一、學習意識
祕書人員不僅要熟練掌握辦公室文祕基本知識，如辦文辦會、辦公禮儀等，更重要的是樹立主動學習的意識，養成隨時隨地學習的習慣，處處留心做個有心人。平時工作中發現某份檔案寫得很精練，某篇領導講話稿寫得很有水平，某個新聞稿寫得很出彩，可以及時影印下來進行學習。與同行在一起交流時，應當有意識地與他們分享工作中成功的經驗，商討有待改進的不足之處。到外單位開會時，應當思考如果是自己組織會怎樣安排，別人有什麼做法值得借鑑等。有機會陪同領導一起參加活動時，要注意學習領導的思考方式和講話風格，比如有的領導說話喜歡口語化多一點，有的喜歡在結尾用排比對仗，有的喜歡長短句結合，有的喜歡引經據典等，平時工作做細了，在撰寫領導講話稿時就會有的放矢。不僅如此，還要學習站在領導的角度想問題，站在領導的層面看問題，不斷提升自己的眼界和格局。
二、效率意識
祕書人員要牢固樹立效率意識，加強“三項管理”，不斷加快工作節奏、提高辦事效率。
1、加強資訊管理。充分利用現代資訊管理工具，做好通訊錄的整理工作。如將辦公裝置、鮮花水果、印刷廠、物業維修、記者、飯店等電話號碼分別歸類，做到常用電話號碼熟記於心，非常用電話號碼即查即得。適時做好大事記工作，如領導參加重要會議的時間、地點、人員，單位職工人事變動事宜等，以便於臨時查用和年底彙總。堅持做好工作備忘錄，辦公室瑣事和臨時事務多，祕書人員經常會在做一件事情時，被臨時打來的重要電話或領導交辦的重要工作打斷，如果不能及時將待辦事宜記錄下來，很容易誤事和出現差錯。
2、加強分類管理。一是將辦公資料分為需要的和不需要的，及時處理不需要的物品。將需要的物品分為馬上要用的、暫時不用的和長期不用的，合理擺放位置，使尋找時間為零，提高工作效率。如政策、制度類的資料會經常查閱，可以放在辦公桌伸手可及的位置。二是將待辦的工作任務按照重要性和時間緊迫性分類，做到緊急事項立即辦、重點事項重點辦、日常事項規範辦。三是將辦結的工作按照性質合理地歸類，方便日後查詢。有條件的單位可將常用資料用數碼相機拍攝後，製作成電子文件或電子書籍存放在電腦裡，方便查詢。
3、加強時間管理。綜合利用整片時間，根據各單位實際情況，在下午或下班前的一兩個小時做一些綜合性的文字工作或比較複雜的工作；合理利用零散時間，做一些瑣碎的事務性工作。不僅如此，要積極當好領導的“外腦”，為領導擋去不必要的應酬和接待；認真做好領導的“助手”，協助領導按輕重緩急、分門別類地處理好有關事務，為領導節約寶貴的工作時間。
三、總結意識
祕書人員應該善於總結，使總結成為一種習慣。會總結才會提高，有總結才有進步。比如一場綜合性的會議結束以後，可以思考會務接待中，在外地參會人員的接站、會議報到、住宿引導、就餐安排、參觀考察等方面，哪些細節讓與會人員感到賓至如歸。可以回顧會場佈置中，在會標懸掛、席卡排列、鮮花擺放、音響測試、會場遮蔽、茶水供應、材料分發等方面，哪些地方還存在著小的缺憾，有待改進。可以總結會議交流中，哪些做法體現了本單位的工作特色，哪些地方展示了本部門的精神風貌等。又如，一個工作年度內，各個階段性重點工作完成以後，可以及時總結經驗做法，分析存在不足。這樣既利於工作的延續，又便於年底進行回顧總結，還可以避免出現遇到緊急任務時，加班加點開夜車趕材料的現象。再如，完成一篇領導講話稿以後，哪些地方得到領導肯定，哪些地方被領導修改過，為什麼被修改等，都應該認真分析，總結提高。
四、責任意識
祕書人員應當樹立強烈的責任意識，堅持高標準、嚴要求，認真負責、一絲不苟，嚴謹細緻、慎微務實，出色完成本職工作，實現自我價值。一是對重要的事情要一抓到底。比如重要的會議通知，如果不能直接通知參會領導本人，而是通過他人轉告，就應該再次跟蹤落實，而不能放手不管。同樣，重要的物件資料要親手交給當事人，切不可隨便託付他人。二是對看似尋常的小事不可馬虎。比如裝訂會議材料，儘管事情簡單，但工作量大，稍有疏忽一份裝錯，就可能使整個會議不再圓滿。
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