為加強幹部檔案業務建設，提高幹部檔案工作水平，根據中共中央組織部、國家檔案局頒佈的《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我省幹部檔案工作情況，特制訂本細則。
一、幹部檔案管理體制、機構和職責
（一）幹部檔案管理體制：
幹部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的幹部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理幹部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業單位的幹部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或幹部檔案很少的單位，其幹部檔案由上一級單位管理幹部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其幹部檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。
（二）幹部檔案工作機構：
地、市、縣（市、區）委組織部和省直單位要建立幹部檔案工作機構，負責對本地區、本部門、本系統的幹部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職幹部，地、市委組織部要配備業務指導人員，縣（市、區）委組織部和省直有業務指導任務的單位，也要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理幹部檔案的單位和企事業管理幹部檔案的單位，根據上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以幹部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
（三）幹部檔案管理部門的職責
1、保管幹部檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部檔案材料；
3、辦理幹部檔案的查閱、借閱、轉遞和統計；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部檔案的安全、保密保護工作；
7、調查研究幹部檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部檔案的業務建設和業務指導；
8、推廣、應用幹部檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他的關事項。
二、幹部檔案管理範圍
(一)在職幹部檔案的管理：
1、在職幹部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；
2、縣級以上協管幹部的單位，可管理協管幹部檔案的副本；
3、軍隊幹部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方幹部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；
4、幹部檔案管理人員及其在本管理範圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；
5、不管理幹部檔案的幹部所在單位組織人事部門，根據工作需要可複製幹部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨幹部調動而轉遞，幹部調出後，原單位可自行銷燬。
(二)退(離)休幹部檔案的管理：
幹部退(離)休以後，其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡幹部檔案的管理：
1、省委管理的幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，移交省檔案館儲存；
2、其他幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，省直單位的，移交省檔案館儲存；地市以下單位的，移交同級檔案館儲存。
(四)其他幹部檔案的管理:
1、幹部辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)後，未就業的其檔案仍由原管理部門保管。另就業的，其檔案轉至有關的幹部檔案管理部門或人事部門所屬的人才流動服務中心保管，不得轉給民辦單位保管；
2、幹部被開除公職以後，未就業的，其檔案由原管理部門保管；另就業的，其檔案轉給有關的人事部門保管。凡通過勞動部門就業的，其檔案由有關的勞動部門保管；
3、幹部在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由原管理部門保管。刑滿釋放和解除勞教以後，重新安排工作的，其檔案由有關的人事部門或人事部門所屬的人才流動服務中心保管。凡通過勞動部門就業的其檔案由有關的勞動部門保管；
4、幹部出國不歸、失蹤、逃亡以後，其檔案由原管理部門保管。
三、幹部檔案材料的收集、鑑別與歸檔
(一)幹部檔案材料的收集
為了使幹部檔案能夠適應幹部工作的需要，要經常通過有關部門收集幹部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映幹部德、能、勤、績的材料，充實檔案內容。
1、收集歸檔的範圍：
(l)幹部調配(轉業安置)、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表(如干部履歷表、履歷書和教師、職工、醫務人員、軍人登記表等)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑑定、幹部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料，退(離)休審批表和軍隊轉業幹部審批表；
(2)錄用和聘用幹部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用幹部合同書、政審(考核)材料、續聘審批表、解聘辭退材料；
(3)辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現情況的鑑定材料；
(4)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會， 以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料；
(5)辦理幹部工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決 待遇問題的批覆材料；
(6)國民教育、成人教育和幹部培訓工作中形成的學生(學員) 登記表、學習成績登記表、畢業登記表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑑定材料；
(7)評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術職務任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、套改和晉升專業職務(職稱)審批表；
(8)更改幹部的姓名、民族、年齡、國籍、人黨人團時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批覆及所依據的證明材料
；
(9)黨團組織建設中形成的材料：已批准轉正的中國共產黨入黨志願書、入黨申請書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料，黨員登記表、個人總結、不予登記的決定、組織審批意見及依據的材料，民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表、優秀黨員事蹟及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；共青團入團志願書、申請書、團員登記表，優秀團員事蹟材料，退團材料；加入民主黨派的有關材料；
(10)幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人對結論的意見、檢查交待或說明的材料，以及作為依據的調查證明材料；甄別、複查結論(意見、決定)、調查報告、批覆及有關的主要依據材料；
(11)表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、先進模範事蹟、嘉獎通報材料；
(12)組織佈置填寫的履歷、自傳、組織鑑定、自我鑑定材料；
(13)紀律檢查、監察和行政管理等工作中形成的處分決定（免予處分的意見）、記過材料、查證核實報告、上級批覆、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料，通報批評材料。法院審判工作形成的判決書、複查甄別報告、決定、上級批覆材料；
(14)幹部的創造發明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發表的)等目錄；
(15)體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料；
(16)辦理幹部喪事活動中形成的悼詞(生平)，報紙報道的訊息、訃告，非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書，幹部死亡報告表；
(17)其他可供組織參考的有儲存價值的材料。
2、收集歸擋的方法：
(1)省委組織部可根據工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地佈置填寫幹部履歷表，做鑑定、寫自傳等，並及時將這些材料補充進幹部檔案。
(2)各級黨和國家機關、人民團體、企事業單位的有關部門，要建立主動送交幹部檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的幹部檔案材料送交有關幹部檔案管理部門歸檔。
(3)幹部檔案管理部門要訂閱有關報刊，經常瞭解和掌握形成幹部檔案材料源的資訊，溝通渠道，建立聯絡制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸擋的材料。
(二)幹部檔案材料的鑑別與歸檔：
1、幹部檔案材料的鑑別工作，是幹部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的儲存價值，確定其是否歸入幹部檔案的工作。
2、鑑別歸檔材料，必須根據中央有關檔案的精神，以《幹部檔案工作條例》和《關於幹部檔案材料收集歸檔的暫行規定》等有關規定為依據，嚴肅認真地進行。
3、鑑別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其儲存價值，確定材料是否歸入檔案。
4、鑑別歸檔材料的具體做法：
(1)判定材料是否屬於所管幹部的材料及應歸入幹部檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬於幹部檔案內容和重複多餘的材料，應清理出來。對其中有儲存價值的檔案、資料，可交文書檔案或轉有關部門儲存。不屬於規檔範圍的材料，不得擅自歸檔。不屬於幹部檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要儲存的，退給本人。無儲存價值又不宜退回本人的材料，必須詳細登記，並報請主管領導批准銷燬。
(2)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批覆、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批覆、個人檢討或對處分的意見等。上述材料，屬於成套的，必須齊全。每份歸襠材料，必須完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清註明後再歸檔，凡是查不清楚或物件不明確的材料不能歸檔。
(3)審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑑定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織註明經過本人見面， 任免呈報表須註明任免職務的批准機關、批准時間和文號。出國、出境審批表，須註明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，要及時通知形成部門補送和補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理。
(4)鑑別中發現涉及幹部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入幹部檔案，應交有關組織處理。
(5)鑑別時，發現檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記並收集補充。
5、凡屬於應歸入幹部檔案的材料，均應按照幹部檔案整理工作的要求，進行整理立卷。
6、幹部檔案材料必須統一使用“十六開”規格的辦公用紙，左邊留出2.5釐米裝訂線。不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水和複寫紙書寫，不得使用影印件。
四、幹部檔案的整理
幹部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個幹部的檔案材料，進行鑑別、分類、排序、編目，技術加工和裝訂成卷，並在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。
(一)幹部檔案整理工作的要求：
1、整理幹部檔案，須做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
2、整理幹部檔案，事先要收集好乾部檔案材料，並備齊卷皮、 目錄紙、分類紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和裝置。
3、整理幹部檔案的人員，必須努力學習黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理幹部檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。
(二)幹部檔案的內容：
各級組織、人事部門對所管理幹部都要建立幹部檔案。幹部檔案分為正本和副本，副本根據工作需要建立。
1、幹部檔案正本由歷史地、全面地反映幹部情況的材料構成。 內容及其
分類：
第一類 履歷材料；
第二類 自傳材料；
第三類 鑑定、考核、考察材料；
第四類 學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓||結業成績表和評聘專業技術職務、成績、審批材料)；
第五類 政治歷史情況的審查材料(包括甄別、複查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)；
第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；
第七類 獎勵材料(包括科學技術和業務獎勵、英雄模範先進事蹟)；
第八類 處分材料(包括甄別、複查材料，免於處分的處理意見)；
第九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、 退職材料及各種代表會代表登記表等材料；
第十類 其他可供組織上參考的材料。
2、於部檔案副本是幹部檔案正本主要材料的複製件。幹部檔案副本的具體內容，由正本中以下主要材料的複製件(或重複件) 構成
第一類的近期履歷材料；
第三類的主要鑑定、幹部考核材料；
第四類的學歷、學位和評聘專業技術職務的材料；
第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、複查結論)材料；
第七類的獎勵材料；
第八類的處分決定(包括甄別、複查結論)材料；
第九類的任免呈報表和工資待遇、出國審批材料。
其他類別如有重複的材料，也可歸入副本。
(三)幹部檔案材料的分類說明：
將經過鑑別的材料按照幹部檔案十類內容的劃分進行認真地分類。
第一類 履歷材料
履歷材料主要指本人填寫的屬於個人經歷和基本情況的表格材料。
1、幹部履歷表(書)、簡歷表；
2、幹部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料；
3、部隊轉業幹部的檔案中合訂的"履歷書"應拆開按履歷、自傳、鑑定、政歷問題結論四個部分，分別歸入一、二、三、五類。其第一類履歷部分可包括本人履歷、家庭情況，愛人情況、社會關係，軍銜等級登記表；
4、黨、團員幹部登記表、簡歷表；
5、後備幹部登記表(提升後歸入本人檔案)。
第二類 自傳材料
1、凡由本人撰寫的敘述本人經歷、思想變化過程以及交待家庭情況、社會關係等內容的材料，均屬自傳或自傳性的材料；
2、在審幹中，組織上讓本人寫的交待本人經歷、家庭情況、社會關係等內容的材料應歸第五類； 3、帶自傳或履歷的簡歷表，以自傳為主的，歸入此類。
第三類鑑定、考核、考察材料
1、鑑定是指本人工作、學習、勞動一個時期或工作調動以及參加臨時工作結束時本人寫的優、缺點總結和組織上做的評語。如： 幹部鑑定、學員鑑定、學生畢業鑑定、工作鑑定、勞動鑑定、社教鑑定、組織正式出具的鑑定性的幹部表現情況材料作為幹部調動依據的正式考察綜合材料；
2、考察材料是指組織上根據某種工作需要，對幹部的歷史、現實德、才表現在一定範圍內進行的全面考察瞭解形成的綜合性材料.(幹部任免工作中形成的綜合性考察材料隨幹部任免呈報表歸入第九類)；
3、考核材料是指組織上在一定時期，按照一定的要求對幹部本人的德、才表現進行全面瞭解考察所整理的材料。如：組織、人事部門年終對幹部考核所形成的幹部考核登記表，幹部考核和民主評議的綜合材料。
第四類 學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料)
1、學歷、學位、學績和培訓情況的材料指：
(1)報考高等院校及中等專業學校學生登記表、審查表、畢業登記表、成績表；各級黨校、各類培訓班、進修班學員登記表，學習成績表；初高中畢業生成績表、幹部文化補習登記表、成績表；選拔留學生審查登記表；
(2)教育部門出具的學歷證明(必須是在現有的檔案材料反映不出學歷的情況下，經教育部門認可的學歷證明)；
(3)各大學畢業生學位評定書、晉升學位審批表。
2、評聘專業技術職務材料指：
(1)專業技術職務任職資格申報表，專業技術職務考績材料， 聘任專業技術職務審批表，套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表；
(2)幹部的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。
各種試卷和論文、著作一律不得歸入幹部檔案。
第五類 政治歷史情況的審查材料(包括甄別、複查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)
1、審查幹部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批覆、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、複查結論(意見、決定)、調查報告、批覆及有關的依據材料；
2、入黨、入團、參軍、出國等政審材料；
3、"文革"前主要社會關係政治歷史情況的證明以及有關問題過去檔案中有記載現已平反的證明；
4、有組織審查結論意見的調查表、審查表，階級關係登記表等材料；
5、政治歷史問題與違紀錯誤混同一起的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類。凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類；
6、更改幹部的人黨、人團、參加工作時間、年齡、民族、國籍的組織審查意見，上級批覆以及所依據的證明材料；
7、關於人伍時間的批註。
第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料
1、入黨、人團志願書、申請書、轉正申請書(如申請書份數較多的，一般放1一2份系統的)；
2、取消預備黨員資格的組織意見，延長入黨預備期的有關材料；
3、中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料；
4、民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料；
5、退團材料；
6、加人民主黨派的有關材料；
7、開除黨籍、團籍處分的材料可按政歷問題或違紀案件分別歸人五類或八類，其入黨人團志願書仍放在第六類，但需在封面註明“×年×月×日經××黨委(團委)批准開除出黨(團)”的字樣。
第七類 獎勵材料(包括科學技術業務獎勵、英雄模範先進事蹟)
1、創造發明事蹟獎勵材料；
2、各種科學技術業務獎勵材料；
3、各級組織授予勞動模範、先進工作者、優秀黨員、三八紅旗手、新長征突擊手、戰鬥英雄等稱號的審批表(授獎決定)和事蹟材料；
4、立功受勳材料；
5、嘉獎、通報表揚等材料。
第八類 處分材料(包括甄別、複查材料、免於處分的處理意見)
1、幹部違犯黨紀、政紀、國法所受的處分決定(免於處分的處理意見)、查證核實報告，上級批覆，本人對處分的意見和檢查、交待材料；
2、通報批評材料；
3、甄別、複查報告、決定，上級批覆及本人意見；
4、原定右派經複查改正後有關的改正結論、報告、改正的依據材料及原定右派的決定、因右派而受降職、降薪、開除黨籍等處分的材料；
5、反右傾鬥爭受處分後經甄別平反，其甄別平反材料；
6、“文革”中犯有嚴重錯誤或經審查已定為“三種人”的結論(決定)、上級批覆、報告及本人檢查材料；
7、“文革”中犯有一般性錯誤的上級批覆、決定(報告)、專題考察材料、主要證明材料；
8、經過核查記錄在案材料；
9、法院審判工作形成的判決書等。
第九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料
1、幹部工資級別登記表、職務工資變動登記表、幹部調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；
2、幹部任免呈報表(包括考察材料)，一般幹部評定職級審批表；錄用和聘用審批表，聘用幹部合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；招工、人伍(兵役登記表)審批表；複員軍人登記表、軍隊轉業幹部審批表，軍銜審批表；以工代幹轉幹人員審批表，民辦教師轉正審批表；退(離)休人員提高待遇審批表，退(離)休、退職人員審批表；
3、出國、出境人員審批表；
4、黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。
第十類 其他可供組織上參考的材料
有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；幹部逝世後報紙報道的訊息或訃告、悼詞(生平)、幹部死亡報告表、非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。
(四)幹部檔案材料的排序與編目：
l、檔案材料的排序
每類幹部檔案材料，都要根據材料內容的內在聯絡和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。排序的基本方式：
(l)按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。
(2)按檔案材料內容的主次關係排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排序為：上級批覆、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告、證明材料(根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列)，本人檢討或交待材料等。有甄別、複查、平反結論的應分別排在原結論的前面。不同問題分別作了結論的，可將每個問題的有關材料排在一起。同一問題多次審查的，應將每次審查形成的材料排在一起，並將最後一次審查的全部材料排在最前面，其餘材料按形成時間順序排列。
(3)第六類 為便於補充材料，排列順序是：入團志願書、人團申請書、退團材料；加人民主黨派材料；入黨志願書、入黨申請書、 轉正申請書、延長預備期材料。其他黨員材料(如：黨員登記表、民主評議黨員登記表等)按時間順序依次排列。
(4)第九類 按檔案材料性質和時間順序相對集中排序：
第一項 工資情況材料；
第二項 任免材料(指檔案材料的分類說明中第九類第2條內容)；
第三項 出國、出境材料；
第四項 其他材料(指檔案材料的分類說明中第九類第4條內容)。材料排序後要用鉛筆在每份材料第一頁的右上角註明類號和順序號。如第一類第四份材料可寫為“1一4”，第九類第二項第三份材料可寫為"9－2－3"。
2、檔案材料的編目
每卷幹部檔案必須有詳細的檔案材料目錄，目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。具體要求：
(1)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫，每類(每項)目錄之後，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。類號用漢字碼，順序號用阿拉伯數字(每類每項目錄上的類號和順序號要與材料上的類號、順序號相一致)。
(2)根據材料題目填寫"材料名稱"。無題目的材料，應擬定題目。證明材料寫明何人證明的材料。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以註明。填寫目錄不得以點代字。
(3)材料形成時間。材料形成時間要填清年、月、日，沒有時間的要儘量查明。一份材料有幾個時間的，本人填寫的材料以本人簽字為準；經組織審查或整理的材料以最後的批准時間為準；複製的檔案材料，採用原材料的形成時間。
(4)填寫材料份數。以每份完整的材料為一份(包括附件)，除有原件附複製的材料填寫兩份外，其它一律填一份。
(5)填寫材料頁數。材料頁數的計算，採用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫；無頁碼標記的材料，每單面為一頁，封面封底不計算頁數(需用鉛筆在材料的下角註上頁碼)，空白紙可剔除。
(6)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄，也不準勾抹、塗改、貼上目錄。目錄填寫後，要檢查核對，做到準確無誤。
(五)幹部檔案材料的複製與技術加工：
l、材料的複製
(l)檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救 材料，一般可採用修復、影印、列印、抄寫等方法。凡列印、抄寫的材料，必須認真細緻核對無誤，註明複製單位和日期。隨原材料一同裝人卷內。
(2)建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將複製件存副本，其原件必須存入正本。
2、技術加工
為便於裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：
(l)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化鏽毀材料；
(2)對已破損、卷角、折皺的材料，進行裱糊。裱糊時注意不要損壞原件的字跡和印章；
(3)對小於16開規格或紙質次的檔案材料，應粘在襯紙上，紙張過小而頁數多的材料，應將每頁攤開粘在襯紙上；
(4)對超出16開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行摺疊。摺疊時，要根據材料的具體情況，採用橫折疊、豎摺疊，橫豎交叉或梯形摺疊等辦法。摺疊後的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便於展開閱讀；
(5)裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標準、破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；
(6)一份材料未裝訂在一起的，要縫在一起並加裝訂邊；
(7)一般不要把一類或幾份材料縫在一起；
(8)材料右上角原有的類號、順序號、頁碼等要做處理。鉛筆寫的要擦掉；
(9)裱糊用的襯紙，必須採用韌性較好的白紙，襯紙的大小要與檔案目錄紙相一致；
(10)裱糊可採取縫紉或化學膠水、漿糊貼上的辦法，膠水和漿糊必須能防蟲蛙、防腐蝕，裱糊時要防止折皺，裱糊後的檔案材料要壓平涼幹，不得在陽光下暴晒或使用高溫燙烤；
(11)裱糊方法可採用單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形託裱、膠紙貼上等。
(六)幹部檔案的裝訂與驗收入庫：
每個幹部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂後的檔案，目錄一律放在卷首(幹部職務變動登記表、工資變動情況登記表放目錄之後，此表不填寫目錄)，材料排列順序要與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用。具體做法：
1、將目錄與材料核對無誤；
2、把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四邊整齊，條件較差的左、右、下邊也要整齊。裝訂後，卷內材料不準超出卷皮；不準用刀切邊，以防切掉文字；
3、材料一律正裝。即：橫寫的材料名稱在上；豎寫的材料名稱在右；
4、幹部檔案五類、八類材料過多的，可單獨裝訂成卷。每卷都要按類別、內容填寫目錄，並在第一卷目錄中註明“五類或八類另裝成卷”；
5、一律使用《幹部檔案工作條例》附件一規定的標準幹部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規範的簡化字代替；
6、幹部檔案整理裝訂成卷後，必須進行認真細緻的檢查，經驗收合格後，方能入庫；
7、幹部檔案的整理工作，均應按本細則要求進行。
(七)幹部檔案整理工作的注意事項：
幹部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》和幹部檔案工作的有關規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的祕密。
l、在整理檔案時，嚴禁吸菸，以確保檔案的安全；
2、不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料，
3、不得擅自處理或銷燬檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批准後分別情況予以處理；
4、在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔 案材料和洩露幹部檔案內容。
五、幹部檔案的保管與保護
根據安全保密、便於查詢的原則要求，對幹部檔案應嚴密、科學地保管。
(一)為確保檔案的絕對安全，幹部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案櫃。庫房面積每手 卷不少於20-25平方米，庫房內應設定空調、去溼、滅火等裝置。
(二)庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查，要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、溼度(要 求：溫度14℃-24℃，相對溼度45-65%)，庫內不準存放無關物品。
(三)無關人員不得進入檔案庫房。庫房內嚴禁吸菸，更不準明火進人庫房。
(四)幹部檔案管理部門，要設定專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。 不得在庫房內閱檔或辦公。
(五)保管幹部檔案，應建立登記和統計制度。每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決。
(六)幹部檔案管理工作所需必要的裝置和業務經費，要單獨立項，列人本地區本部門預算統籌解決。各級黨委、政府有關職能部門要給予支援。所撥專款不得挪作它用。
（七)幹部檔案管理部門，要經常檢查檔案保管與保護工作，針對存在的問題，提出建議，主管領導要及時採取措施予以解決。如發生失火、被盜，黴變、蟲蛙等問題，要追究有關人員的責任。
(八)要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。
(九)檔案卷皮、目錄和檔案袋(檔案盒)的樣式、規格按規定的標準統一製作。
(十)嚴禁任何個人私自儲存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》的，要依法處理。
六、幹部檔案的提供利用
(一)利用幹部檔案的原則：
1、幹部檔案主要是供黨委和組織、人事部門在幹部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等工作時使用，其他一般不予查閱。幹部親屬入黨、人團、升學、參軍等政審，應由幹部本人所在單位黨組織出據證明材料，調查人不得查閱幹部檔案。編寫黨史、軍史、革命鬥爭史、地方誌和撰寫人物傳記等，一般不得查閱幹部檔案，可直接向幹部本人採訪。如該幹部已經死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷和自傳的有關部分。凡因瞭解幹部的人黨、入伍時間和與他人案件有密切關係，而該幹部已經死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，須查閱其檔案取得證明材料的，要從嚴掌握，經批准後，只能查閱有關材料。
2、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
3、非黨領導幹部和非組織人事部門不予查閱幹部檔案，困工作需要了解幹部的情況時，須經黨委(黨組)負責人同意後由檔案管理部門提供有關情況。
(二)利用幹部檔案的手續：
1、利用單位必須填寫《查閱幹部檔案審批表》，按照查閱幹部檔案規定辦理審批手續。不得憑藉調查證明材料介紹信和行政介紹信查閱幹部檔案。
2、查閱中央管理的幹部檔案，由各地、市委，省直各部、委、辦、 廳(局)黨組，省屬太專院校、企業黨委負責人簽字加蓋黨委(黨組) 印章，報請省委組織部稽核同意後，由省委組織部幹部檔案管理部 門辦理有關查閱手續。
3、查閱省委管理的幹部檔案，由各地、市委，省直各部、委、辦、 廳(局)黨組，省屬大專院校、企業黨委負責人簽字加蓋黨委(黨組) 印章，報請省委組織部稽核同意後，方可查閱。
4、跨省、市、自治區查閱省管幹部的檔案，由省、市、自治區黨委組織部互相聯絡辦理。
5、查閱本單位管理的幹部檔案，必須是本單位管理幹部的部門，查閱時也要健全審批手續和查閱登記。
(三)利用幹部檔案注意事項：
l、到上一級檔案管理部門查閱幹部檔案，必須統一由同級黨委組織部幹部檔案管理部門填寫《查閱幹部檔案審批表》，辦理審批手續.檔案管理部門，要根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。
2、查閱幹部檔案，利用單位應派中共黨員幹部持《查閱幹部檔案審批表》和工作證到保管部門查閱室查閱。檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批准，並嚴格執行登記手續。借用檔案的單位，要嚴格保密，妥善儲存，不準轉借，不準交無關人員和幹部本人翻閱，確保幹部檔案的絕對安全，並限期歸還。
3、查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得洩露或擅自向外公佈檔案內容，違犯者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分，屬於假公濟私者按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。
4、借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝複製檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示幹部檔案主管部門審查批准後才能複製(拍攝)。
(四)各級組織、人事部門，應根據上述原則結合具體情況，對本單位管理的幹部檔案的借閱範圍、批准許可權、登記、歸還手續等作出具體規定。
七、幹部檔案的轉遞
(一)幹部工作調動或職務變動後應及時將檔案轉給新的主管單位。
(二)轉遞檔案應遵守下列規定：
1、幹部檔案應通過機要交通轉遞或派黨員幹部專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶；
2、縣及相當於縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部檔案；
3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，沒有整理的檔案或已整理但存有零散材料的檔案不準轉遞，不得扣留材料或分批轉去。接收單位對轉人的檔案要認真檢查。各級組織人事部門在幹部調動、任免等工作中對呈報的沒有整理的或存有零散材料的檔案，可暫緩研究審批，待原呈報單位將檔案整理後再研究審批；
4、轉遞檔案必須按統一規定的“幹部檔案轉遞通知單”的專案詳細登記，嚴密包封；
5、收到檔案的單位，經核對無誤後，應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回執的，轉出單位應寫信催問，以防丟失；
6、為使幹部檔案能夠隨著幹部調動或職務的變動而及時轉遞，幹部調配、任免工作部門應將幹部調人單位和任免通知及時告訴幹部檔案管理部門，並建立必要的聯絡制度。
(三)嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。對已出現的 “無頭檔案”，應認真查轉。對確屬查不到幹部下落的，凡有儲存價值的檔案材料，可移交幹部原籍檔案館儲存。
八、幹部檔案工作的組織領導和隊伍建設
(一)各級組織、人事部門，應加強對幹部檔案工作的領導，列入議事日程，及時研究工作中出現的問題，切實採取有效措施，解決幹部檔案業務建設中的人員配備、庫房建設及添置必要的裝置和業務經費等問題；不斷改進幹部檔案管理工作，提高科學管理水平。
(二)各級黨委組織部門對同級和下級的幹部檔案工作，在業務上負有監督、檢查和指導的責任。其具體任務是：
1、瞭解幹部檔案工作情況；
2、研究解決幹部檔案工作中的問題，根據中央和省的有關方針、政策制定有關規定和辦法；
3、推廣幹部檔案工作先進經驗；
4、召開幹部檔案工作會議；
5、對幹部檔案工作人員進行業務培訓。
(三)各級組織、人事部門，要注意力日強幹部檔案工作隊伍的建設，選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專(或高中)以上學歷的黨員幹部從事幹部檔案管理工作，並注意對他們的教育和培養，關心他們的工作和生活，充分發揮他們的積極性與創造性。要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統一規定評定專業職務，保持隊伍相對穩定。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應給予表揚和獎勵；對失職者，應視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分。
(四)幹部檔案工作人員在幹部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質和業務素質，必須做到以下要求：
1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；
2、熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，提高業務水平和工作能力，積極為幹部工作服務；
3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得洩露檔案內容；
4、堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事；
5、工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務檔案等交接工作。
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