檔案工作執法的情況彙報材料大綱

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今年9月市檔案局下發《關於開展全市檔案工作執法檢查的通知》後，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局於12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網路體系。

（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，並建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，並按照規範標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規範；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規範化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所後，投入30餘萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規範的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，並且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化程序，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，佔總數的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟體，佔總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的程序。

四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務於我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現代化的程序。

檔案管理標準化、資訊化是檔案資訊資源開發利用的基礎。目前，檔案資訊化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今後各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案檔案級目錄資料庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規範要求，也是建設數字檔案館、實現檔案資訊資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟體，切實提高檔案管理水平。

（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子檔案、數碼照片等在各單位大量出現，相應的磁碟、光碟等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發《關於開展全市檔案工作執法檢查的通知》後，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局於12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。