如何編寫一份實用的“工作說明書”

如何編寫一份實用的“工作說明書”

工作說明書作為組織重要的檔案之一，是對某類職位分工的工作性質、任務、責任、許可權、工作內容和方法、工作環境和條什以及本職務任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程式所獲得的資料，經過歸納與整理，可撰寫成工作說明書。

一、工作說明書主要內容

一般說來工作說明書編寫的過程中無固定的模式．需要根據該企業職務分析的特點、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內容：

1、工作標識

包括工作的名稱、編號、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與稽核人和檔案確認時間等專案。

2、工作綜述

描述工作的總體性質，即列出主要工作的特徵以及主要工作範圍。
應儘量避免在工作綜述中出現籠統的描述，比如“執行需要完成的其他任務”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實際上，—項經常可以看到的工作內容而不被明確而清晰寫進工作說明書，只是用“所分配的其他任務”一類的文字，就很容易成為迴避責任找到一種託辭，這使得對工作的性質以及員工需要完成的工作的敘述出現有意無意的漏洞。

3．工作活動和程式

包括所要完成的工作任務、職位責任、所使用的工具以及機器裝置、工作流程、與其他人聯絡、所接受的監督以及所實施的監督等。

4．工作條件與物理環境

簡要地列有關的工作條件，包括工作地點的溫度、溼度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。

5．內外軟性環境

包括工作團隊中的人數、完成工作所要求的人際交往的數量和程度、各部門之間的關係、工作現場內外的文化設施、社會習俗等。

6．工作許可權

包括工作人員決策的許可權和行政人事許可權、對其他人員實施監督權以及審批財務經費和預算的許可權等。

7．工作的績效標準

工作說明書中還需包括有關績教標準的內容，即完成某些任務或工作量所要達到的標準。這部分內容說明企業期望員工在執行工作說明書中的每一項任務時所達到的標準或要求。
比如，要確定績效標準，只要把下面的話補充完整就可以了：“如果你做到這樣……，我會對你的工作很滿意。”對於工作說明書中的每一職責和任務都能按照這句話指引敘述完整．自然就貼近和形成一套較完整的績效標準。

8．聘用條件

包括工作時數、工資結構、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節性、進修與學習的機會等。

9．工作要求

主要說明擔任此職務的人員應具備的基本資格和條件，基本分為：

①一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經驗；
②身體要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度；
③心理要求：包括觀察能力、學習能力、解決問題的能力、語言表達能力、人際交往能力、性格特點、品格氣質、興趣愛好等。

二、工作說明書編寫要求

工作說明書在組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關用人部門招聘人員和考核等重要決策和參考依據。一份實用性強的工作說明書應符合下列要求：

1、清晰明白

在編寫工作說明書時，對於工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以後，可以準確地明白其工作內容、工作程式與工作要求等，無需再詢問他人或檢視其他說明材料。應避免使用原則性的評價，同時對較專業且難懂的詞彙必須解釋清楚，以免在理解上產生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責。

2、具體細緻

在說明工作的種類、複雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應負責任的程度這些問題時，用詞上應儘量選用一些具體的動詞，儘量使用能夠準確地表達你的意思的語言。

比如運用“安裝”“加工”“設計”等詞彙，避免使用籠統含糊的語言，如在一個崗位的職責描述上，使用了“處理檔案”這樣的文句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什麼意思呢？因此，在具體的編寫時，需要仔細區分到底是對檔案進行分類，還是進行分發。通過使用具體的詞彙，指出工作的種類、複雜程度，需任職者具備的具體技能和技巧，以及應承擔的具體責任範圍等。

3、簡短扼要

整個工作說明書必須簡短扼要，以免由於過於複雜、龐大，不便於記憶。在描述一個崗位的職責時，應該選取主要的職責進行描述，一般不超過十項為適，對於兼顧職責的可作出必要的補充或說明。

三、編寫時應注意的事項

1、以符合邏輯的順序來編寫

—般說來，一個崗位通常有多項工作職責，在工作說明書中羅列這些工作職責並非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照—定的邏輯順序來編排，這樣才有助於理解和使用工作說明書。

2、儘量使用通俗易懂的語言

應儘量避免過於強調技術性的文字或概括，所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解，更重要的是上崗人員能實實在在地領會，因此，當遇到技術性的問題時，應儘量轉化成較為通俗的解析。

3、應該表明各項職責重次性

許多具體的工作，所出現的頻率、各項職責所佔的時間比重都有所不同，因此，可考慮按重次程度自上而下排列；或者結合各項職責出現的頻率高低，在對應的備註欄上說明職責在總的職責中佔的比例。

要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的主要內容，而且對其職責大小與次序的劃分也是要明確的。在實際編寫方面上，可按照各項職責的重要程度、難易程度和所任職者花費的時間等進行具體分析，關鍵是客觀如實和達至可操作性（即做什麼、如何做、做得好）。

—般來說，由於基層或生產線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應更為詳細。實際上，許多企業是使用“作業指導書”和“崗位操作規程”來替代的。

來源：中人網