第一條：為提高我局規範性檔案的質量，確保規範性檔案的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據《行政許可法》的規定，結合本局實際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務，具有普遍約束力並可反覆適用的規定、辦法、細則、決定、通告等檔案的起草、審查、備案、登記、公佈，適用本辦法。
下列檔案不適用本辦法：
（一）部署工作，規範本機關、本系統內部工作的檔案；
（二）會議紀要。
第三條：規範性檔案資料應貼合下列規定：
（一）貼合法律、法規、規章的規定；
（二）貼合職權法定原則；
（三）與WTO原則或其他規範性檔案相協調，無地方保護和行業保護的規定。
第四條：規範性檔案不得創設下列事項：
（一）行政許可；
（二）行政事業性收費；
（三）行政處罰；
（四）行政強制措施；
（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權益；
（六）法律、法規、規章規定之外的義務。
第五條：法制辦負責對規範性檔案進行監督和管理（包括規範性檔案的制定、審查、廢止、備案、清理、彙編等）。
第六條：規範性檔案原則上由業務工作機構指定專人負責起草。需報市政府或市人大批准的規範性檔案，應由業務工作機構組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關部門的人員、有關專業人員或社會團體的代表參加。
第七條：規範性檔案初稿構成後，應由負責起草的業務工作機構將以下材料提交法制辦審查：
（一）規範性檔案文字；
（二）制定規範性檔案的.說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規範性檔案的依據文字。
規範性檔案資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。
第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個工作日內提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規定，對規範性檔案進行審查並按下列規定處理：
（一）貼合本辦法第三條、第四條規定的，簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關；
（二）送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規定的，將送審材料退回負責起草的業務工作機構，並書面說明理由；
（三）送審材料只存在立法技術問題的，予以修改並簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性檔案，經局辦公會議討論決定或局長批准後，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關規定進行登記審查：
（一）規範性檔案文字和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規範性檔案的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規範性檔案的依據文字；
（四）本部門法制工作機構的書面意見。
規範性檔案資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性檔案，由主管局領導稽核經局長批准後簽發，並應自發布之日起7個工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進行備案審查：
（一）規範性檔案文字和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規範性檔案的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規範性檔案的依據文字；
（四）本部門法制工作機構的書面意見。
負責起草規範性檔案的業務工作機構應當在規範性檔案釋出後3日內將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。
第十二條：規範性檔案除按本辦法第九條、第十條規定交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應在釋出之日起3日內由負責起草的業務工作機構將規範性檔案文字一式五份交法制辦，由法制辦統一送市政府法制辦、市人大、上級質監局等部門備案。
第十三條：規範性檔案應當自發布之日起30日內在本局網站上公開，亦可同時採取其他方式公開。規範性檔案在本局網站的公開程式按照本局政務公開的有關規定執行。
第十四條：規範性檔案應自發布之日起30日後施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙於規範性檔案正確施行的，可自發布之日起施行。
第十五條：規範性檔案目錄由法制辦按年編印發布，規範性檔案按政府每屆任期彙編一本。
第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀徵市規範性檔案制定與備案審查辦法》規定處理。
第十七條：本辦法由揚州市儀徵質量技術監督局法制機構負責解釋。
第十八條：本辦法自發布之日起施行。
一、檔案材料歸檔
1、歸檔範圍
凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有儲存價值的檔案材料都應定期歸檔儲存在公司檔案室。
2、歸檔時間
對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理後，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
（1）文書文件(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。
（2）會計檔案先在財務部門儲存一年後移交檔案室。
（3）裝置檔案在裝置安裝後一週內歸檔。
（4）特種載體檔案，隨時歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂後逐步歸檔。
3、歸檔要求
（1）歸檔的檔案材料必須完整、準確、系統。
（2）歸檔的檔案材料必須按其規律組成案卷。
（3）歸檔材料除外部原因外原則上採用A4紙型。
（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。
（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料後裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意後並辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，並登出。
2、借閱檔案必須經領導批准，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批准，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、塗改、批註、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱範圍以外的人員洩露檔案內容。
6、摘抄、複製檔案須經分管領導批准，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章後始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。
三、檔案保密
1、認真執行公司的商業和技術保密製作，維護檔案的'安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有洩露，按保密規定處理。
3、檔案工作人員要忠於職守，遵守紀律。不得擅自塗改，拆頁和銷燬檔案，不得私自洩露檔案內容。
4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密範圍，對全部檔案進行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。
6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。
第一條檔案的定義與範圍
檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案檔案由部門自行保管,以便於及時利用,維護檔案檔案的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,並負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,並接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的範圍
1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的檔案材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括髮布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標檔案等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批覆;
7.財務、會計及其管理方面的檔案材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的檔案材料;
9.公司各專案的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和儲存價值的檔案資料(含各類載體,如電子文字等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程專案檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的檔案材料,應按照自然形成、保持歷史聯絡的原則,結合歸檔要求和檔案內容進行歸檔。
2.在一個卷內(檔案袋、盒)的.檔案資料要有清晰的《卷內檔案目錄》,並且按專案、內容或檔案形成時間,系統的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久儲存;
（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期儲存;
（3）凡是介於兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5.全部案卷組成後,要對案卷作統一排列並編寫檔案號,然後逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬於公司保管的檔案檔案:各部門資料員做好平時檔案的預立卷工作,並在每月初或事件結束後將上月需歸檔的檔案整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷燬規定
公司檔案檔案銷燬:檔案在超出規定儲存期限一年後,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷燬。銷燬檔案時必須慎重從事。銷燬前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷燬的資料列出銷燬清單,由資料所屬部門資料員填寫《檔案資料銷燬清單》進行申請,報銷燬資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最後經總經理同意後,兩人以上執行銷燬程式,並在銷燬清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷燬檔案要嚴格執行保密規定,銷燬清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案檔案銷燬:部門形成的檔案資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《檔案資料銷燬清單》。提出銷燬申請,部門經理審批同意後,兩人以上執行銷燬程式並簽字確認。銷燬清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意後方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時註明外帶原因,待總經理審批同意後方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自複製、調換、塗改、汙損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《檔案資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,並按時歸還。
5.總經理辦公室統一管理公司資料影印件。公司檔案管理員或總經理辦公室祕書需要在檔案資料影印件上加註“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價值的檔案、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文件,無法電子掃描文件的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收檔案資料存檔時,必須認真驗收,填寫《檔案資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對於已存放膠片、照片、磁帶要用特製的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料櫃內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和複製。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須註明原因,儲存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷燬等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用範圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。
2、會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批覆檔案
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合併、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關檔案資料
6、公司制定的.章程、制度等檔案材料
7、公司營業執照、稅務登記證等重要檔案
二、檔案保管
1、公司各類檔案應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據檔案內容及其歷史關係，合併整理，分類儲存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案材料，收集齊全，加以整理後歸檔。
4、庫藏文件要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，並在《檔案借閱審批表》上及時登出。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要資料資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閱、抄錄、影印。
四、檔案銷燬
經確定需銷燬的檔案，由檔案保管人員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
第一章：總則
一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情景，特制訂本制度。
二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章：職責範圍
一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料資訊收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展供給相應的服務。
五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋資訊和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印製、收發傳真等。
第三章：工作規範
一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照員工守則細則執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。
第四章：辦公室事務管理
一、文書管理制度
檔案是文書的重要組成部分，檔案是各部門根據自我的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，檔案特指公司內外部發文檔案；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把檔案、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
（一）檔案管理制度
第一條：管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等資訊；措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條：制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱情景進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條：檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
（二）文書管理制度
第一條：管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的`安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁首頁尾，文字資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文件與電子文件的同步更新。
第二條：制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年
一、檔案歸檔制度
（一）檔案材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有儲存價值的檔案材料均列入歸檔範圍。
2.公司各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔檔案材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
4.歸檔檔案材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5.歸檔檔案材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內檔案材料的有機聯絡。
6.歸檔的檔案材料主要包括紙質、光碟、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的檔案材料必須為正本，本企業編制的檔案應附發文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期儲存價值的電子檔案應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
9.非紙質檔案材料應與其文字說明一併歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。
11.為便於保管和利用，歸檔的檔案材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫檔案材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及複寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、影象、字跡清晰。
（二）歸檔範圍及保管期限
(參照企業檔案歸檔範圍及保管期限表)
（三）歸檔時間：
1.管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題專案、科研課題等由發生部門將檔案材料整理後經部門領導及專案負責人審定後向檔案室移交歸檔。週期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購裝置儀器或引進專案的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝除錯後歸檔。
4.工程專案在竣工驗收後三個月內接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門儲存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子檔案邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質檔案歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理後於次年統一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束後整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束後歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來後一個月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的檔案材料隨進歸檔。
12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料隨時歸檔。
13公司產權變動過程中形成的'檔案材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批准簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面檢視清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批准後方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意稽核後方能帶出。
5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密檔案一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，並妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱櫃應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、檔案、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或複製，確屬需要者須辦理相關手續。
5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成後果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠於職守，認真執行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和複製。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要採取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案櫃、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便於調卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內採用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝晒檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內應有空氣調節和溫溼度計等設施，及時做好溫溼度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對溼度控制在45——60%。
6.庫內及庫外應科學地安設溫溼度記錄儀表，庫房應專門安裝空調裝置。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材並禁止吸菸，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溼、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告並採取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑑定、銷燬制度
1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案儲存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
4.檔案通過鑑定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑑定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷燬檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷燬前要造具清冊、提出銷燬報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷燬檔時要嚴格執行保密規定，由鑑定小組指定人員會同保密、保衛人員銷燬或監銷，防止失密。
檔案銷燬時要有二人以上監銷，並在清冊上簽字
六、檔案保管統計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，並有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防黴、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸菸和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑑定銷燬等統計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑑定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關於檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。
2.、努力學習業務，鑽研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的檔案材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。
4.組織檔案網路成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。
5.定期向分管領導彙報檔案工作，爭取領導支援，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠於職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批准，不得擅自擴大檔案的借閱範圍，不得洩露檔案的保密內容。
6.負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
第一章 總則
第一條 為充分發揮x 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)專案檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保專案檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合 本公司實際,特制定本制度。
第二條 專案檔案是指公司開發房地產專案整個過程中形成的專案工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期檔案資料、施工技術檔案資料、竣工圖、竣工測量檔案資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條 綜合管理部為公司專案檔案管理的歸口管理部門,負責專案檔案管理及個分、子公司專案檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期檔案的收集、整理、歸檔工作;專案工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量檔案資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、稽核、組卷等具體實施工作。
第四條 本制度適用於公司本部,控股專案公司、專業公司遵照執行,參股專案公司、專業公司參照執行。
第二章 檔案的分類
第五條建設工程前期檔案資料
(一)可行性研究資料
1、專案建議書及批覆;
2、可行性研究報告及批覆;
3、專案評估意見;
4、環境影響報告書(表);
5、設計任務書、計劃任務書;
6、選址意見書。
(二)基礎、設計、施工前準備資料
1、基礎資料
(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點、建築物、構築物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。
2、設計檔案
(1)初步設計檔案資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝裝置初步設計;
(2)技術設計:建築、結構、給排水、採暖、通風裝置等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;
(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;
(4)經過批准的施工圖審查報告、施工圖審查批准書。
3、施工準備資料
(1)徵用土地批准檔案及紅線圖;
(2)拆迂檔案、補償安置協議書;
(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可檔案資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;
(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程專案參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程專案材料的採購招標、投標、中標檔案資料及合同、協議、工程質量監督委託書等。
第六條 施工技術檔案資料
(一)開工報告,停工、復工報告;
(二)施工組織設計、施工方案;
(三)圖紙會審紀要;
(四)工程技術、質量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;
(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位複核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釺探記錄;
(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術複核記錄;
(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建築安裝材料、裝置出廠合格證、試驗報告;
(十四)構件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;
(十六)水、暖、電氣等裝置工程檢查、試驗、執行除錯記錄;
(十七)工程變更設計聯絡單;
(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;
(十九)工程質量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗收記錄;
(二十二)單位工程質量綜合評定表;
(二十三)分項、分部工程質量評定表;
(二十四)竣工報告;
(二十五)交工驗收材料;
(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑑定資料;
(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試執行記錄;
(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;
(二十九)工程質量監督報告;
(三十)工程質量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計。
第七條 竣工圖檔案
(一)建築安裝工程
l、各類建築、結構專業圖;
2、各類電氣專業圖;
3、電信專業圖;
4、煤氣專業圖;
5、各類給、排水工程專業圖;
6、供熱、冷專業圖;
7、有關消防、抗震、樓字智慧、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;
3、構築物結構圖;
4、各種管線特徵點圖;
5、管網綜合圖。
第八條 竣工測量檔案資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計算書;
5、控制點分佈略圖、成果表。
(三)地形測量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;
2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。
第九條 建設(施工)監理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;
(二)監理規劃、監理細則;
(三)監理通知、不合格工程專案通知;
(四)工程延期、費用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工區域性(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、影象、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的收集和歸檔
第十一條 在專案建設過程中,綜合管理部、前期管理部、專案工程部應在各自的職責範圍內負責專案建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員儲存的檔案資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如複寫紙、熱敏紙等)形成的檔案資料應附影印件。
第十五條 檔案檔案資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪製。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求影象清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光碟等)應符合國家有關標準。
第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪後致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有黴變的圖紙或資料;
(三)結構、工藝、平面位置(或區域性)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循專案檔案檔案資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內檔案的有機聯絡,分類科學、組卷合理。
第二十一條 專案技術檔案資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;專案竣工圖按建築、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;專案管理性檔案按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收檔案組卷。
第二十二條 施工技術檔案資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在後。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是檔案資料正面右下角,雙面書寫檔案資料背面為左下角。
第二十五條 專案檔案資料統一採用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 專案檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。
第二十七條 在專案完成綜合驗收後6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯絡,辦理專案檔案移交手續。並配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、稽核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條 移交專案檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關檔案資料均應歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
建築分公司合同檔案管理員崗位責任
一、遵守國家《建築法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規。認真學習貫徹公司質量、環境、職業健康安全管理體系檔案,協助本部門領導搞好貫標工作。
二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現建設工程合同動態管理。分析彙總各時期合同簽訂及經濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的資料資訊。
三、按照建設工程投標評審程式做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會籤》,及時傳送建設工程合同文字到相關部門,並做好傳送登記。完成每年度合同文字的裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文字檔案相統一,完備、整潔、規範。
四、建立分包合同及各類經濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經濟合同文字。
五、嚴格保守企業經濟機密。
六、完成領導交辦的`其它工作。
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
二、檔案材料的收集管理
1、公司指定專人負責檔案材料的管理。
2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的檔案材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議檔案由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的`檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱，其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准，受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩週；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
一、目的
加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c）檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於指定電腦硬碟內。
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案/檔案櫃中。
d）檔案借閱
（1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱許可權由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a）公司規定的密級檔案；
b）重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c）合同、協議書等正本及過程資料；
d）公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e）其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a）部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政人事部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄
1、 《檔案（合同）管理記錄目錄》
2、 《檔案檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號表》
6、 《檔案管理流程》
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現象。
4、下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的檔案必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要檔案如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作，均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的檔案材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。
四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、檔案的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。
五、各業務科室在辦件過程中形成的材料、檔案和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續。
國土資源專業檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結捲成。形成檔案的有機聯絡，便於查詢和利用。
3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持專案材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程式所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和複寫5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內檔案材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔檔案整理制度為做好檔案材料的歸檔檔案整理工作，按照《歸檔檔案整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔檔案整理。
2、多份檔案為一件的檔案材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的檔案材料都要裝訂。要求永久的單份檔案材料也要用卷繩裝訂，檔案材料張數特別少的要在檔案的左上角用膠水粘好。定期的單份檔案材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份檔案為一件的檔案排序，來文首先是檔案閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文籤批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批覆在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔檔案按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、元件後在歸檔檔案的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔檔案材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的檔案材料排在前邊。檔案材料的排序一定要規範，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔檔案目錄和卷盒封面內容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔檔案日期單位數要用0佔位。
8、歸檔檔案目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔檔案目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔範圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔範圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。
3、 整理會計檔案時鑑於過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等專案。
4、對於破損、缺頁、裝訂不牢固或不規範的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先後順序排好，然後將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬製案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其餘兩份一併交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了後,可在財務科保管二年期滿後，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，並辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔範圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯絡組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便於查詢利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，註明查閱目的，用後及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩週，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查閱祕密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管jU長批准。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員洩漏,違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。
三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務於公司的各項經營活動，根據《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》，並結合公司實際，特制定本制度。
第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條本制度適用於公司財務資產部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構及職責
第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章會計檔案管理範圍
第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證彙總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款餘額調節表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設定的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。
(四)經濟合同、財務資料統計資料、財務清查彙總資料、核定資金定額的資料資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計資料、程式檔案及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。
第四章會計檔案的整理立卷
第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會計年度終了後，應採用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統一：案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一;
(三)管理要求統一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。
第九條會計憑證的立卷
(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會計憑證裝訂前的準備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金髮放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關人員(如複核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬彙總歸集)，根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。
2.會計憑證裝訂時的要求：
(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結釦應是活的，並放在憑證封皮的裡面，裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閱;
(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5釐米，以保證裝訂牢固，美觀大方。
3.會計憑證裝訂後的注意事項：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是：
(一)會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容;
(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;
(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;
(七)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條會計報表的裝訂
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一立卷保管。
會計報表裝訂要求：
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應對其修補後，完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：
(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺失要查明原因。
第五章會計檔案的歸檔
第十三條當年的會計檔案在會計年度終了後，由財務資產部門保管一年，期滿後於次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中，需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移
交，由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防黴、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。
第十五條機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務資產部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經總會計師批准後，方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經總會計師批准。
第十八條會計檔案移交辦公室後，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續，具體參見檔案管理相關規定。
第七章會計檔案的保管期限
第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。
第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會計檔案的銷燬
第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷燬的情形外，可以按照以下程式銷燬：
(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。
(二)會計檔案銷燬清冊需經總會計師、經理審批。
(三)銷燬會計檔案時，綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。
(四)監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告總會計師、經理。
第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。
第二十六條本制度自頒發之日起施行
一、目的加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程式1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於指定電腦硬碟內。
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案/檔案櫃中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；
必須帶出公司查閱的.，需依照借閱許可權由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔範圍⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政人事部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄1、 《檔案（合同）管理記錄目錄》 2、 《檔案檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》檔案（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備註部門移交目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題名稱頁數原/復備註移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經辦人：
經辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：
借閱部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容影印借閱歸還日期備註檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門：
日期：
為了加強和規範會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和洩密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔範圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度資料備份盤、會計核算系統軟體、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證。
（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附註及必要的文說明。
（四）其他類。包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有儲存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
年後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個型別的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會計憑證
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：
a、會計賬簿裝訂封面；
b、賬簿啟用表；
c、賬戶目錄；
d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；
e、會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
（三）會計報表
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
（一）當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由業務人員保管一年，期滿後轉入檔案室並由專人保管。
（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。
（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份並詳細標註，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度資料備份盤；同期的作業系統、相關應用程式軟體及會計核算系統軟體；操作人的'密碼、操作日誌等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟體保管期截止該軟體停止使用或有重大更改後五年。以磁性介質儲存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期複製，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。
會計檔案的保管期限分為永久儲存和定期儲存兩類。定期儲存的會計檔案其儲存期限從會計年度終了後的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批准後，方可辦理調閱手續。
（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批准，需要複製會計檔案的，須經局領導批准後方可複製。
第一章總則
一、目的
為規範公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。
二、範圍
與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理範圍。
三、職責
公司銷售檔案管理由營銷總監總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：
1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2、客戶特徵。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的`業務聯絡及合作態度等。
4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶後，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步瞭解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規定
一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監批准；部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批准部門經理批准；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批准。
二、檔案的儲存
公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對資料進行備份，以防止資料丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批准後，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經審批私自檢視客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
1、檔案檔案的管理:
1.1檔案檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業內資料等內容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔檔案材料的收集,保管,整理和立卷,並定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的檔案材料必須完整、準確、系統,檔案書寫和載體材料必須耐儲存,檔案材料整理符合規範。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,影印,摘抄,塗改等,屬絕密或機密檔案的必須由總經理審批,屬祕密檔案的必須由公司主管領導審批,各部門保密檔案由各部門部長審批。
1.5歸檔的檔案檔案以列印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6檔案檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊型別的紙張經整理後達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文件的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要檔案的主要修改過程,有查考價值的電子檔案應被保留。當正式檔案是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式檔案定稿內容相同的草稿性電子檔案應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
■儲存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時,要與紙質等檔案之間,相互保證準確、可靠的標識關係。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子檔案,應採取更嚴格的安全措施,保證電子檔案不被非正常改動。同時必須隨時備份,儲存於光碟或行動硬碟類能夠離線儲存的載體上,並對有存檔價值的電子檔案製作紙質拷貝件保留。
■用文書處理技術形成的電子檔案,收集時應註明檔案儲存格式和屬性。
■用掃描器等裝置獲得的影象電子檔案,如果採用非標準壓縮方法,則應將相關軟體一併收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子檔案,收集時必須保證其對裝置的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟體和各種資料。
■用視訊裝置獲得的動態圖象檔案,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟體;用音訊裝置獲得的檔案,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟體。
■由計算機多媒體技術製作的檔案,其中包含前面所示的兩種以上的資訊形式,收集時必須保證引數準確、資料完整。
■通用軟體產生的.電子檔案,收集時應注意收集其軟體型號和相關引數。專用軟體產生的電子檔案,收集時必須連同專用軟體一併收集。
■計算機系統執行和資訊處理等過程中涉及的各類引數、管理資料等應與電子檔案一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時按照要求製作電子檔案備份。
■每份電子檔案均需在電子檔案登記表中登記。
■電子檔案登記表應與電子檔案的備份一同儲存。
■電子檔案登記表如果製成電子表格,應與備份檔案一同儲存,並附有紙張列印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子檔案集中,製成歸檔資料集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,複製第三套,異地儲存。對於加密電子檔案,則應解密後再完成上述工作。
■本標準推薦採用的載體按優先順序分別是:只讀光碟、一次寫光碟、可擦寫光碟、磁帶等。禁用軟磁碟作為歸檔電子檔案長期儲存的載體。
■儲存電子檔案的載體或包裝盒上必須貼有標籤,標籤內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬體及軟體環境等資訊。
■將相應的電子檔案機讀目錄、相關軟體、其它說明等一同歸檔並附歸檔電子檔案登記表。
■需要長期儲存的電子檔案應當把歸檔電子檔案與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發的應用軟體,也應將軟體及相關資料存在同一載體上。
■原電子檔案資料集的載體在完成電子檔案歸檔後,保留時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要儲存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部資訊,標註專案正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄影帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,並避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批准,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將複製件外借使用。
為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，符合會計基礎規範化的要求，公司根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，特制定本制度。
一、會計檔案立卷管理辦法
1、會計憑證：每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順號、查對、清點，檢查憑證是否都符合規定，然後按每本50號裝訂成冊，憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查詢憑證方便、快速、一目瞭然。
2、會計報表：每月做好的會計報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當註明：單位名稱、單位地址，財務報告所屬年度、季度、月度，送出日期，並由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查詢。
3、會計帳本：每月結帳後，將打印出來的會計帳簿加具封面，裝訂成冊，標明帳戶名稱、順序號、標上標籤，將會計帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查詢。
4、財務檔案：財務檔案、審計報告等按檔案內容進行分類，按立案時間打出檔案清單，標上標籤、編上編號，便於查閱。
二、會計檔案調閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續進行，財務部查閱檔案資料，要求當天查閱當天歸放原處；審計人員查閱檔案要有借閱手續；外調檔案，必須經財務部主管批准，並付上借閱檔案借據，寫明借調日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據借調檔案規定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。
三、會計檔案保管期限
1、會計憑證：
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年；
②銀行存款餘額調節表保管期限為3年；
2、會計帳簿：
①現金和銀行存款日記帳保管期限為25年；
②明細帳保管期限為15年；
③總帳保管期限為15年；
④輔助帳簿保管期限為15年；
⑤固定資產卡片在固定資產清理報廢后儲存5年。
3、會計報表：
①月、季度會計報表保管期限為15年；
②年度會計報表保管期限為永久。
4、其他：
①會計移交清冊保管期限為15年
②會計檔案保管清冊保管期為永久
③會計檔案銷燬清冊保管期為永久
④銀行存款對帳單保管期限為5年
四、會計檔案銷燬
根據會計檔案保管期限，銷燬會計檔案時，到期限的檔案必須列出詳細的會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、編號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容，並有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。會計檔案銷燬時應由上級主管部門派員監銷。
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，並結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散儲存。
二、檔案部門設定及其職責
（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的`積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作並接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作並在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制檔案材料的歸檔圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個面：
第一章總則
第一條為規範集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用於江蘇實業集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執行國家關於檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。
(五)負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。
(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜誌等資料,並提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑑定,並提出處理意見。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執行標準
(1)應歸檔檔案齊全完整;
(2)應歸檔檔案為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發生損毀時,由於檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文件完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌洩密的,予以記過處理,並視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。
(3)由於借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網路成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、專案部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內容:各部門、分子公司、專案部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。
第七條本工作細則自頒佈之日起正式執行。
一、目的
加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於指定電腦硬碟內。
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案/檔案櫃中。
d)檔案借閱
(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱許可權由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政人事部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄
1、《檔案（合同）管理記錄目錄》
2、《檔案檔案移交目錄》
3、《檔案移交清單表》
4、《檔案借閱審批單》
5、《檔案分類編號表》
6、《檔案管理流程》檔案（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備註部門移交目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題名稱頁數原/復備註移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：
一、嚴格執行黨和國家的、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案並履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置裝置、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程專案立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的'正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔並由資訊中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款專案申報資料、徵地、拆遷批覆、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、專案技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①檔案材料齊全完整；
②根據檔案內容合併整理、立卷；
③根據檔案內容的歷史關係，區別儲存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑑定小組對超期檔案進行鑑定，提交檔案報告，並根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
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