一、存檔範圍
公司規劃、年度計劃、統計資料、工程資料、專案方案、經濟合同、裝置資料、聲像材料等具有儲存、參考價值的檔案資料。
二、資料保管
1.由人力資源部檔案室負責分類保管，歸檔存放，做到查詢方便、迅捷。
2.堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”工作(即防盜、防水(潮)、防火、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防洩密、防磁)工作，確保檔案完整安全。
3.檔案室內要保持清潔乾淨。
三、資料查閱
1.查閱一般資料由該部門經理批准，查閱密級資料由主管副總經理批准。
2.查閱檔案要保持整潔，嚴禁塗改、擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。因工作需要進行摘錄和複製時，應由主管副總經理批准。
3.嚴禁將檔案帶出檔案室，必須帶出時，由主管副總經理批准，並在規定時間內送還。
4.查閱客戶資料時需要主管副總經理批准，嚴禁影印客戶的任何資料。
5.業主查閱其房屋相關資料由銷售部經理核准方可辦理。
6.政府部門查閱資料時須經總經理批准。
四、檔案銷燬
1.任何個人或部門未經允許無權銷燬公司資料。
2.檔案銷燬須嚴格執行審批制度，履行批准手續。一般內部資料須主管副總經理批准，密級資料須總經理批准。
3.經批准銷燬的檔案，檔案管理員須認真填寫及編制檔案銷燬清單，在人力資源部經理監督下銷燬。
4.做好銷燬記錄。
看了
為加強我公司各類檔案的收集、整理、管理和利用，根據中華人民共和國國家檔案法，中華人民共和國檔案工作有關條例、辦法的精神，特制訂本規定。
第一條 檔案室是在公司的統一領導下，主管全公司各類檔案(包括人事檔案)的工作部門。是公司黨政文書資料、人事檔案儲存使用的場所，列為公司安全管理重點防火、要害部位，工作人員應特別做好安全工作。
第二條 綜合檔案室所儲存的各類檔案(資料)系國家檔案的一部分，其所有權屬天拖公司，任何人不得私自挪用、毀損。
第三條 綜合檔案室由綜合辦公室主管，設主任一人，專職兼職檔案管理人員若干人。綜合辦公室主任兼任綜合檔案室主任。綜合辦主任變更，則綜合檔案室主任隨之自然變更。
第四條 檔案室是機密部位，嚴格執行《中華人民共和國保密法》。嚴格執行國家的保密範圍和密級的規定。非工作人員未經批准，不得隨便進入室內。
第五條 嚴格執行有關檔案的收、發管理和借閱制度，各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防洩密事件的發生。經常性的進行保密檢查，借出的涉及密級的檔案，節假日前要收回。任何人未經批准不得將檔案帶出檔案室，不得隨便影印和摘抄。
第六條 檔案室應按時通風、透氣、乾燥，做好防溼、防蟲蛀的工作。
第七條 室內消防器材、報警裝置常年完好，效能良好有效。
第八條 嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸菸。嚴禁存放易燃易爆和私人物品。
第九條 建立安全檢查制度，檢查門、窗、電的關閉和執行制度情況。門窗堅固防盜，工作人員離開必須隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，確保安全。
第十條 對違反檔案法或不執行有關檔案管理規定的部門或個人，造成檔案破損、丟失的，綜合辦公室有權給予批評或視情節輕重建議公司或上級安保機關予以批評、罰款、行政處分。
一、檔案資料的分類及許可權界定
(一)普通檔案：
1、分類：
其他公司的一些宣傳資料、光碟等;
其他公司的投標書;
公司購買的生產、技術、管理方面的書籍，光碟。
2、許可權：
本公司員工可隨時借閱、檢視;
除本公司外的其他人員，須持綜合部部長簽字的工作聯絡單方可借閱;
如有需要，可由檔案室管理員影印使用。
(二)保密檔案：
1、分類：
公司技術部的圖紙、工藝卡;
外來圖紙、工藝卡;
公司內各部門存檔的資料、檔案等。
2、許可權：
存檔時，存檔部門需界定可借閱、檢視的部門、人員等範圍，存檔範圍內的部門、人員可隨時借閱、檢視;
存檔範圍外的人員要借閱、檢視時，需持經部門領導、綜合部部長簽字的工作聯絡單方可檢視、借閱;
如有需要，使用人可持有部門領導、綜合部部長簽字的工作聯絡單方可影印。
(三)機密檔案：
1、分類：
各部門認為不可對外人公開的檔案、資料等：
領導界定為機密的檔案、資料等。
2、許可權：
原則上不允許任何人借閱、檢視，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長、副總經理簽字的工作聯絡單，方可借閱;
原則上不允許影印，如有需要使用人必須持有經部門領導、副總經理簽字的工作聯絡單方可影印。
二、檔案歸檔制度
檔案室負責收集(徵集)、整理、分類、鑑定、保管、統計公司各類檔案及有關資料。
(一)各部門存檔時，需界定資料的存檔級別，以方便查閱、管理。
(二)檔案室資料在歸檔時，在分級的基礎上，原則上按部門進行歸檔，公司購買的圖書實行綜合歸檔，技術部的圖紙和工藝卡單獨進行歸檔。
(三)檔案室的每一個檔案櫃都要進行編號、整理，分類存放，並做好檔案索引記錄，方便使用時的及時查詢。
(四)技術部的圖紙和工藝卡進行存檔時，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，並且是同時存檔，並確保此時存檔的圖紙和工藝卡經稽核已經沒有錯誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁都有技術部長的簽字。
(五)技術部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經過編號的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級、編號、總頁數、發放範圍等資訊，缺一不可。存檔時，檔案室管理員需要檢視每套圖紙的編號是否則正確，填寫是否有漏項等，
否則不予存檔。
(六)公司購買的每本書籍都要及時存檔，並整理好檔案目錄。
三、檔案借閱使用制度
檔案是公司的寶貴財富，檔案的開放利用工作，是整個檔案工作的重要環節之一，也是檔案工作的根本目的。
(一)在查閱檔案時，只准查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內容，閱後要當面交點清楚。
(二)查閱檔案者，不準拆卷、塗改，不準在檔案上亂劃或做標記，違者將依據有關規定予以處理。如需複製，須經檔案館允許。密件不準複製。
(三)借閱檔案，原則上不超過半個月(15天)，屆時未用完者，可到檔案館辦理續借手續;借閱人出差時，借閱期限可適當放寬;借閱人調離的，應將所借檔案及時歸還。如需轉借他人使用，須到檔案館辦理轉借手續。
(四)借出檔案者應對檔案的保密、安全和完整負責，不能洩密、丟失、轉借、塗改、汙損、拆散，違者將依據有關規定予以處理。
(五)借閱人持有的工作聯絡單，一定明確表明要借閱的檔名稱，檔案級別、查閱目的，查閱時間等詳細內容，如果存在詞語模糊，界定不明的現象，檔案室管理員有權拒絕外借。
四、檔案室管理制度
要科學地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項工作提供服務。
(一)對於檔案室的管理，堅持“以防為主、防治結合”的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防黴、防蟲、防鼠工作和檔案室內溼度的控制、調節及照明管理方面的工作。
(二)檔案室內嚴禁吸菸，嚴禁將易燃、易爆、易腐物品帶進檔案室。
(三)採取有效措施防治鼠、蟲、黴害，定期進行檢查，一經發現及時處理。
(四)檔案室周圍配備適當的消防器材，並按器材要求定期檢查更換，檔案室管理員應該懂得消防器材效能及使用方法，做到遇火能救。經常進行安全防火檢查，確保萬無一失。
(五)下班前，要檢查所有門窗是否關嚴，檢查燈是否關閉。週末及假期要切斷檔案室電源。
五、圖書資料的購買制度
檔案室管理員負責公司員工及領導的圖書及其他資料的購買。
(一)員工填寫圖書資料購買通知單，經部門領導、單位領導簽字後，交檔案室管理員。
(二)檔案室管理員本著“適用、節約”的原則，採用合適的方式購買所需資料，要求必須有正規發票。
(三)圖書買來後，攜帶書和發票去集團公司檔案室進行存檔和蓋章，並辦理《圖書資料借閱手續》，然後由總部檔案管理員在發票上簽字。蓋章後的圖書資料需在本單位檔案室進行存檔後，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續。
(四)填寫《發票報銷申請單》，後附發票，經部門領導，單位領導簽字後交公司統計。
六、檔案鑑定銷燬制度
做好檔案鑑定銷燬工作，剔除失去價值的檔案材料，更好地保護珍貴檔案和重要檔案，是一項既嚴肅又細緻的工作，必須以科學態度對待。
(一)檔案鑑定工作，就是通過甄別和鑑定，將有價值的檔案更好地儲存
下來，達到室藏檔案既完整又精練。
(二)進行檔案鑑定時，須由檔案管理員和有關業務部門組成鑑定小組共同進行。採取直接鑑定的方法，逐件地審查檔案，準確地進行分析，判斷其價值。
(三)檔案鑑定後，對沒有儲存價值或保管期限已過的需要銷燬的檔案，報請相關的部門領導審批。重要檔案檔案需報請公司總經理審批後，方可銷燬。
(四)要銷燬的檔案資料都必須編制銷燬清冊，方可銷燬。
七、檔案保密制度
檔案管理涉及公司的很多機密檔案，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴格遵守公司的檔案保密制度。
(一)非檔案管理員未經允許不得隨意進入檔案室，任何人未經批准不得將檔案帶出檔案室，不得私自複製檔案。
(二)檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內容，不得以任何理由為藉口對外洩露檔案機密。
(三)檔案管理員必須嚴格界定公司的檔案檔案的密級，對於機密、絕密檔案必須使用專門的檔案櫃進行存放，並將檔案櫃上鎖儲存。
(四)對於需要銷燬的檔案或材料，必須經有關領導簽字批准，並編制清冊，由兩人監銷。辦公廢紙、廢件、重複件等，要妥善儲存，不得隨意當垃圾傾倒，與需銷燬檔案或材料一併送機要局指定單位銷燬。
(五)管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責任，不得丟失、不得外借。
(六)檔案管理員要有高度的責任心，要相互監督執行，經常進行保密檢查，發現失密現象，及時報告，及早處理。
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