如何提高機關公文處理水平

公文處理工作是機關實現職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會出現紕漏。如何提高機關的公文處理水平，筆者認為應從以下五個方面做好工作。

一、夯實基礎，嚴謹規範地做好檔案的登記工作

文書處理要堅持集中統一管理的原則，這就要求文書人員一定要嚴把收文關口，認真做好檔案的簽收登記工作。無論是下發的檔案、通知，平級單位發來的函件，還是下級報送的請示、報告，都應做到專人來統收、統辦、統管，以便於規範管理、查閱利用。有的單位或部門，檔案簽收不定人，對於每天來自各方面的檔案，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱檔案，這樣會導致檔案遺失或接收不及時，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時登記。文書人員對來文核對無誤後，要快速簽收，然後詳細登記。目前，大都採用電子表格登記（即excel表格），蓋簽收章、編流水號並準確填寫公文處理單，送部門負責人籤批。

二、把握領導批示，科學有效地做好檔案的傳閱工作

為便於領導更好地批示，文書人員要根據實際情況需要做好檔案的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱批。一般將最重要的檔案放在上面，依次類推。那麼哪些檔案是最重要的呢？標準是什麼？

這就需要文書人員必須先閱讀一下檔案的內容，將那些與本單位有直接關係的檔案放在最上面，而那些關係不大的檔案放在最後。在處理過程中，要準確理解領導批示意見，凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程式或擴大傳閱範圍。對於呈批件，嚴格按程式辦理，對於請示件要按領導職務由低到高的順序呈批，確保級別較高的領導對其他相關領導同志的意見、態度有一個全面把握，便於拍板決策；對於報告件則要按領導職務由高到低的順序呈批，確保級別較高的領導第一時間瞭解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒檔案流向。在傳閱檔案的過程中，要隨時做好檔案流轉的登記工作，理清領導批示內容、辦理程度等情況，做到每一份檔案的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡，便於領導在檔案運轉期間隨時調閱。

三、講究時效，靈活多樣地做好檔案的催辦工作

公文在傳遞、辦理過程中，都有明確嚴格的時效要求。“及時”是確保公文處理工作時效性的基本前提。檔案傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。機關工作處於組織和領導地位，從某種意義上講，時效性的強弱，直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必須具有較強的時間觀念，在各個環節上儘可能化繁為簡，使檔案流程簡捷，管理科學，操作手續簡便，最大限度地提高檔案管理效率。送閱檔案時，如果領導外出不在辦公室時，文書人員要根據檔案承辦輕重緩急情況，一方面將檔案精神電話告知分管領導，一方面將檔案超前性地影印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作；如果領導忙於其他事項忘記批閱檔案時，文書人員要適時委婉地予以提醒。

對需要催辦事項的檔案，文書人員轉辦後，要跟蹤檔案的落實情況，可採用靈活多樣的形式，主動聯絡對方，不能將領導批示的檔案送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對所辦的檔案進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕檔案壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內落實承辦事項。催辦可採取發催辦單或打電話詢問等形式進行，對緊急重要檔案，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結果、件件有迴音。檔案辦理完結，應及時註明落實單位、落實時間和落實結果，並將辦理情況進行整理後，反饋批示領導和分管領導閱知。重要檔案，視具體情況，應隨時反饋。因此文書人員一定要增強時間觀念、效率觀念和程式觀念，一旦超過時限就可能錯過時機，貽誤工作，造成損失。

四、嚴細認真，善始善終地做好檔案存放和歸檔工作

公文辦完後，文書人員要把這些檔案有序地存放，也可把一些重要的檔案歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領導職務任免的可以單獨存放，這樣查詢起來方便；還有一些將來要歸檔而且利用率較高的檔案，也可影印多份或掃描成電子版存放於電腦裡，以備查取。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最後環節。文書人員要站在對歷史負責的高度，認真做好每份檔案的歸檔工作。

五、嚴守保密制度，認真做好檔案的安全保密工作

在機關公文執行中，經常涉及到一些祕密事項的內容，文書人員要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密檔案的各個環節工作。嚴格按照檔案自身的保密要求和閱知範圍辦事，在執行和處理中妥善保管。文書人員是涉密檔案的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻注意並經常檢查自身的言行，辦理好、保護好自己每一份涉密檔案，確保安全保密。

總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷地摸索，要多總結、多鍛鍊，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強烈的責任感和事業心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至會給企業造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書人員素質和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現，只有公文處理水平提高了，才能真正達到“以文輔政”的作用。