祕書工作在我國曆史悠久，早在漢代就已出現了“祕書”一詞。在我國，所謂祕書，“就是掌管文書並直接輔助領導者全面處理事務的工作人員。”祕書工作的本質就是充分發揮參謀、助手、綜合協調、反饋溝通等作用為領導服務。當前，在社會變革和經濟發展時期，不斷變化的形勢從工作環境、工作方式、工作內容上都對祕書工作提出了新的要求。只有適應這些要求，才能更好地發揮祕書作用。
一、找準定位，充分發揮職能作用
祕書工作是聯絡上下，溝通各方的橋樑，也是各方面矛盾的匯集點，如果找不準自己的角色定位，就會導致失職或越位。作為祕書要正確認識自己的工作意義和價值，找準自己的角色，每項工作每件事情都要高標準，高質量，高效率完成。同時，祕書工作的性質是服務，不是決策，要力求找準服務領導的對接點，找準參謀與盡職盡責的融合點，把握適度原則，力爭使工作到位不越位。和領導相處時，應做到參與不干預、靈活不迎合、到位不越位、服從不盲從，時刻謹記祕書工作者在為領導決策服務的過程中始終是水手不是舵手，是配角不是主角，只能參而不決，謀而不斷。對於和同事的關係，祕書要擺正自己的位置，不能認為自己是領導的祕書就覺得高人一等，和同事說話辦事時不能帶“官腔”，要多與同事交流溝通，儘量“少說話，多做事”。在與群眾打交道的時候，群眾認為你是代表領導、政府發言，因此行為舉止、說話都必須得體。
二、加強學習，不斷提升自身素質
哲人道，“馬不伏櫪，不可以趨道；士不素養，不可以重用”。祕書工作是一個腦力、智力輸出的過程，如果不注重“進補”、“練筆”，就有可能“江郎才盡”，無法跟上知識更新日新月異的步伐。因此，祕書工作者必須要做到三勤：
一是勤學習。古今中外的優秀祕書，無一不是勤奮好學、博學多識之士，有著良好的知識結構和智慧結構。根據木桶理論，決定一隻木桶盛水量多少，不是最高的木板，而是最低的那塊。為了勝任工作，只有將自己身上最短的“木板”努力加高加固，發奮學習，擁有更加肥沃的知識和智慧土壤，才能使自己的工作得心應手。要把加強學習、提高素質作為一種責任、一種境界，不斷更新知識，努力培養自身的理論素養和業務素質。尤其要認真讀一些馬列著作，認真學好鄧小平理論，學好xx同志“xxxx”的重要思想，深刻領會科學發展觀的內涵，併力求在融會貫通、聯絡實際上下功夫。同時更多地向領導和同志們學習，從中汲取營養，改造和充實自己，一心一意幹事業，成為一個名符其實的“萬金油”。
二是勤積累。做好平時的資料積累，是祕書的基礎性工作。只要平時“廣積糧”，應戰才會心不慌。“勿臨渴而掘井，宜未雨而綢繆。”作為一個文祕人員，必須建立自己的“資料庫”。時不分古今，地不分內外，質不分正反，類不分點面，凡是對自己工作有益的資料，都要分門別類，妥善儲存起來。一年清理一次，去粗取精。同時，對各種事物平時都要留心，時時做有心人，隨時記，每事問，勤思考，善於積累一些活材料。陸游對其兒子說，汝果欲學詩，功夫在詩外。意思就是要加強平時的觀察、思考、積累。積累，主要是積累觀點，積累語言，積累資料。“好記性不如爛筆頭”，做筆記的好處很多，人民藝術家老舍說過：“這不僅大有助於記憶，而且是自己考試自己，看看到底有何心得。我曾這麼辦過，確有好處。不管自己的瞭解正確與否，意見成熟與否，反正寫過筆記必得到較深的印象。乃至日子長了，讀書多了，再翻翻舊筆記看一看，就能發現昔非而今是，看法不同，有了進步”。列寧也喜愛讀書筆記，他說：“……在摘要中，個別句子、甚至個別詞，都比詳細充分的敘述有不可比擬的意義。”
三是勤練筆。祕書最重要的職責就是撰寫文字材料，做一個好祕書，文字材料的撰寫水平非常重要。多寫、勤練，是提高文字表達能力的不二法門。古人講，“拳不離手，曲不離口”，是從實際中得出的真知。“業精於勤”，只要勤學苦練，文字功底自然日臻深厚。曾國藩說過：“治軍之道，以勤字為先。身勤則強，逸則病；家勤則興，懶則衰；國勤則治，怠則亂；軍勤則強，惰則敗，惰者暮氣也，常常提其朝氣為要。”“百種弊端，皆由懶生。”勤於練筆的重要性由此可見一般。
三、開拓創新，探索祕書工作規律
從事祕書工作不能因循守舊、一成不變，而是應該不斷創新工作方式，充分發揮自己的主觀能動性為領導服好務、謀好事。
一要主動。祕書工作有著較強的服務性、從屬性、被動性，活動要服從領導日程，工作要圍繞領導打轉，就是材料也都是命題作文。但這並不是說祕書工作只能奉命辦文、辦會、辦事，處處被動。這就要求祕書工作者充分發揮主觀能動性，處其事，敬其業，變被動服務為主動服務。只有瞭解和貼緊領導，才能真正想領導之所想，急領導之所急，才能從領導的點滴言行中看到領導意圖中深層次的東西，做到心領神會，一點即通，從而在工作上，生活中具有更大的空間，使工作更有效率。只有站在領導的角度思考問題，才能看清什麼是領導的主要需要，什麼不是主要的但又是必要的，什麼是可有可無的，什麼是不合時宜的。對一定時期的重點工作、重要會議和重要活動，進行認真研究分析，對應採取哪些措施、分哪些步驟實施等細節及早謀劃，為領導擬出參考方案。對方向性、苗頭性、傾向性、爭議性、政策性和全域性性的問題要緊緊抓住，進行超前性、追蹤性、反饋性的調查研究。同時，搞好急、難、新情況綜合，做到“一葉落而知天下秋”，在領導決策時，各方面的依據便可順手拈來，水到渠成。在實際工作中，只要多留心領導手中的檔案，注意領導的言行，就能知道領導在關心和思考什麼，並在領導未作出決定之前，來預測自己的任務，使自己在任務到來之時，已胸有成竹。
二要謀事。祕書工作的職能和地位決定了祕書工作者必須謀大事、當高參、獻良策，但祕書工作者的職能作用又多是體現在辦文、辦會、辦事等具體工作上。這其中許多是繁雜、零碎的。這就要求祕書工作者必須充分認識服務的崇高性，樹立自覺服務的角色意識，把謀大事與幹小事有機結合起來。一是樂於做小事。祕書工作無小事，小事裡面有大事，小事裡面有政治，小事連著大局。小事做不好，往往就會誤大事。無論是文稿起草、資訊調研、督促檢查，還是檔案校核、會務安排、後勤服務等等，哪一個環節運轉不靈，都有可能影響大局、影響決策。所以，祕書工作者要自覺地把具體工作、日常小事融於大局之中，“有心於事、熱心於事、用心於事”，把每一件事考慮得更周全一些，安排得更細緻一些，處理得更快一些。二是敢於謀大事。根據領導的工作範圍，跟蹤領導的工作軌跡、工作目標和階段性工作重心，及時準備材料、提供情況、謀劃點子，這是祕書工作者最起碼的工作內容。因此，祕書工作者更應充分發揮智囊作用，努力吃透“上情”，通曉“外情”，明瞭“下情”，不斷提高自己的認識能力、分析能力和預見能力，做到問題抓得準、看得清、謀得遠，為領導提供更多更好的服務。三是善於辦實事。任何領導都不是完人，他們也有自己的個性特徵，也有品德和才能上的差異。對此，祕書工作者要善於瞭解領導的優點和長處，使領導的才能和優秀品德得到充分展現；對領導的不足和缺陷應儘量彌補，使領導能夠在任何場合下都光彩照人；對領導零散的觀點應恰當聯綴，把“珍珠串成項鍊”；對領導不便處理的問題，要善於擋駕、善於處理；對於辦了不好，不辦也不好的事，要以對工作、對領導負責的態度，保持清醒頭腦，分清事物本質，宜辦則辦。
三要創新。xx同志說：“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。”同樣，創新也是祕書工作不斷髮展的靈魂和生命力之所在。在不違反黨的方針政策和國家法律法規的前提下，凡是有利於祕書工作發展的活動，都要大膽創新，大膽開展。要積極學習和借鑑其它地方祕書工作的一些成功經驗，有計劃地對祕書工作的特點、規律和方法進行研究探討，多與不同地區的祕書工作人員之間開展經驗交流和研討活動。在交流溝通中發現不足，尋找差距，不斷總結實際工作中的寶貴經驗，在補足中探索規律，完善各種制度，促進祕書工作健康有序地發展。
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