一、加強學習，部門人員的綜合素質和管理水平進一步提高
一年來，質管辦根據學院政治學習的具體安排，結合部門工作特點和實際，認真組織部門所屬人員進行政治學習和業務學習。通過加強學習，使部門人員能深刻領會黨的十六大精神、“三個代表”重要思想和“兩會”檔案精神，增長質量管理知識，不斷改進質量管理的方式、方法，不斷強化服務意識、質量意識。在提高政策理論水平的同時，部門人員的綜合素質和管理水平進一步提高。
二、認真準備，順利實現體系檔案改換新版
學院實行機構改革和全員競爭上崗之後， B版體系檔案已不符合目前的工作實際，不能繼續適應我院船員教育與培訓的新要求，必須予以改版。在認真準備的基礎上，質管辦啟動了體系檔案的改版工作，於XX年底完成了改版的前期準備工作。XX年年初，改版工作進入實質性階段，開始對形成的C版體系檔案進行初審、統稿和符合性稽核。經過職能部門負責人和院領導的會審，管理者代表和最高管理者的稽核後，C版體系檔案定稿、簽發、印刷、裝訂、分發。體系名稱變更為“南通航運職業技術學院船員教育與培訓質量管理體系”。
C版檔案於XX年3月5日經最高管理者批准，3月12日頒佈，3月16日生效執行。C版檔案確定了14個受控部門和2個分承包方，即：產業發展（後勤）處、財務處。C版檔案的構成，包括：質量手冊（第一層次）、22個程式檔案（第二層次）、作業檔案（第三層次）。作業檔案中共有104個崗位指導書、118個支援性檔案和108個質量記錄表式。C版檔案是在B版檔案的基礎上，仍按ISO9000—1994標準模式建立。形成過程中，多次請校內質量管理的專業人士和有關部門負責人進行了研討，聽取意見，並由受控部門負責人集體統稿。因此，C版檔案凝聚了集體的智慧和經驗，從而最大程度地保證了C版檔案的符合性。一年來，體系檔案執行正常。
三、加強宣貫，全員質量意識進一步強化
C版檔案正式投入執行後，對C版檔案的宣貫工作就成為質管辦的工作重點。質管辦通過多種形式，分層次地對各受控部門和人員開展了新檔案的宣貫培訓和學習指導，並對學院新引進人員進行了重點培訓。在舉辦的質量體系檔案宣貫培訓班上，各受控部門負責人、分承包方負責人及所屬教研室主任、基層主任參加了培訓學習。培訓班重點宣貫培訓了質量體系的基本知識和我院船員教育與培訓質量管理體系的C版檔案。在《質量體系基本知識》的講座中，介紹了建立質量體系的背景；介紹了質量體系的基本原理、有關術語、質量要素等內容；從質量管理的基本概念出發，簡要講解了質量管理體系的基本常識。體系檔案的宣貫內容主要包括四個方面：一是我院質量體系C版檔案的基本情況；二是各受控部門執行體系檔案的基本思路；三是各受控部門質量記錄的形成與儲存；四是各受控部門內部宣貫培訓的提示。最高管理者在培訓班上的講話中強調：學好體系檔案、學懂質量體系的原理和方法是執行質量管理體系的前提，質量管理體系要能連續、有效地執行，關鍵在各級管理幹部。各級管理幹部要進一步加強學習，將體系檔案學懂、學透。各級管理幹部不僅要成為檔案的執行者，而且要在學透檔案的基礎上成為檔案的修改者、制定者，使質量管理這一現代管理手段能不斷推動我院的教育教學質量穩步提高。在對新引進人員進行質量培訓時，重點介紹了質量管理基本知識、我院船員教育與培訓質量管理體系基本知識、崗位職責以及相關知識等，使我院新引進的從事船員教育與培訓工作的教育教學人員能在進校之初、上崗之前就熟悉我院的質量管理方法和體系檔案。通過宣貫，使各受控部門和人員進一步瞭解了質量管理的基本知識，及時、準確地掌握了C版檔案的內容結構和特點，強化了全員質量意識，保證了質量體系的持續、有效執行。
四、認真組織內部稽核和管理評審，嚴格實行質量管理
根據體系檔案的規定和工作計劃，本年度安排了兩次內審和一次管理評審。第一次內審重點稽核了C版檔案的符合性、檔案的宣貫培訓情況，檢查了質量記錄的填寫情況，檢查了體系執行的有效性、連續性。第二次內審重點檢查了外審不合格項的糾正情況，開展了對分承包方的評估等。稽核組依據《中華人民共和國船員教育與培訓質量管理規則》、《中華人民共和國船員教育與培訓質量體系稽核實施細則》以及南通航運職業技術學院船員教育和培訓質量體系檔案（C/0版），對學院各受控部門和相關人員進行了內部質量稽核。稽核組通過現場訪談、查閱檔案與質量記錄等檢查方式，對最高管理層和14個受控部門進行了現場稽核，對屬於分承包方的產業發展（後勤）處、財務處等2個部門進行了檢查、評估。稽核組認為：體系檔案改為C版後，各受控部門對C版檔案進行了認真宣貫，並按照質量手冊的規定要求去執行，船員教育與培訓的質量不斷提高；分承包方為使提供的服務能滿足質量方針和質量目標的要求，對C版檔案進行了認真宣貫，工作流程也能嚴格按照體系檔案的要求進行。在我院船員教育與培訓質量體系通過主管機關的再有效稽核之後，質管辦根據稽核專家組《稽核報告》的要求和開出的不合格項、建議項的分佈情況，及時進行了資訊傳遞，研究部署了整改工作，落實了糾正不合格項、建議項的責任部門和措施。各受控部門在外審結束後，及時向所屬人員通報了外審情況，並根據整改工作安排表對本部門範圍內的不合格項、建議項採取了糾正和預防措施。外審10個不合格項的糾正措施正確、進展正常，糾正完成情況良好。外審25個建議項中，除2條保留意見暫不糾正外，其餘23個的糾正措施正確、進展正常，糾正完成情況良好。分承包方提供的服務能滿足質量方針和質量目標的要求，對各部門提高船員教育與培訓質量給予了強力支援。學院質量體系的執行是持續、有效的，符合國家船員教育和培訓質量體系的基本要求。在內審中發現的不合格項和缺陷及時進行了督促糾正。在管理評審中，對本年度質量體系的有效性和執行情況進行了分析、評價，並研究了內審中出現的問題，不合格項產生的原因等，內審和管理評審總結了質量管理的經驗，為下一年度開展質量管理活動提供了借鑑。為充實內審員隊伍，本年度選派了5名同志赴上海蔘加了交通部“船員教育與培訓質量管理體系”內審員培訓班，系統地學習了質量管理體系的有關知識和內部稽核知識，均通過考核，取得了結業證書。
五、認真迎
接外審，順利通過再有效稽核
本年度，為迎接主管機關對我院質量體系的再有效稽核工作，質管辦制定了具體的迎外審工作日程表;認真準備了體系執行報告和外審資料;向各受控部門和人員印發了宣貫試卷，進行了考核;製作了宣傳材料;並督促各受控部門預先開展自查，及時解決發現的問題。10月中旬，由上海海事局組建的外審稽核組一行五人對我院船員教育和培訓質量體系進行了再有效稽核。根據《中華人民共和國船員教育和培訓質量管理規則》的要求，再有效稽核主要是檢查我院船員教育和培訓質量體系在《質量體系證書》有效期內執行的有效性，是否能繼續保證船員教育和培訓質量。稽核組經過對體系檔案的稽核、中間稽核不合格項糾正記錄、內審記錄、管理評審報告和其他檔案材料，以及對學院最高管理層和14個受控部門的現場稽核，共發現不合格項10個，均屬一般性質，其中檔案稽核5個，現場稽核5個，並提出建議項25個。通過檔案稽核及現場稽核，稽核組認為：我院四年來為質量體系做了大量認真而有效的工作，體系保持著與《規則》第二章要求的符合性並能連續、有效的執行，內審組織規範，體系具有自我完善的能力。此次再有效稽核予以通過。建議主管機關給予換髮質量體系證書。十二月底，根據稽核組要求在三個月內將糾正情況上報的要求，質管辦將外審不合格項和建議項的整改糾正情況呈文報告了上海海事局。再有效稽核的順利通過，標誌著我院質量管理體系跨入了新的階段。
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