企業如何編寫職務說明書？

在企業組織中，崗位是最基本的構成單位。想把一個企業管好，必須把一個個崗位管理好。崗位管理是一個複雜的體系，其中最基礎的手段就是通過工作分析對崗位進行文字性的界定和說明，也就是我們通常所說的編寫職務說明書。職務說明書，是表明企業期望員工做什麼、員工應該作什麼、應該怎麼作和在什麼樣的情況下履行職責的彙總。在現代化的企業管理中，科學地進行工作分析，能夠確保將整個企業的目標轉化為所有員工的個人目標，使企業的經營壓力轉化為每個員工的工作動力和責任約束。

職務說明書的主要作用

職務說明書主要發揮四個方面的作用：首先，職務說明書清晰地列出了員工的職責範圍，在年初的時候，看看自己的職務說明書，就可以大致瞭解一年的工作目標；第二，職務說明書囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發展得如何，哪些能力還需要進一步提高；第三，職務說明書令上下級關係一目瞭然：誰向你彙報，你又向誰彙報；第四，職務說明書還有利於上級主管對員工進行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現，都可以參考職務說明書的要求。一般來說，員工及其上級主管都必須在員工的職務說明書上簽字，表明雙方都認可說明書的各項條款，這其實就是上下級的溝通過程，溝通好了，可以為後面的工作掃清不少障礙。由於職務說明書具有明確工作職責與許可權、工作目標、工作特點、任職要求等作用，並能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓與開發、薪酬管理等提供依據，它已受到企業重視，併成為現代企業管理的基礎工作之一。

職務說明書的編寫

企業應該把職務說明書的編寫工作作為企業現有崗位的一次大盤點，或者說是一次業務流程的重組，從而明確各崗位的職責與許可權，規範工作流程，以實現科學管理的目的。職務說明書編寫的過程，其實是對企業業務流程重新認識的過程。一套科學、規範的職務說明書能對企業的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據。根據企業的發展戰略來進行組織結構設計，根據組織結構設計來進行職能分解，根據職能分解來做崗位設定，根據崗位設定來做工作分析和崗位研究，最後形成職務說明書。

在開展職務說明書的編寫工作之前，人力資源經理應和高層領導進行討論，使高層領導率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風格。編寫過程中，各部門的主管和員工應積極配合，人力資源部為其提供編寫技術的培訓、指導和稽核。人力資源部可靈活選用問卷調查法、面談法、工作日誌法、實地觀察法等方法，進行認真的工作分析和調查，瞭解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關係、對內對外的聯絡、任職資格等要素。行業的發展、企業的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業編寫出規範的職務說明書後，還應建立起職務說明書的動態管理制度，由專人負責管理更新。

在與高層領導取得共識、進行必要的宣教後，接下來要做的就是崗位資訊的調查。崗位調查是以工作崗位為物件，採用科學的調查方法，收集各種與崗位有關的資訊的過程。崗位調查必須採用科學方法認真進行，確保材料的真實性、可靠性和完整性。崗位調查是職務說明書編寫工作的重要組成部分，只有做好這項工作，職務說明書的編寫才能順利進行。

崗位調查的主要方式

1.面談：就是拿著崗位調查表到現場和從事這個崗位工作的員工進行面對面的交流，瞭解情況。面對面調查的時候，調查者應該做好記錄，詳細把被調查者的原話記下來，回去以後進行分析。特別注意的就是必須記下原話，這樣才能保證獲得的資訊是“綠色資訊”。

2.現場觀測：在現場進行觀測，瞭解這個崗位的工作內容、工作的時間和工作負荷等問題。將現場的情況如實記錄下來，並結合通過其他方法得到的崗位資訊全面分析該崗位的情況。

3.書面調查：給在這個崗位工作的員工發放一個崗位調查表，通過這些調查表進行崗位資訊的收集、整理和分析。書面形式的效果不如面談和現場觀測，因為當面調查的時候被調查者可以提供很多資訊，分析工作能夠更深入或者更能得出準確的結論。但在崗位非常多的情況下，面談和現場觀測會耗費大量的時間和成本。筆者建議對重要崗位用面談和現場觀測的方法，對一般崗位可以採用書面調查的方法。

崗位資訊調查表的內容包括：

（1）工作任務的性質、內容、程式、地點、時間

比如是做什麼工作的，是部門領導還是某一方面的主管，是做研發的還是做銷售的；這些內容裡面哪些比較重要，哪些比較次要；工作經過哪些程式，是怎麼做的；完成這項任務，領導有沒有在時間上的要求等等。

（2）本崗位的責任

這個崗位負哪些責任，哪些負主責，哪些負部分責任，哪些工作只是支援別人。

（3）要求的學歷、經驗、年齡及其他資格和條件

崗位要求什麼樣的任職條件，比如對學歷、經驗、年齡和身體有什麼要求。比如某些崗位女同志做不太適合，要求一定是男性；有些工作一定要求大本以上學歷，或者五年以上的工作經驗等。

（4）工作的應知應會的技能

負責這項工作必須要懂某些方面的知識，比如一定要懂化工或辦公裝置自動化等等。

（5）與公司內部和外部的關係

比如你是某某部門的職員，首先打交道的是部門經理，再上面是分管這項工作的總監或者副總，可能要和營銷部、技術部打橫向交道。對外，比如說要和工商局、技術監督局打交道，這些情況在崗位調查的時候都要摸清楚。

（6）工作環境條件

工作處在一種什麼條件下，特別是對於勞動密集型的企業，比如說港口行業、建築行業、化工行業，可能涉及野外、高空作業或接觸有毒氣體等等。在做崗位分析和評價的時候要考慮這些因素，比如化工行業和接觸有毒氣體的車間的員工除了基本工資還得給與營養補貼。

職務說明書的主要內容

有了崗位資訊以後，我們就可以著手製定職務說明書了，大多數情況下，職務說明書應該包括以下主要內容：

1.工作標識：包括崗位名稱、崗位編號、所屬部門、直屬上級、縱向晉升崗位、橫向輪換崗位、崗位系列、崗位級別。

2.管理幅度：為該崗位所直接管理的人數，它包括直接管理的崗位名稱和人數，也就是直接向該崗位彙報工作的員工人數。

3.崗位目的：簡要說明工作的主要內容，設定此崗位的意義。

4.崗位責任：指該崗位所承擔的責任，著重強調必須完成的任務，一旦發生過失應受到懲罰，責任性質需要加以界定，包括領導責任、全部責任、主要責任和次要責任。

5.崗位許可權：指為完成該崗位工作內容，而賦予該崗位的許可權範圍，包括業務許可權、人事許可權和財務許可權。

6.工作關係：指該崗位與公司內外其它崗位之間的關係，包括與上級、同級和下級的溝通，以及公司外部組織等。

7.任職要求：指對從事該崗位員工的身體素質、教育背景、工作經驗、專業知識、職業資質、工作能力的要求。

職務說明書根據公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明瞭，使用淺顯易懂的文字；內容要越具體越好，避免形式化和書面化；隨著公司規模的不斷擴大，職務說明書要在一定的時間內給予修正和補充，以便與公司的發展保持同步。

職務說明書的編寫誤區

目前有很多企業在完善了職務說明書的工作後，並沒有讓它在企業管理工作中發揮應有的作用。筆者認為，這並不是職務說明書本身的侷限，更多是企業走進了職務說明書編寫的誤區，降低了其在管理中的應用性。那麼。職務說明書的編寫有哪些誤區呢？

1.功能錯位

在談及崗位描述時，很多企業都能捧出一疊厚厚的文案，但細讀後，就會發現，他們並不是職務說明書，而僅僅是崗位職責制。企業的崗位職責制並不是職務說明書。崗位職責制是崗位任職人應該完成的職責，並不能全面反映崗位的資訊，並沒有其行為或工作活動的結果。但是職務說明書則全面反映了崗位和崗位任職人的全面資訊。

2.責任不清

為適應外部競爭環境，許多企業以團隊來設計工作任務，即同一項工作任務需要幾個部門或幾個崗位共同完成，這就出現了職責交叉。正確地處理職責交叉有助於發揮協作效應，取長補短，提高工作效率。但很多企業在撰寫職務說明書時對這些職責交叉的工作沒有明確各崗位的職責許可權，以及對工作結果應承擔的責任，反而導致工作中崗位職責不清、多頭領導，工作中出現問題各部門間又互相推諉，降低了工作的效率。

3.職責重疊

在企業的實際中，對於工作任務性質相同、工作任務量較大的工作，有的崗位不可避免會出現了一崗多人的現象。在崗位描述時是否只需編制一份職務說明書呢？很多企業在描述此類崗位時，採取了簡單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特徵，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務的差別，以及由此導致的對任職人資格要求的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對崗位進行描述，應該採用“一崗一份”說明書的方式，每個任職人持有一份。目前不少企業在開展工作分析時，卻混淆了"工作"和"崗位"這兩個概念。

4.閉門造車

目前，不少企業已經認識到職務說明書的作用，紛紛在企業開展工作分析的工作。但編寫出來的職務說明書卻未真正起作用。有的企業在對工作分析缺乏正確認識的情況下，就盲目隨大流，要各個崗位上的任職人自己編寫職務說明書；有的企業，由人力資源部閉門造車，使描述脫離本崗位的實際，尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀的標準，結果使職務說明書無法在實際工作中使用，成為案頭擺設，只好被束之高閣。

5.不成體系

職務說明書編寫的過程，其實是對企業業務流程重新認識的過程。一套科學、規範的職務說明書能對企業的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據。但是，不少企業的崗位描述都有不完整、誇大職責或縮小職責、任職資格主觀性強等問題。有的為了節約成本，甚至只對關鍵崗位或部門進行崗位描述，導致後續的崗位評價、招聘等工作缺乏客觀、統一的尺度，科學的人力資源管理工作也無從談起。

職務說明書編寫誤區的原因分析

在職務說明書編寫工作中，為什麼會出現這樣的誤區？筆者認為會出現這樣或那樣的誤區的主原因主要以下幾點：

1.為編寫而編寫

目前，在一些企業中，由於管理流程的不規範，或管理者本身的行為不規範等問題，使得企業存在職責不清、工作任務隨意性較大、出現問題互相推諉等管理問題，不少企業只關注職務說明書的結果或形式，使得職務說明書成為現實工作流程的再現。企業職務說明書編寫工作的開展，應該側重於工作分析的過程，把職務說明書的編寫工作作為企業現有崗位的一次大盤點，或者說是一次業務流程的重組，從而明確各崗位的職責與許可權，規範工作流程，以實現科學管理的目的。

2.缺乏專業技術或培訓

職務說明書的編寫是人力資源管理工作的一項專門技術。不少企業由於缺乏職務說明書編寫的專業技能或培訓，所以也存在描述不規範，用語不準確的現象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關於一項工作最終要取得的結果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職人應承擔的責任，所具有的許可權和工作必須達到的目標、規範權責利的關係。但不少企業的職務說明書在描述用語的選擇上，籠統地使“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述過小或者過大。標準的崗位職責描述格式：動詞+賓語+結果。動詞的選擇可參照崗位職責動詞使用規範表；賓語表示該項任務的物件，即工作任務的內容，結果表示通過此項工作完成要實現的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連線。

3.宣傳不到位

職務說明書的編寫應是一個由上而下的過程，涉及到企業各個層面。編寫職務說明書的目的就是要使員工明確自己的工作責任、作用及基本要求等，所以，在編制過程中應得到全體員工的支援和參與。但是不少企業或各級管理者把該項工作作為"作業"來應付，並沒有與員工充分交流，任職人的"反饋"或"確認"環節，所以作用不大；有的由於宣傳不到位、員工不知道職務說明書的作用，有些員工誤認為職務說明書的編寫就是“定崗、定編”這對員工顯然是一種威脅，由此出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使職務說明書變成可有可無的擺設。

4.編寫工作定位不明晰

不少企業把編寫職務說明書的工作定位於優化企業的工作流程，解決多頭領導現象、改善現有的職責劃分等。但是在實際工作中常常會面臨兩難的選擇：是對企業各個崗位工作現狀的描述還是對目標狀態的描述，“是什麼”和“應該是什麼”的問題。若選擇後者"應該是什麼"，則在界定各個崗位職責時必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整，這將導致一部分員工的工作職責和許可權的變動，可能招致抵制的阻力。在這種情況下，企業又轉向了“是什麼”，只對崗位工作現狀進行描述，失去了職務說明書編寫的意義。 因此，職務說明書編寫工作必須定位明晰，即是對崗位目標狀態的描述，並得到管理者高層的認同和支援。

5.職務說明書的管理不及時　

隨著企業經營環境的變化和企業的發展，企業中工作業務流程也在不斷變化，由此部門職責及崗位工作內容與要求也會不斷地發生變化。一般而言，職務說明書應不斷修改，修改的頻率應根據行業的發展和職責的變化情況靈活進行選擇。因此當企業發生重大組織變革和戰略調整時，企業應及時修訂職務說明書。然而，一些企業的職務說明書並沒有隨著企業的發展而變化，使得原有崗位的說明書在新形式下已失去價值，職務說明書的規範和指導作用也難以發揮。

因此，職務說明書的編寫工作應該首先得到管理高層的認可，取得高層對崗位職責“變革”的理解和支援。在員工的積極參與和配合下，逐步分層實施。根據企業發展戰略調整組織結構，根據組織結構確定部門職責。崗位的職責應為部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現即“人人有事做，事事有人做”。根據任務量和工作的要求，將部門的工作任務合理地分解到具體的崗位，確定部門的崗位設定和人員安排，並明確部門內各崗位的崗位職責。企業編寫出規範的職務說明書後，人力資源部應建立職務說明書的動態管理制度，由專人負責管理更新。（於延）

來源：中國人力資源開發網