祕書文件管理試題

三級祕書資格證考試文件管理相關試題的複習重點，下面本站小編給大家介紹關於祕書文件管理試題的相關資料，希望對您有所幫助。

一、檔案利用

(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

(二)檔案利用的要求:1.依法開展利用工作。2.主動、及時開展利用工作。3.不斷完善檔案服務方式和手段。4.掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據此開展檔案利用。

(三)檔案利用的工作程式

1.熟悉庫藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號

(一)檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據所儲存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

(二)檔案參考資料

檔案參考資料編寫要做到真實、準確、實用，注意檔案的保密性;問題集中，內容準確，文字凝鍊，概括性強。

(三)編寫檔案參考資料的工作程式

1.確定編寫檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進行編寫

三、電子檔案管理

(一)電子檔案的含義:電子檔案是在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

(二)電子檔案的特點有：①非人工識讀性;②對電子技術和裝置的依賴性;③資訊的可變性;④資訊與載體的可分離性;⑤資訊的可共享性;⑥多種資訊載體的整合性。

(三)電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文字檔案;②資料檔案;③圖形檔案;④影象檔案;⑤聲音檔案;⑥多媒體檔案;⑦命令檔案。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主檔案;②支援性檔案;③輔助性、工具性檔案。

3.按照電子檔案產生的環境劃分，可分為一般辦公室工作中產生的檔案、計算機輔助設計和製造中產生的檔案。

4. 按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通檔案、只讀檔案、隱含檔案、加密檔案和壓縮檔案等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計算機直接產生的檔案、對傳統檔案用掃描器和數碼相機等輸入裝置處理後生成的檔案。

(四)電子檔案管理的要求有：①真實性;②完整性;③可讀性。

(五)電子檔案管理的工作程式:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。

第四章 速記基礎

一、速記概述

(一)速記概述: 速記是人們用有系統的、簡單的符號及各種有效有規則省略書寫方法快速、準確地記錄語言和傳達語言資訊的一種高效率實用技術。

(二)速記特點:速記的特點就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語言完整無誤地記錄下來。用速記替代文字記錄語言，可以大大地減輕人們書寫過程中的勞動程度。

(三)速記在祕書工作中的作用:1.記錄有聲語言。2.記錄無聲語言。

(四)現代技術無法取代速記

計算機、電腦速記、手寫速記、錄音機，它們的差異在於處理資訊手段的不同，作為記錄語言資訊的功能是一樣的.因此,手寫速記與電腦速記、錄音機速記等現代技術工具各具特色，在不同的場合可選擇適用。它們之間並不發生衝突，而是相輔相成、相得益彰的。

二、手寫速記

(一)漢字速記的概述

漢字速記又稱漢字快寫，就是漢字的快速記錄。漢字速記基本原理如下：1.漢字速記是漢字草書的快寫。2.漢字速記是對漢語字、詞、句、段的合理精簡和縮略的快寫。3.漢字速記師靈活運用借代的快寫

(二)雙音節詞略寫法

1.由單音節詞逐漸演變而成的雙音節詞，在快寫時，可將雙音節詞略寫為單音節詞。

2.雙音節的單純詞，又叫“聯綿詞”。聯綿詞是漢語所獨有的、在快速書寫時，寫出第一個音節，第二個音節就能推知而出。

3.由兩個意義相同或相近語速並列組合而成和合成詞，在快速書寫時，只寫出第一個音節，第二個音節省略。

4.由兩個意義相同或相對語素並列組合而成的合成詞，在快速書寫時，寫出第一個音節，第二個音節可用從左上方往右下方書寫的斜體代替。

5.註釋格雙音節詞是語素通過註釋和被註釋的關係結合起來構成的新詞。在快速書寫時，可省略被註釋音節。

(三)三音節詞略寫法

1.帶虛化語素的三音節詞略寫法。2.中間嵌有“得”字的表肯定語氣的三音節詞略寫法。3.中間嵌有“不”字的表否定語氣的三音節詞略寫法。4.在快速書寫時，不管遇到哪種型別的三音節詞，只要根據句子的上下文能夠辨認出來的，寫出第一個音節，後兩個音節均可自制代寫代替，或畫小橫直線代替。

三、拼音速記

(一)拼音速記的概述

1.拼音速記的定義。拼音速記是用一些簡單符號和省略方法來記錄語言的一種方式。

拼音速記方案的符號分為“聲符”和“韻符”兩大類。拼音速記的聲符與韻符拼寫在一起，就成為音節符號。

2.拼音速記的特點。3.拼音速記符號的分類。

最簡單的符號式有限的，所以速記符號又分為大型、中型和小型3級比例。

略符是提高記錄書寫速度的重要技巧，在創制略符時，要真正體現略符的合理、準確、速度、易記、易寫的特點。

(二)聲符寫法五要領

聲符寫法五要領，是拼音速記符號書寫的基礎

1.基線。基線又叫基準線，即練習本上的橫格線，21格聲符的底部都要靠寫在基線上，如果離開基線往上寫或往下寫，就讀別的音了。 2.筆順。筆順分為3種：從右上往左下書寫的聲符有9個，收筆處均靠在基線上;從左下往右下書寫的聲符有2個，起筆處靠在基線上;從左往右書寫的聲符有10個，前3個是起筆處和收筆處靠寫在基線上，後7個是底部靠寫在基線上，與基線平行。 3.比例。聲符分為3級­­——大型符、中型符和小型符。它們的比例是3：2：1.大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個，小型符有5個。 4.斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50°左右的聲符有9個;與基線成20°左右的聲符有2個;與基線平行(成0°)的聲符有10個。5.曲勢。即曲線聲符彎曲的趨勢。起筆處趨勢較大的曲線聲符有8個;收筆處曲勢較大的曲線聲符有7個。

速記方案不是法定的，誰都可以創制，只要寫得快、認得出就是好的速記方案。

四、計算機速記

(一)計算機速記的概念: 計算機速記是使用計算機及相關裝置，實現語言資訊實時文字錄入的技術，是語文應用工具和中文處理現代化的重要手段。

(二)計算機速記的特點”1.速度快。正常速度及語言資訊同步，極限速度可達到二倍語速。2.強度低。是普通漢字輸入的三分之一。3.效率高。無需後期翻譯整理。

(三)計算機速記的應用領域:1.辦公文祕使用;2.專業速錄服務。3.個人應用。