關於公文格式的常見錯誤

作為文祕的你，是不是偶爾會範點小錯誤呢?下面小編將為你收集整理一些常見錯誤，希望對大家有所幫助!

關於公文格式的錯誤

一涉密公文不標份號或標註不當

份號是公文印製份數的順序號，編號的目的是為了準確掌握公文的印製份數以及分發範圍、物件，當檔案需要收回保管或者銷燬的時候，可以對照份號掌握是否有遺漏和丟失，發文機關可以根據份號掌握公文的去向。當前存在問題：

一是涉密公文不標註份號。以前行政機關公文祕密級可以不標，按新國家標準要求都必須標註。為了發放方便，也可對不帶密級的公文編制份號。

二是份號標註不正確。新標準要求一般用六位3號阿拉伯數字，編虛位補齊，比如“000369”。但有的機關仍不按規定位數標註。另外，在黨內法規和規範性檔案備案過程中，有的機關將涉密檔案下發時編號，報備時卻不予編號，這也是不符合規定的。

二發文機關標誌使用不當

發文機關標誌，是檔案首頁上紅色的制發機關名稱，可以說是公文的“臉面”。當前有以下使用錯誤：

一是發文機關標誌大小失當。發文機關標誌的字形大小應該恰當美觀，不應過大或過小。

二是發文機關標誌不正確。正確的有兩種：一種是由發文機關名稱加“檔案”二字組成，一種是單獨使用發文機關名稱。這個名稱應該是全稱或者規範化簡稱。當前，有的機關名稱全稱和簡稱並用，有的機關仍使用發文機關名稱加文種“(××)”的形式，均不規範。

三是聯合行文時格式不當。有的“檔案”二字沒有“以聯署發文機關名稱為準上下居中排布”。

三發文字號標註不規範

發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。當前使用錯誤的情況主要有三種：

一是符號錯用情況突出。年份本應該用六角括號括起，比如，豫辦〔20xx〕3號，但六角括號經常被錯用為“[ ]”。

二是發文機關代字使用混亂。機關代字存在重複現象，如果地名的第一個字相同，其檔案代字有可能也相同，比如，河南省新鄭市委和武漢市新洲區委都在使用“新發、新辦”。有的機關代字過長，甚至用了七八個字;有的代字容易造成誤解，比如，“精神辦”，等等。

三是發文順序號編虛位。比如，有的標註為〔20xx〕03號。

四標題擬製和標註太隨意

標題由發文機關名稱、事由和文種組成。

標題當前存在的主要問題有：

一是排列形式錯誤。標題可以分一行或者多行居中排布，一定要做到語意完整、美觀大方，多使用菱形和寶塔形排列。但實際工作中，多行標題仍有排列為方形和沙漏形的情況。

二是亂用標點符號。公文標題中目前仍有使用逗號等的情況，使用書名號也比較隨意。

三是不簡潔、不完整、不準確。有的標題過長，出現了四五行;有的轉發時文種重複，出現一連串“的通知的通知的通知”;有的多處重複一個地名和出現多個檔名，比如，××省委辦公廳、××省人民政府辦公廳關於印發《××省××辦法》《××省××辦法》《××省××辦法》的通知。另外，標題中的發文機關名稱一般使用全稱，三個以上時使用規範化簡稱為宜。

四是文種使用錯誤。有的沒有使用法定文種，比如，計劃、講話等不搭載通知直接行文;有的生造文種，比如，不用批覆用批示;有的錯用混用文種，比如，關於××的請示報告、關於××的報告的函。

五附件附註使用出現錯誤

有些同志不太注重這兩個格式要素，認為不影響大局，使用起來要求也不嚴格。目前存在的主要問題有：

一是附件說明和附件不相符。由於稽核不細緻，出現附件說明和附件的標題不完全一致，或者附件數量前後不一的情況。

二是附件說明標註不當。有的附件順序號使用漢字，漢字後面的標點用頓號，這是錯誤的，正確的是使用阿拉伯數字和圓點。有的正文中已經寫明報送、批轉、轉發，卻仍然使用附件，比如，××辦公室轉發××局關於××的意見的通知，還標註附件“××局關於××的意見”。

三是附註使用不規範。公文如果有附註，應居左空兩個字加圓括號編排在成文日期下一行。目前仍有不用圓括號，或者位置錯標的情況。

這裡選取的只是一些使用錯誤比較突出的格式要素，其實正文中存在的問題更多更復雜，本文難以容納。其他還有簽發人存在標註位置不當的情況，主送機關存在多頭主送的問題，解決空白頁問題仍使用“(此頁無正文)”，印章使用混亂，等等，都需要我們在工作中認真予以避免。