，應移交給合給其中的一個單位代管，或移交給同極檔案館（室）；
凡撤銷、合併單位的`基建檔案和裝置檔案，則應隨同建築物和裝置，一起移交給使用單位。
四、移交檔案材料時，案卷目錄，案卷檔案目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、檔案彙編等有關資料都應一起移交；存放檔案、資料的櫃架一般也應隨檔案、資料一起移交。
交接檔案材料必須嚴格履手續，有關人員要簽字，以備查考。
五、除歸檔、移交外需要銷燬的文字材料，必須造冊登記，報送機關領導人審查批准後，方能銷燬。銷燬時必須有兩人監銷，並在銷燬清冊上簽名蓋章。
六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專（兼）職人員。
交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等。
1、認真學習馬列主義、毛澤東思想和專業知識，貫徹執行《檔案法》及《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作的'各項規章制度。
2、負責本單位檔案資料的收集、徵集、分類、鑑定、整理、組卷、歸檔、編目、排列、上架、保管、借閱、銷燬等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。
3、負責本單位各職能部門，下屬單位檔案工作監督指導，業務培訓工作。
4、參加本單位基本建設專案工作的鑑定、驗收工作的簽字、蓋章。
5、負責檔案庫房各項管理制度的落實。
6、每年按計劃要求擬定兩種以上編研材料，記錄單位大事記、總結檔案利用效果，積極提供利用檔案、資料，為領導決策及各項工作提供優質服務。
一、對形成的案卷要編號、填寫案卷目錄，做為查詢利用的工具。
二、要設有專櫃存放，專人管理或兼管。
三、室內要搞好衛生，空氣流通，又防鼠、防蟲措施，做到無塵，無潮溼，無蛀蟲害。
四、檔案櫃要用鐵製卷櫃，保證檔案安全。
五、在管理檔案的人員發生變動時，要及時清點、交接，履行交接手續。
六、對存放已久的檔案，要經常翻閱檢查，發現紙張、字跡蛻變及時補救。
檔案銷燬制度
一、根據檔案的保管期限，將到期的案卷抽出，經核實後認為確無收藏價值，將其銷燬。
二、將即要銷燬的案卷，交檔案管理小組審閱，認為確無儲存價值的當面銷燬。
1.目的作用
公司的文祕檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文祕檔案的管理，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
行政管理部是公司文祕檔案的歸口管理部門，負責文祕檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文祕檔案室的業務領導和工作實務指導。
各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
文祕檔案室是公司對文祕檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
制定或參與制定關於文祕檔案管理方面的規章制度。
協助行政管理部長對各職能部門檔案資料歸檔管理的.指導監督。
負責對永久行文祕檔案向有關檔案機構的移交工作。
總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文祕檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的範圍、內容
計劃性檔案資料
包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
批示性檔案材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、排程記錄等。
法規性檔案
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等檔案;公司內部制定的各類規章制度。
公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
總結性檔案
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、裝置保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文字。
彙報性材料
包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或釋出的各類文書資料等
勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
聲像製品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。
饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
4.檔案資料的立卷歸檔
檔案的收集
凡屬本制度第三條所涵蓋的檔案資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。
業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
各類外來檔案、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部檔案原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。
公司員工應注意隨時收集各種資訊資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。
立卷歸檔的時間
凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務單位的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
立卷歸檔的要求
各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文祕檔案資料，遞交文祕檔案室立卷歸檔。
移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方籤後各執一份。
歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後
還要填寫備考表，註明保管期限。
填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,跡應清楚、準確。
立卷應以本單位形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麵貌。
立卷應以同類問題為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
立卷應把上級檔案於本公司檔案(除請示、批覆外)按保管期限和檔案年限分開立卷。
立卷歸檔後，發現還有需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，並保持其完好無損。
聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文祕檔案的借閱
文祕檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。
各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍得文祕檔案資料。如需查閱非本部門得重要檔案和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閱。
文祕檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、影印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取影印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製檔案應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編
號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。
必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
文祕檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
借閱文祕檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
6.文祕檔案保密要求
檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、祕密三級。
有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。
有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。
對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
檔案管理員丟失或擅自提供洩漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤籤後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。
7.超期檔案的銷燬
對超過儲存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。
經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。
銷燬檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的檔案作為它用，或作廢紙出售。檔案銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上籤。
第一章總則
第一條為加強平江縣氟有企業檔案的科學管理，有效地保護和開發利用，更好地為氟有企業服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《檔案法實施辦法》和有關法律、法規，結合平江縣氟有企業實際情況，制定本辦法。
第二條本辦法主要適用於本縣行政區域內一切個人所有和經營的各類生產、經營性企業、私營有限責任公司（如汽車、建築、裝修、商貿等行業）以及氟家控股的股分制（合作制）企業。
第三條本辦法所稱的氟有企業檔案是指氟有企業在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對本企業具有儲存和查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄；是維護氟有企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。
第四條氟有企業對本企業檔案依法享有所有、使用和依據國家法規進行處置的權利，並有保護檔案的義務。
第五條氟有企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，在企業內實行集中統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便於企業各方面利用的原則。
第六條縣以上地方人民政府檔案行政管理部門負責對本區域氟有企業檔案工作的監督和指導，制定相關業務規範和技術標準。
第二章檔案機構與人員
第七條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監督、指導本企業所屬機構（含機構）的檔案工作。
第八條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，應具備檔案專業知識，並經過檔案管理專業培訓，熟悉企業職能任務，並保持相對穩定。
第九條企業各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第三章檔案材料的形成與歸檔
第十條氟有企業紙質檔案材料的歸檔範圍，主要有以下幾方面：
（一）黨群類：包括黨務、工會、青年團、婦女、紀檢、商會、協會、群眾團體等方面形成的檔案材料；
（二）行政管理類：包括行政管理、勞動人事、後勤福利、外事工作、員工聘用、解聘、工資管理、安全保衛、社會保障、勞動者維權以及法律、法規、規章制度、章程等方面的檔案材料；
（三）經營管理類：包括氟有經濟實體設立、變更、破產、出資證明、驗資證明、股權證明、經營決策、企業、計劃、統計、資產管理、商務合同、產品銷售、經營信譽、清產核資、財務管理等方面的檔案材料；
（四）生產技術管理類：包括生產管理、技術引進、技術革新、能源管理、計量、環保、企業資訊化建設、標準化、質量管理等方面的檔案材料；
（五）產品類：包括產品設計、製造、工藝、工裝、檢測、鑑定、評優、質量管理、認證等方面的檔案材料；
（六）科學技術研究類：包括新開發的專案建議書、可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結、鑑定、推廣應用、專利技術轉讓、技術革新檔案、圖紙、科研專案的報獎、推廣應用等方面的檔案材料；
（七）基本建設類：包括土地、房屋證明、基建專案設計、施工、監理、竣工驗收、投入使用、維修、改擴建等方面的檔案材料；
（八）裝置儀器類：包括購進裝置儀器的全套隨機檔案、安裝除錯、檢查維修、裝置臺帳等方面的檔案材料；
（九）會計檔案類：包括財務報表、帳簿、憑證、財務報告、審計等方面的檔案材料；
（十）職工檔案類：包括幹部職工、離退休人員、死亡人員、職工鑑定、考核、獎勵與處分、技能評定、工資、保險、福利等方面的檔案材料；
其他載體歸檔範圍：
（一）電子檔案；
（二）錄音帶、錄影帶；
（三）獎盃、獎狀、錦旗、證書；
（四）照片。
第十一條凡歸檔的檔案材料，必須字跡工整，影象清晰，簽字等手續完備，便於長期儲存。
第十二條歸檔時間
（一）各項管理方面的檔案材料，在形成的次年六月底前組成保管《平江縣氟有企業檔案管理暫行辦法》，由產生檔案的職能部門負責人審定簽字後歸檔；
（二）產品、裝置、基建、科研等方面的檔案材料，在任務完成後或告一段落時組成保管單位，由專案負責人簽字後歸檔；
（三）產權方面的檔案材料，在工作進行完畢或檔案正式生效後歸檔；
（四）會計核算方面的檔案材料，由財會部門整理立卷，保管一年後向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十三條建立檔案材料的形成、積累、整理和歸檔制度，並列入管理工作程式，列入企業有關部門的職責範圍和有關人員的崗位責任制。
第十四條檔案人員應參加產品試製定型、創優、科研成果鑑定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收、裝置開箱驗收等活動，指導、監督檔案材料歸檔工作。
第十五條企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的檔案材料，按照歸檔範圍的規定，及時交檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十六條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑑定、銷燬及圖紙更改補充等管理制度。
第十七條編制檔案及其有關圖書、資料、資訊等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善資訊查詢體系。
第十八條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對智慧財產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理。
第十九條開發檔案資訊資源，實行檔案、有關圖書資料和資訊一體利用，為改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案資訊服務；積極配合技術部門參與資訊市場和技術市場交流。
第二十條企業檔案現代化應與企業資訊建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第二十一條企業提供利用、公佈檔案，不得侵犯國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第五章氟有企業檔案的歸屬與流向
第二十二條氟有企業檔案由本單位妥善保管，原則上不向國家檔案館移交。
氟有企業可託當地國家綜合檔案館代管其檔案，接受託的國家綜合檔案館可按約定收取整理、鑑定、保管等所需的費用。
第二十三條氟有企業解散、破產時，其檔案可以向國家綜合檔案館寄存、捐贈或轉讓。
第二十四條外商投資企業終止、解散後，中外合資經營企業、中外合作經營企業的檔案交由原中方合資、合作者妥善儲存，或向當地國家綜合檔案館移交。除法律法規另有規定外，外商資企業的檔案應留在中國境內，向當地國家綜合檔案館移交。
第六章獎勵與懲罰
第二十五條企業對管理、保護和開發利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應當予以表揚和獎勵；企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成檔案材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱慝和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依據《檔案法》進行處理。
第二十六條違本辦法，有下列行為之一的，由縣級人民政府檔案行政管理部門給予警告，並對該氟有企業及相關責任人員依法給予行政處分或罰款；構成犯罪的，依法追究刑事責任；
（一）擅自提供、抄錄、公佈屬於保密範圍的檔案的；
（二）明知本單位儲存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；
（三）塗改、偽造檔案的；
（四）向外國人和外國組織出賣或者贈送涉及國家利益、人民生命財產安全，對國家和社會具有現實和長喳用價值的檔案；
（五）擅自非法攜帶檔案及其複製件出境的。
第二十七條當事人對行政處罰不服的，可依法申請行政複議或提起行政訴訟。
第七章附則
第二十八條各氟有企業行政管理部門可根據本辦法，結合本企業實際情況，制定實施細則。
第二十九條本辦法由平江縣檔案局負責解釋。
第三十條本辦法自20xx年7月1日起執行。
1、檔案材料的歸檔範圍和保管期限應執行《文書檔案保管期限表》。凡上級部門有關學校的檔案、資料、照片、聲像等均屬學校文書立卷範圍。任何部門和個人不得以任何理由佔為己有。
2、凡本校各部門的檔案每月歸檔一次，每學期清理一次，分別歸入平時分類櫥內。分類櫥內列出若干條目，上級條目按發文單位，本極條目按內容專題。
3、歸檔的檔案必須成套、系統、齊全、完整，能準確反映本部門活動的起初情況和歷史過程。歸檔時必須與收文簿核對，記好歸卷號，對號入座，便於平時利用和年終立案。
4、文書檔案每年八月底前為上年度檔案立卷時間，八月底為結束時間。凡涉及到教學檔案的按學年度歸檔，會計檔案在當年整理立卷後，由財會部門儲存一年再向綜合檔案室移交。
5、立卷歸檔範圍：上級機關下發的決定、指示、通知、通報和計劃、總結、批轉的檔案材料；本單位制定的計劃、規劃、總結、報告黨政會議記錄等材料；本單位黨、政、工、少先隊的計劃、總結等總要材料；本單位的組織機構，人員編制、人事記錄、獎懲、黨團職工註冊報表等；本單位職工錄用、轉正、定級、調資、離退休、撫卹死亡等材料；財會、科技檔案。
第一章擬建立的規章制度
一、擬建立的公眾管理制度包括業主臨時公約、業主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施裝置維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衛生管理須知、招牌廣告及公共場地、牆壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。
根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。
注:《鳳凰城業主臨時公約》建議稿附後。
二、擬建立的內部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、檔案管理制度、員工基本規範、通訊裝置管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。
詳細內容此處略。
三、擬建立的質量手冊及程式檔案包括質量手冊、檔案控制程式檔案、質量記錄程式檔案、管理評審程式檔案、人力資源程式檔案、合同評審程式檔案、物業接管程式檔案、服務設計開發程式檔案、採購程式檔案、入住管理程式檔案、內部稽核程式檔案、不合格程式檔案、資料分析程式檔案、糾正防措施程式檔案等。
詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊包括各級崗位職責工作手冊、社群文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的徵求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施裝置工作手冊、給排水設施裝置工作手冊、電梯設施裝置工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。
詳細內容此處略。
五、擬建立的質量記錄檔案因數量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業檔案建立的內容檔案建立的.內容包括:業主入夥資料;
客戶家庭資料;
客戶聯絡電話:包括:正常情況下的聯絡電話和緊急情況下的聯絡電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等;
客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;
客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;
客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見徵詢、統計記錄等。
二、物業檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入夥以後逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯絡方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
1、客戶檔案的收集設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。
資料收集堅持內容豐富的原則。
在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入夥時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權籍資料管理從客戶入夥開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便於查閱。
管理和使用好權籍資料,動態反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。
3、客戶檔案的整理各個業務範圍上收集到的資訊資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便於查閱。
4、客戶檔案的歸檔鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。
物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯絡,將資料分類有序地儲存,並輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記後方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。
客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
一、各教學點要明確一位副校長分管檔案工作，由校辦公室或教導處具體負責。應建立綜合檔案室和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能力強、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，並保持相對穩定。
二、各校要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職員工範圍和考核獎懲制度。
三、學校形成的全部檔案室或檔案人員的主要任務：
1、負責本單位文書、教學、學籍、會計、科技檔案材料的收集、整理、保客、統計、利用和鑑定銷燬工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的檔案材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的檔案材料。
學籍檔案：是指學校對學生進行管理中形成的材料。
會計檔案：是指學校財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
科技檔案；是指學校的基本建設、生產、科研等方面形成的'材料。
2、凡學校工作中形成的具有儲存價值的檔案材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和裝置、儀器檔案材料均在工作結束後和裝置、儀器安裝試用後立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和下理結果。
6、卷內檔案排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的
檔案材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆（DA型除外）和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內檔案內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正揩字填寫，字跡工整清潔。
8、檔案材料歸檔後，檔案人員應本著便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。
六、學校檔案的檔案工作與安全保密。綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專（兼）職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
七、借閱制度。
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。
3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。
八、檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作需要編制人事記、組織沿革、基本情況數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工具和參考資料，為提供利用檔案創造條件。
九、檔案室每年“歸檔月”結束時，應及時將所立案卷情況、庫房面積、檔案裝置、管理人員情況按市、縣（區）教育局的要求進行統計上報。
十、學校檔案的鑑定與銷燬。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定。
認真做好檔案的鑑定工作。對超過保管期限，失去儲存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，防止失密。
1.目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司與安全生產有關的檔案檔案的管理。
3.職責
3.1.安全檔案檔案由公司行政管理部對安全檔案的管理，並負責監督檢查和考核。
3.2.公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理檔案檔案的收集、歸檔和保管。
4.內容
4.1.安全生產檔案檔案內容如下：
4.1.1.國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
4.1.2.上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
4.1.3.公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
4.1.4.安全生產工作計劃、總結、報告等。
4.1.5.各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
4.1.6.供應商、承包商相關材料。
4.1.7.安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
4.1.8.安全、職業衛生評價報告。
4.2.歸檔流程
4.2.1.檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
4.2.2.應根據檔案資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
4.2.3.公司在每年2月底前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存。
4.2.4.各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內檔案資料目錄。
4.2.5.不同價值，不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷。
4.3.檔案保管
4.3.1.檔案應入櫃上架，科學排列，避免暴露和捆紮堆放。
4.3.2.應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.4.檔案借閱
4.4.1.檔案資料檔案借閱，必須借閱手續，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續。
4.4.2.借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人;
4.4.3.歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上登出。
4.5.檔案保密制度
4.5.1.檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度;
4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將祕密檔案帶出庫房或給無關人員查閱;
4.5.3.檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中洩漏公司機密;
4.5.4.入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還;
4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，並經領導批准方可進行;
4.5.6.嚴禁向廢品收購單位出賣檔案檔案資料，銷燬檔案必須嚴格遵守鑑定銷燬制度;
4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閱制度，注意保密;
4.5.8.進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。
4.6.檔案儲存年限
文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
4.7.檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經公司行政管理部領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。
5.本制度自下發之日起執行。
一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本機關各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散儲存。
二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到資料準確、詳實。
三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。
四、檔案的銷燬、保密、解密，由本局檔案鑑定小組提出意見。銷燬過期檔案，應登記造冊，經領導人批准簽字，報上級業務部門備案，同意後方可銷燬。
五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續，當面清點，用後及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和複製。
六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。
為切實加強我單位系統內人事、檔案檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進行分類、整理、保管，結合本單位實際，特制定以下制度：
一、檔案工作職責
1、蒐集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；
2、收集鑑別和整理檔案材料；
3、辦理檔案、材料的`查閱、借閱和傳遞；
4、登記幹部職工職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供檔案、材料情況；
6、做好檔案、材料的安全、保密、保護工作；
7、調查研究檔案、材料工作情況，制定規章制度，搞好檔案材料的業務建設和指導；
8、推廣、應用檔案、材料現代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交永久、長期檔案、處理短期或不予立檔的材料；
10、辦理其他有關事項。
二、檔案管理工作人員守則
1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；
2、檔案管理單位人員根據規定，確定是否應提供材料；
3、凡查閱檔案利用單位應派中共正式黨員幹部到保管單位查閱室查閱。
4、檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管領導批准，並嚴格登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
5、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
6、嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得擅自向外洩露檔案內容，不得擅自拍攝、複製檔案內容。
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