為統一中國共產黨機關和國家行政機關公文處理工作，20xx年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》。本文簡要列舉公文處理中的常見錯誤，僅供參考!
一、人名、地名、引文欠準確
1、人名不用全名。在執行職務所定的任務或反映身份時，採用“單位+職務+姓名”的方式，但如果說“市委書記×××同志”就不規範，因為前面有了單位、職務，後面就再寫“同志”就顯多餘;姓名前面如果沒有冠以單位與職務的，應在姓名後面加“同志”二字。
2、地名不用全稱。為了便於查詢，地名的前面應冠以省、市(洲)、縣市區、鄉鎮(街道)、村名。縣名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市轄區，在省內行文，區名前面可不冠市名，向全國行文，區名前面應當冠以省名和市名，但以方位取名的市轄區如東城區，無論何種情況，區名前面必須冠以市名。
3、引文不準確。如引用湘工辦發〔20xx〕16號檔案時，常見的引用錯誤是先引發文字號再引公文標題。正確的引用是先引公文標題再引發文字號，因此引用湘工辦發〔20xx〕16號檔案應這樣引用“《關於××××的通知》(湘工辦發〔20xx〕16號)”。在公文中引用其他檔案、書刊和領導講話中的文字，一定要查對原文，包括髮文字號、刊號、每一個文字與標點符號等，都要做到與原文完全一致、準確無誤。
二、數字、計量單位和標點符號不合規範
1、“30%-40%”寫成“30-40%”，前一個數字省掉了百分比;“5萬元-10萬元”寫成“5-10萬元”，前面一個數字省掉了萬元;“七上八下”寫成“7上8下”。公文中的成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞數的數字不得使用阿拉伯數字，均應使用漢字，其他數字應使用阿拉伯數字而不得用漢字。
2、質量(重量)單位用斤、市斤、兩、錢，而不用千克(kg)、噸(t)、克(g)、毫克(mg);長度單位用裡、尺、寸、公分，而不用千米或公里(kw)、米(m)、分米(dm)、毫米(mm);功率單位用馬力，而不用千瓦(kw)、瓦(w);體積(容積)單位用公升、立升，而不用升(l)、毫升(ml)、立方米、立方厘米;電量單位用度，而不用千瓦時(kwh);土地面積單位用畝、分、釐、平方尺、平方丈，而不用平方米(㎡)、公頃(hm)、平方公里(k㎡)。
3、依據公文法規的規定，公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。但在有些特定情況下，公文標題中仍需要使用諸如引號、頓號、括號、破折號等標點符號，使表意更加清晰嚴密。實踐中，使用不夠規範、隨意性強主要表現在：聯合行文的標題，在並列的發文機關名稱之間不加頓號;出現縮略語和具有特殊含義的詞語時不加引號;批轉法規性檔案不加書名號，而使用引號，或者不是法規性檔案卻加書名號;對公文內容成熟程度的限制性詞語置於書名號之外，等等。例如：《××批轉〈××關於××的計劃〉(討論稿)的通知》中，“討論稿”是對該項工作計劃內容成熟程度的限制，與“計劃”標題同為一個整體，不可分割，書寫時應置於書名號之內，即應寫成《××批轉〈××關於××的計劃(討論稿)〉的通知》。
4、文內使用非規範化簡稱先不用全稱並註明簡稱。如：第一次使用“婁博會”時用簡稱，而不是使用“青春婁底·湘中之光經貿博覽會”這一全稱;使用國際組織外文名稱或其縮寫形式在第一次出現時不註明準確的中文譯名，像第一次使用“WTO”時，應註明中文譯名“世貿組織”。
三、公文標題處理不規範或欠妥當
1、濫行省略。表現為過於追求標題的簡潔而濫用省略，致使公文標題“缺肢少臂”。例如，在《關於增加職工福利待遇》這樣一個標題中，該公文究竟由哪個單位制發，屬哪一類文種，均不清楚。正確的做法是，在介詞“關於”前冠以發文機關名稱，在“待遇”之後新增公文文種，改為《××市人社局關於增加職工福利待遇的通知》。
2、文種混用。主要表現為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告濫用以及把決議與紀要等同等等。“請示”適用於向上級機關請求指示、批准，“報告”適用於向上級機關彙報工作、反映情況，回覆上級機關的詢問;“決定”適用於對重要事項作出決策與部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項，“決議”適用於會議討論通過的重大決策事項，“紀要”適用於記載會議主要情況和議定事項;“公告”適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項，“通告”適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。如有一份公文《××縣總工會關於房產處置的緊急報告》，該標題就混混淆了“請示”與“報告”兩個文種的界限，因為從行文要求上看，“請示”需要上級機關明確作出批覆，而“報告”則未必。該公文所述內容是需要上級總工會就其××縣委縣政府要求××縣總工會房產進行整體抵押一事作書面答覆，用“報告”文種顯然是錯誤的，應當改為《××縣總工會關於房產處置的請示》。至於有的使用《××關於××的請示報告》，將“請示”與“報告”合二為一，就更是錯上加錯。
3、疊床架屋。主要有以下三種情形：一是公文標題中的“發文機關”要素因省略不當而造成重疊。例如《中共××局黨委關於××的通知》，“中共”是“中國共產黨”的簡稱，再在後面出現“黨”字，顯屬不當，正確的寫法是“中共××局委”。二是公文標題中的“文種”要素因轉發或批轉環節過多而造成重疊。如《××市總工會關於轉發省總工會關於轉發〈中華全國總工會關於加強××的通知〉的通知的通知》這一標題中，介詞“關於”重複出現三次，“轉發”之前加介詞“關於不符合語法習慣，文種“通知”也重複表述。依轉發性通知擬製的慣例，只需保留公文發源處的一個文種即可。因此，該標題應改為《××市總工會轉發中華全國總工會關於加強××的通知》。三是公文標題中的“事由”部分因強調錶述而造成重疊。例如《××市總工會關於申請購買公車的請示》，“請示”文種即已明顯蘊含向上級“申請”之意，“事由”部分再用“申請”一詞純屬多餘，應刪除，即應改為《××市總工會關於購買公車的請示》。再如《××市總工會關於報送20xx年工作計劃的報告》，亦屬此類。
4、簡而不明。即因過分追求標題表意的明確、具體而導致拖沓冗長。如有這樣一則標題：《××市總工會關於印發×××同志〈在市總工會五屆六次全體委員會議上的講話〉和×××同志〈在市總工會五屆六次全體委員會議上的工作報告〉以及〈××市總工會20xx年工作要點〉的通知》，長達70多字，極其雜亂，令人不得要領。如果加以提煉，即可看出其中心內容是××市總工會關於對五屆六次全體委員會議所涉及的3份檔案的印發，而實際上這3份檔案的名稱完全沒有必要在印發通知的標題中出現，而將其置於正文部分加以說明即可。因此應該這樣表述：《××市總工會關於印發市總五屆六次全體委員會議三份檔案的通知》。
5、生造文種。即使用《黨政機關公文處理工作條例》規定以外的文種。例如《××市總工會關於“金秋助學”活動開展情況的彙報》中將“彙報”作為公文文中使用，顯失規範，應改為“報告”。
6、隨意排列。主要表現為：一是上下行字數相差過大。二是為追求字數的勻稱相等而無視片語或片語的完整性，隨意將其割裂開來。如“傢俱”是一個具有完整意義的詞語，卻被分置兩行之中;再如將“先進性教育”割裂成“先進”和“性教育”兩個詞，分置兩行之中。
四、行文關係處理不當
主要有以下六種情形。
1、黨政機關上下級之間相互行指令性、報告性、請示性文種。如某局黨委直接向局屬各單位的行政機構髮指示，某市委向市直各行政部門髮指示性通知，某局以局行政機構的名義向市委報送工作總結，某局以行政機構名義向各分局黨政組織發緊急通知等等。前兩種情況應以向局屬和市直各單位的黨組、黨委行文為宜，第三種情況應以局黨委或黨組的名義向市委報送，第四種情況應以局黨政聯合行文。
2、上下級機關聯合行文。如某縣人民政府與該縣安全生產監督局聯合下發《關於加強煤礦安全生產管理工作的通知》，這一行文的錯誤在於縣政府與縣安全生產監督局不是平行單位。
3、平行單位之間使用上行文、下行文文種。這種犯錯頻率最高。如某市總工會向市財政局傳送《關於解決××經費的請示》，按照行文規則，平行單位之間不能行“請示”或“報告”文種，也不能使用“批覆”文種，只能使用“函”(即“申請函”)文種。
4、上級部門向沒有業務指導關係的下級部門行指揮性公文。如某市總工會給各縣市區衛生局行文。
5、上級部門向下級機關行指令性公文。如某縣教育局給各鄉鎮人民政府發通知。按照行文規則，上級黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文外，其他部門和單位不得向下級黨委、政府釋出指令性公文或在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求，只能根據本級黨委、政府授權或已有規定，答覆一級機關向本部門聯絡、商洽或申請批准的問題，無權作指示、下命令。
6、部門內設機構對外正式行文。如某市總工會某部室以該部門的名義給各縣市區總工會行文。《黨政機關公文處理工作條例》規定，部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
五、特定提法表述不規範
1、稱“國家公務員”而不稱“公務員”。《公務員法》將“國家公務員”統一改稱“公務員”，以後制定有關法規、政策性檔案以及在正式場合，均使用“公務員”這一新的法律概念。我國公務員沒有“國家公務員”和“地方公務員”之分，“國家公務員”這一概念容易引起誤解。
2、稱“xx計劃”而不稱“xx規劃”。“規劃”的內容屬於全域性性的部署，“計劃”是實施“規劃”的具體方案;“規劃”是較長一個時期的科學展望，“計劃”一般是全年或半年的;“規劃”是定方案、定規模，富於理想、展望遠景，“計劃”是定指標、定時限、定任務、定措施，富於現實性;“計劃”既服從於“規劃”，又對“規劃”起修改、補充、完善作用。
3、稱“國家一級演員”、“國家一級教授”而不稱“一級演員”、“一級教授”。在我國的專業技術職務序列中，表演藝術專業的最高技術職務稱為“一級演員”，對應新聞專業的“高階記者”、“高階編輯”，文學專業的“一級作家”。在“一級演員”、“一級教授”前冠以“國家”二字，給人造成誤解，以為“一級演員”、“一級教授”還有國家級、省級之分。
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