外來檔案管理制度（精選3篇）

外來檔案管理制度 篇1

1、目的:

對外來檔案的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保檔案的正常管理和能及時處理、遵守和執行。

2、適用範圍:

適用於政府主管部門及上級公司、上級物業主管部門及其它管理關係單位發給公司的檔案。

3、引用檔案:

3、1質量手冊第4、5章

3、2 iso9002標準第4、5章

4、職責:

4、1總經理或副總經理負責審批各類外來檔案、責成有關部門處理。

4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術檔案、分承包合同、工程移交檔案、經營管理部的經營合同、協議書以外的外來檔案,包括上級公司、政府主管部門傳來的檔案及有關物業管理的.法令、法規、各類規章制度的接收、登記、整理並儲存原始件,將各部門傳來的檔案整理呈交總經理或副總經理審批,工程維修部及經營管理部的檔案由綜合辦公室登記後儲存一份原件。

4、3各部門負責本部門業務往來中的外來檔案及有關物業管理合同的法令、法規的接收,經公司副總經理批准後,負責根據領導的批示處理有關檔案。

5、工作程式:

5、1外來檔案的接收:

5、1、1上級公司檔案由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發的檔案由收發員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來檔案接收登記表》。

5、1、2公司各部門的業務往來檔案接收後,統一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來檔案接收登記表》上。

5、2外來檔案的處理:

5、2、1上級公司、政府主管部門的檔案由綜合辦公室填寫《外來檔案處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見並由總經理或副總經理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關部門,並督促確保檔案按總經理或副總經理批示執行。

5、2、2外來的有關物業管理的法令、法規,經總經理批示後,由經營管理部送交綜合辦公室並存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將影印件蓋上受控檔案專用章,並做好《檔案/資料發放登記表》。

5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來檔案接收登記表》上登記後,轉相關部門,並由綜合辦公室存檔。

5、3外來檔案的檔案管理:

5、3、1上級公司和政府主管部門的檔案由綜合辦公室在年底或次年初提出銷燬、立卷、歸檔意見,報公司領導批准後,對不需要使用查閱的檔案填寫《外來檔案銷燬登記表》後進行銷燬,對有價值的檔案進行裝訂成冊,並儲存。

5、3、2日常業務檔案由綜合辦公室徵求相關部門意見後,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立檔案處理檔案。

5、3、3歸檔檔案借閱時受綜合辦公室監督,並做好借閱登記。

6、支援性檔案與質量記錄:

6、1《外來檔案接收登記表》ej-qr-qp6、3-01

6、2《外來檔案處理表》ej-qr-qp6、3-02

6、3《外來檔案銷燬登記表》ej-qr-qp6、3-03

6、4《檔案/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01

6、5《檔案/資料發放登記表》 ej-qr-qp6、1-04

外來檔案管理制度 篇2

1目的

為了使本公司採用的外來檔案處於受控狀態、不損壞、不丟失、保持其完整性、統一性和有效性，便於檢索、查詢和及時更新，特制定本制度。

2適用範圍

國家有關法律法規；

壓力管道元件製造相關安全技術規範；

壓力管道元件的型式與引數、設計、製造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業標準（含指導性技術條件）；

型式試驗報告、監督檢驗報告；

分供方產品質量證明檔案、資格證明檔案。

3控制內容

3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產品相關法律法規、安全技術規範、標準的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。

3.1.1積極掌握壓力管道元件相關法律法規、安全技術規範、國家標準和行業標準的發展動態；

3.1.2及時採用適合於本公司壓力管道元件產品的新的法律法規、安全技術規範國家標準和行業標準，淘汰舊法律法規、安全技術規範、標準；

3.1.3經確認有效適用的法律法規、安全技術規範、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；

3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規、安全技術規範、標準進行清理，過期淘汰的舊法律法規、安全技術規範、標準應加蓋“作廢”章，並註明新替代法律法規、安全技術規範、標準名稱，存檔妥善保管；

3.1.5產品圖紙、技術檔案所採用的.標準均須由技術負責人負責簽字確認；

3.2外來檔案的保管、發放和借閱。

3.2.1外來檔案統一由辦公室負責保管；

3.2.2外來檔案的發放範圍由技術科長確認，質保工程師審批；

3.2.3外來檔案發放的文字一律是影印件，並加蓋“受控”章，由使用部門負責人簽字領用；

3.2.4本公司外來檔案一律不得外借，內部借閱須由借閱部門負責人簽字借閱，定期歸還。

4本制度由辦公室負責實施。

外來檔案管理制度 篇3

物業公司外來檔案管理規程

1、目的

通過對外來檔案的有效管理,以保證分公司現場使用的外來檔案都是最新版本的有效檔案。

2、適用範圍

分公司收到的上級公司或政府部門頒發的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、使用者提供的圖樣和技術要求、詳細的工作檔案等。

3、職責

3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性檔案。

3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業規範、操作規程等技術性檔案。

3、3物業部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業性檔案。

3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規檔案。

3、5分公司總經理負責批准外來檔案在分公司的執行。

4、實施程式

4、1檔案的識別

4、1、1根據檔案的種類,分為國家法律法規檔案、國家標準和行業規範、規程、標準等。

4、1、2相關部門分別負責將與分公司業務範圍有關的`檔案整理出行政性/技術性/行業性/法律法規外來檔案目錄。目錄應列明檔案編號、名稱、釋出日期。

4、2檔案的轉換

行政性/技術性/行業性/法律法規檔案目錄,分別由行政部、工程部、物業部和保安部經理簽署稽核,由分公司總經理批准。

行政部負責把批准轉換的外來檔案原件收集歸檔,並編制《外來檔案清單》。

4、3控制發放

行政部對所需要使用的檔案加蓋受控章,並負責發放、借閱和保管,做好發放和借閱登記。當外來檔案發生版本更替時,行政部負責更新《外來檔案清單》。及時發放新版檔案,收回舊版檔案,並加蓋作廢章後銷燬或處置。

5、相關檔案和質量記錄表格

5、1《外來檔案清單》

5、2《公文處理辦法》

5、3《文稿簽發單》

5、4《檔案閱辦單》

5、5《發放檔案登記表》

5、6《檔案借閱登記表》