文種使用方面存在的不規範作法

錯用文種問題，主要表現在以下兩個方面，即請示、報告不分和不相隸屬機關之間使用上行文種、下行文種。關於前者，是多年來一直沒有徹底解決的老問題，請示與報告的區別詳見本書第5章；關於後者，平行單位之間使用請示、報告以及批覆等上、下行文種行文也是一個屢禁不止的問題。平級機關只能使用“函的形式”，對此國辦《意見》中有明確規定“‘函的形式’是指公文格式中區別於‘檔案格式’的‘信函格式’。以‘函的形式’行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。”

此外，濫發公文的現象，仍需引起重視，例如種種於公務活動無補的公文、因未直接行文而造成的過多行文、因體制、機制不順而造成的過多行文、因協商不夠而造成的過多行文以及簡報過多等等，均須嚴格把好對行文客體的稽核關，控制行文總量。

以上行文不當的表現，既造成人力、物力、財力的浪費，又使不少機關和領導幹部陷於“文山”之中，不能集中精力想大事、議大事、抓大事，同時也助長了官僚主義、形式主義、文牘主義，影響了機關的工作效率，影響了黨和政府機關的形象，必須加以改正。