1.目的作用
公司的文祕檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文祕檔案的管理，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
行政管理部是公司文祕檔案的歸口管理部門，負責文祕檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文祕檔案室的業務領導和工作實務指導。
各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
文祕檔案室是公司對文祕檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
制定或參與制定關於文祕檔案管理方面的規章制度。
協助行政管理部長對各職能部門檔案資料歸檔管理的.指導監督。
負責對永久行文祕檔案向有關檔案機構的移交工作。
總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文祕檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的範圍、內容
計劃性檔案資料
包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
批示性檔案材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、排程記錄等。
法規性檔案
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等檔案;公司內部制定的各類規章制度。
公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
總結性檔案
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、裝置保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文字。
彙報性材料
包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或釋出的各類文書資料等
勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
聲像製品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。
饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
4.檔案資料的立卷歸檔
檔案的收集
凡屬本制度第三條所涵蓋的檔案資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。
業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
各類外來檔案、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部檔案原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。
公司員工應注意隨時收集各種資訊資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。
立卷歸檔的時間
凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務單位的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
立卷歸檔的要求
各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文祕檔案資料，遞交文祕檔案室立卷歸檔。
移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方籤後各執一份。
歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後
還要填寫備考表，註明保管期限。
填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,跡應清楚、準確。
立卷應以本單位形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麵貌。
立卷應以同類問題為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
立卷應把上級檔案於本公司檔案(除請示、批覆外)按保管期限和檔案年限分開立卷。
立卷歸檔後，發現還有需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，並保持其完好無損。
聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文祕檔案的借閱
文祕檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。
各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍得文祕檔案資料。如需查閱非本部門得重要檔案和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閱。
文祕檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、影印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取影印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製檔案應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編
號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。
必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
文祕檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
借閱文祕檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
6.文祕檔案保密要求
檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、祕密三級。
有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。
有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。
對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
檔案管理員丟失或擅自提供洩漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤籤後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。
7.超期檔案的銷燬
對超過儲存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。
經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。
銷燬檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的檔案作為它用，或作廢紙出售。檔案銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上籤。
第一條為了加強城市地下管線工程檔案的管理，保障地下管線安全，充分發揮地下管線檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》等有關法律、法規，結合本市實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用於本市城市規劃區內地下管線工程檔案的管理。
本辦法所稱城市地下管線工程檔案，是指本市城市規劃區內新建、改建、擴建的包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、廣播電視、工業等在內的各類地下管線及相關的人防、地鐵等工程檔案。
第三條市建設行政主管部門負責本市城市地下管線工程檔案管理工作。
市城建檔案管理機構負責城市地下管線工程檔案管理的具體工作，業務上受市檔案行政管理部門的監督與指導。
第四條建設單位在編制建設專案修建性詳細規劃前，應當到市城建檔案管理機構查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得該施工地段地下管線現狀資料。並在申請領取建設工程規劃許可證時，報送規劃行政主管部門。
第五條建設單位辦理地下管線工程施工許可手續時，應當與市城建檔案管理機構簽訂《移交檔案責任書》。
第六條施工單位在地下管線工程施工前應當取得施工地段地下管線現狀資料；施工中發現未建檔的管線，應當及時通過建設單位向建設行政主管部門報告。
建設行政主管部門接到報告後，應當組織相關單位查明地下管線的性質、權屬，責令地下管線產權單位測定其座標、標高及走向。地下管線產權單位應當及時將測量的資料報送市城建檔案管理機構。
第七條地下管線工程覆土前，建設單位應當委託具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術規程》採用gps定位技術進行竣工測量，形成準確的竣工測量資料檔案和管線工程測量圖，並經地下管線產權單位進行確認。
實施監理的地下管線工程，監理單位應當對地下管線工程檔案資料進行審查確認。
對重要的地下管線工程施工中檔案資料的形成，市城建檔案管理機構可進行現場監督檢查，有關部門、單位應當給予配合。
第八條地下管線工程竣工驗收前，建設單位應當提請市城建檔案管理機構對地下管線工程檔案進行專項預驗收，合格後方可進行地下管線工程竣工驗收。
市重點專案的地下管線工程，建設單位應當通知市檔案行政管理部門派員參加預驗收並參加竣工檔案的驗收。
第九條工程測量單位應當及時向市城建檔案管理機構移交有關地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。
對於工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，市城建檔案管理機構不得出售、轉讓。
第十條建設單位在地下管線工程竣工驗收備案前，應當向市城建檔案管理機構移交下列檔案資料：
(一)地下管線工程專案準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工驗收檔案和竣工圖；
(二)地下管線竣工測量成果；
(三)其他應當歸檔的電子檔案、工程照片、錄影等資料。
城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信等地下管線專業管理單位(以下簡稱地下管線專業管理單位)應當及時向市城建檔案管理機構移交地下管線專業圖。
第十一條地下管線專業管理單位應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線工程檔案，及時修改補充到本單位的地下管線專業圖上，並在一個月內將修改補充的地下管線專業圖(含電子和紙質圖)及有關資料向市城建檔案管理機構移交。
第十二條建設單位向市城建檔案管理機構移交的檔案資料應當符合《建設工程檔案歸檔整理規範》和《遼寧省建設工程檔案歸檔整理規範》的規定及其他有關要求。
第十三條地下管線工程竣工檔案必須完整、準確、真實，不得塗改和偽造，並需編制單位負責人簽字蓋章。
第十四條市建設行政主管部門應當會同專業地下管線工程管理部門不定期組織地下管線普查，並對地下管線資訊資料庫進行修正。
本辦法實施前地下管線工程已投入使用的，由市建設行政主管部門組織普查，各專業地下管線工程管理部門予以配合。普查成果經各專業地下管線工程管理部
門確認後，由市城建檔案管理機構統一接收和管理。
各專業地下管線工程管理部門可從市城建檔案管理機構免費查詢本部門管理單位的專業地下管線工程檔案資料。
第十五條市城建檔案管理機構應當繪製地下管線綜合圖，建立地下管線資訊系統，並及時接收普查和補測、補繪所形成的地下管線成果。
市城建檔案管理機構應當依據地下管線專業圖等有關地下管線工程檔案資料和工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時修改城市地下管線綜合圖，並輸入城市地下管線資訊系統。
第十六條市城建檔案管理機構應當建立、健全科學的管理制度，配備專業人員，做好地下管線工程檔案的接收、整理、鑑定、統計、保管、利用和保密工作。
第十七條市城建檔案管理機構應當建立地下管線工程檔案資料的利用制度，積極開發地下管線工程檔案資源，為城市規劃、建設和管理提供服務。
第十八條違反本辦法規定，建設單位未報送地下管線工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，並處1萬元以上10萬元以下罰款；對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員，處單位罰款數額5％以上10％以下罰款；因建設單位未報送地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設單位依法承擔相應的責任。
第十九條違反本辦法規定，建設單位不按期報送地下管線工程檔案資料或者報送的地下管線工程檔案資料不符合規定要求的，由市城建檔案管理機構責令其限期報送；逾期不報送的，市城建檔案管理機構可以委託具備相應資質的單位進行測繪，測繪費用由建設單位承擔。
第二十條違反本辦法規定，地下管線專業管理單位未移交地下管線工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，並處1萬元以下罰款；因地下管線專業管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業管理單位依法承擔相應的責任。
第二十一條違反本辦法規定，建設單位和施工單位未按照規定查詢和取得施工地段的地下管線資料而組織施工，損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。
第二十二條違反本辦法規定，工程測量單位未按照規定提供準確的地下管線測量成果，致使施工時損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。
第二十三條建設行政主管部門實施行政處罰後須報市檔案行政管理部門備案。
第二十四條市城建檔案管理機構因保管不善，致使檔案丟失，或者違反保密制度提供地下管線工程檔案資料的，或者因彙總管線資訊資料錯誤致使在施工中造成損失的，應當依法承擔賠償責任；相關責任人員，由有關部門依法給予行政處分。
第二十五條規劃區以外的地下管線工程檔案管理參照本辦法執行。
第二十六條本辦法自10月1日起施行。
為切實加強我單位系統內人事、檔案檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進行分類、整理、保管，結合本單位實際，特制定以下制度：
一、檔案工作職責
1、蒐集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；
2、收集鑑別和整理檔案材料；
3、辦理檔案、材料的`查閱、借閱和傳遞；
4、登記幹部職工職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供檔案、材料情況；
6、做好檔案、材料的安全、保密、保護工作；
7、調查研究檔案、材料工作情況，制定規章制度，搞好檔案材料的業務建設和指導；
8、推廣、應用檔案、材料現代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交永久、長期檔案、處理短期或不予立檔的材料；
10、辦理其他有關事項。
二、檔案管理工作人員守則
1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；
2、檔案管理單位人員根據規定，確定是否應提供材料；
3、凡查閱檔案利用單位應派中共正式黨員幹部到保管單位查閱室查閱。
4、檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管領導批准，並嚴格登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
5、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
6、嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得擅自向外洩露檔案內容，不得擅自拍攝、複製檔案內容。
一、各撤銷、合併單位要明確一位領導同志分管檔案材料移交工作，加強具體領導。文書處理和檔案人員要堅守崗位，認真負責地做好檔案檔案的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動他們的工作。
二、各撤銷、合併單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個人儲存，不得隨意銷燬、處理，如工作需要，可按規定辦理借閱手續。
對尚未辦理完畢的檔案材料，可移交給有關機繼續辦理，並作為辦理機關的檔案歸檔、儲存。
三、各撤銷、合併單位的檔案材料，應分別不同情況按下列幾種進行移交。
撤銷單位的檔案材料，應移交同級檔案館（室）；
兩個或幾個單位合併為一個單位的，合併前各單位的檔案材料應移交給合併後的單位；
一個單位的工作分別併入幾個單位的，其檔案材料不得分散，應移交給合給其中的一個單位代管，或移交給同極檔案館（室）；
凡撤銷、合併單位的`基建檔案和裝置檔案，則應隨同建築物和裝置，一起移交給使用單位。
四、移交檔案材料時，案卷目錄，案卷檔案目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、檔案彙編等有關資料都應一起移交；存放檔案、資料的櫃架一般也應隨檔案、資料一起移交。
交接檔案材料必須嚴格履手續，有關人員要簽字，以備查考。
五、除歸檔、移交外需要銷燬的文字材料，必須造冊登記，報送機關領導人審查批准後，方能銷燬。銷燬時必須有兩人監銷，並在銷燬清冊上簽名蓋章。
六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專（兼）職人員。
交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等。
1.目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司與安全生產有關的檔案檔案的管理。
3.職責
3.1.安全檔案檔案由公司行政管理部對安全檔案的管理，並負責監督檢查和考核。
3.2.公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理檔案檔案的收集、歸檔和保管。
4.內容
4.1.安全生產檔案檔案內容如下：
4.1.1.國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
4.1.2.上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
4.1.3.公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
4.1.4.安全生產工作計劃、總結、報告等。
4.1.5.各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
4.1.6.供應商、承包商相關材料。
4.1.7.安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
4.1.8.安全、職業衛生評價報告。
4.2.歸檔流程
4.2.1.檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
4.2.2.應根據檔案資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
4.2.3.公司在每年2月底前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存。
4.2.4.各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內檔案資料目錄。
4.2.5.不同價值，不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷。
4.3.檔案保管
4.3.1.檔案應入櫃上架，科學排列，避免暴露和捆紮堆放。
4.3.2.應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.4.檔案借閱
4.4.1.檔案資料檔案借閱，必須借閱手續，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續。
4.4.2.借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人;
4.4.3.歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上登出。
4.5.檔案保密制度
4.5.1.檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度;
4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將祕密檔案帶出庫房或給無關人員查閱;
4.5.3.檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中洩漏公司機密;
4.5.4.入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還;
4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，並經領導批准方可進行;
4.5.6.嚴禁向廢品收購單位出賣檔案檔案資料，銷燬檔案必須嚴格遵守鑑定銷燬制度;
4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閱制度，注意保密;
4.5.8.進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。
4.6.檔案儲存年限
文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
4.7.檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經公司行政管理部領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。
5.本制度自下發之日起執行。
第一章擬建立的規章制度
一、擬建立的公眾管理制度包括業主臨時公約、業主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施裝置維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衛生管理須知、招牌廣告及公共場地、牆壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。
根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。
注:《鳳凰城業主臨時公約》建議稿附後。
二、擬建立的內部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、檔案管理制度、員工基本規範、通訊裝置管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。
詳細內容此處略。
三、擬建立的質量手冊及程式檔案包括質量手冊、檔案控制程式檔案、質量記錄程式檔案、管理評審程式檔案、人力資源程式檔案、合同評審程式檔案、物業接管程式檔案、服務設計開發程式檔案、採購程式檔案、入住管理程式檔案、內部稽核程式檔案、不合格程式檔案、資料分析程式檔案、糾正防措施程式檔案等。
詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊包括各級崗位職責工作手冊、社群文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的徵求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施裝置工作手冊、給排水設施裝置工作手冊、電梯設施裝置工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。
詳細內容此處略。
五、擬建立的質量記錄檔案因數量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業檔案建立的內容檔案建立的.內容包括:業主入夥資料;
客戶家庭資料;
客戶聯絡電話:包括:正常情況下的聯絡電話和緊急情況下的聯絡電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等;
客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;
客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;
客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見徵詢、統計記錄等。
二、物業檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入夥以後逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯絡方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
1、客戶檔案的收集設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。
資料收集堅持內容豐富的原則。
在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入夥時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權籍資料管理從客戶入夥開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便於查閱。
管理和使用好權籍資料,動態反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。
3、客戶檔案的整理各個業務範圍上收集到的資訊資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便於查閱。
4、客戶檔案的歸檔鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。
物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯絡,將資料分類有序地儲存,並輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記後方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。
客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
一、各教學點要明確一位副校長分管檔案工作，由校辦公室或教導處具體負責。應建立綜合檔案室和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能力強、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，並保持相對穩定。
二、各校要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職員工範圍和考核獎懲制度。
三、學校形成的全部檔案室或檔案人員的主要任務：
1、負責本單位文書、教學、學籍、會計、科技檔案材料的收集、整理、保客、統計、利用和鑑定銷燬工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的檔案材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的檔案材料。
學籍檔案：是指學校對學生進行管理中形成的材料。
會計檔案：是指學校財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
科技檔案；是指學校的基本建設、生產、科研等方面形成的'材料。
2、凡學校工作中形成的具有儲存價值的檔案材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和裝置、儀器檔案材料均在工作結束後和裝置、儀器安裝試用後立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和下理結果。
6、卷內檔案排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的
檔案材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆（DA型除外）和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內檔案內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正揩字填寫，字跡工整清潔。
8、檔案材料歸檔後，檔案人員應本著便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。
六、學校檔案的檔案工作與安全保密。綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專（兼）職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
七、借閱制度。
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。
3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。
八、檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作需要編制人事記、組織沿革、基本情況數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工具和參考資料，為提供利用檔案創造條件。
九、檔案室每年“歸檔月”結束時，應及時將所立案卷情況、庫房面積、檔案裝置、管理人員情況按市、縣（區）教育局的要求進行統計上報。
十、學校檔案的鑑定與銷燬。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定。
認真做好檔案的鑑定工作。對超過保管期限，失去儲存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，防止失密。
一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續，閱後直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信並辦理登記手續，在檔案室查閱，不得借出室外。
三、非黨員不得查閱有關黨內檔案。
四、查閱檔案資料時，不準在檔案資料上劃線、圈注、塗改、汙損、拆頁和拆卷。
五、摘抄的材料須用公文稿紙，不得摘在個人筆記本內。
六、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經有關領導批准，方可借閱，但時間不得超過一星期。
前四個要求：高80cm某寬100cm後兩個要求：高100cm某寬40cm每個檔案周圍噴繪“相框圖案”
一、對形成的案卷要編號、填寫案卷目錄，做為查詢利用的工具。
二、要設有專櫃存放，專人管理或兼管。
三、室內要搞好衛生，空氣流通，又防鼠、防蟲措施，做到無塵，無潮溼，無蛀蟲害。
四、檔案櫃要用鐵製卷櫃，保證檔案安全。
五、在管理檔案的人員發生變動時，要及時清點、交接，履行交接手續。
六、對存放已久的檔案，要經常翻閱檢查，發現紙張、字跡蛻變及時補救。
檔案銷燬制度
一、根據檔案的保管期限，將到期的案卷抽出，經核實後認為確無收藏價值，將其銷燬。
二、將即要銷燬的案卷，交檔案管理小組審閱，認為確無儲存價值的當面銷燬。
為加強幹部檔案業務建設，提高幹部檔案工作水平，根據中共中央組織部、國家檔案局頒佈的《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我省幹部檔案工作情況，特制訂本細則。
一、幹部檔案管理體制、機構和職責
（一）幹部檔案管理體制：
幹部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的幹部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理幹部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業單位的幹部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或幹部檔案很少的單位，其幹部檔案由上一級單位管理幹部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其幹部檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。
（二）幹部檔案工作機構：
地、市、縣（市、區）委組織部和省直單位要建立幹部檔案工作機構，負責對本地區、本部門、本系統的幹部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職幹部，地、市委組織部要配備業務指導人員，縣（市、區）委組織部和省直有業務指導任務的單位，也要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理幹部檔案的單位和企事業管理幹部檔案的單位，根據上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以幹部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
（三）幹部檔案管理部門的職責
1、保管幹部檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部檔案材料；
3、辦理幹部檔案的查閱、借閱、轉遞和統計；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部檔案的安全、保密保護工作；
7、調查研究幹部檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部檔案的業務建設和業務指導；
8、推廣、應用幹部檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他的關事項。
二、幹部檔案管理範圍
(一)在職幹部檔案的管理：
1、在職幹部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；
2、縣級以上協管幹部的單位，可管理協管幹部檔案的副本；
3、軍隊幹部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方幹部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；
4、幹部檔案管理人員及其在本管理範圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；
5、不管理幹部檔案的幹部所在單位組織人事部門，根據工作需要可複製幹部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨幹部調動而轉遞，幹部調出後，原單位可自行銷燬。
(二)退(離)休幹部檔案的管理：
幹部退(離)休以後，其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡幹部檔案的管理：
1、省委管理的幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，移交省檔案館儲存；
2、其他幹部死亡後，其檔案由原管理部門保管五年後，省直單位的，移交省檔案館儲存；地市以下單位的，移交同級檔案館儲存。
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