為規範學校檔案簽發程式，提高工作效率，根據上級有關規定，結合本校實際，特製xx學校檔案簽發制度。
一、以學校或學校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發的涉及全域性工作的指導性檔案、決定、規定，經有關處室(學部)根據校務會議或黨總支會討論決定的結論擬稿，處室(學部)領導稽核，由校長或書記簽發。
二、以學校名義向上級報送的有關單項性問題的報告和請示，下發的有關單項性工作的指示、規定、通知，經有關處室、學部擬稿，處室、學部主管領導核稿，由分管領導簽發。政策性較強的應經校長審閱。
三、以辦公室名義上報、下發的檔案、材料等，由辦公室主任簽發。會議通知一般由分管領導審閱同意後以辦公室名義下發。
四、檔案簽發前，一般先由辦公室主要負責人核實、校正文字。
檔案處理辦法
為規範學校辦文制度，明確職責分工，提高工作效率，現對學校檔案處理辦法作如下規定：
一、收文處理
收來檔案由文書統一簽收、啟封、登記，並分類處理。
1、傳閱檔案。供瞭解、參考的檔案，一般作傳閱處理。屬機密的傳閱範圍為規定範圍，普通檔案傳閱範圍為處室、學部負責人以上幹部，由辦公室負責送閱；其他幹部自行到文書處閱讀。處室、學部負責人以上幹部閱文後應在檔案處理單閱文簽名欄簽名。
為加快檔案傳閱速度，送閱檔案一般應在當天閱讀完畢。傳閱檔案送閱完畢，由文書統一歸檔。
2、承辦檔案。來文要求承辦、答覆的作承辦檔案處理。
(l)涉及重大事項或幾個處室、學部協作承辦的檔案，由辦公室送校主要領導閱示後，按領導批示處理；屬處室、學部職能範圍的直接交處室、學部閱辦。
(2)要求辦理時限在二日以內的，作承辦急件處理。如遇主要領導外出的`，由辦公室直接交處室、學部負責人閱辦。
(3)處室、學部辦文完畢，需在檔案處理單上填寫辦理結果，並交辦公室轉作傳閱檔案。
借閱收來檔案，需填寫借閱單，並按時歸還辦公室。
二、內部檔案處理
黨總支會議、校務會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關專項會議的記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事曆等，均為內部檔案處理，記錄檔案在年終統一交辦室歸檔。
各處室、學部的學期（學年）工作計劃在每學期（學年）開學前交辦公室，處室、學部的學期（學年）工作小結（總結）應在學期（學年）結束前10天內交辦公室彙總，由辦公室綜合整理後，作為學校學期（學年）工作計劃、總結、行事曆的附件歸檔。各處室（學部）的有關檔案材料（一式三份）應抄報辦公室。
三、外發檔案處理
外發檔案為本校上報、下發的請示、報告、批覆、通知、公函、通報及資訊簡報等。有關外發檔案的審批程式按本校發文制度執行。外發檔案需傳送本校有關處室、學部及領導的，由擬文處室或學部在擬文稿上註明，由辦公室統一分發。各處室、學部外發檔案由辦公室統一編號，並由辦公室視輕重緩急統一交總校文印室列印，各處室、學部負責檔案的校對，辦公室負責除機密件外檔案的封口、外發。檔案外發前，辦公室應再作一次校閱，若有誤差，及時收回更正。
1、目的：促進公司提高管理水平，規範公司程式檔案書寫的格式及編號方法，各項制度及檔案管理工作規範、科學，確保檔案結構與樣式的統一等制定本規定。
4、管理職責：企業負責人負責質量管理體系檔案的批准、頒佈；質量負責人負責稽核；各部門負責人與質管部共同起草其部門的質量體系檔案，並執行、協助、配合質量管理部開展工作。質量管理部負責按政策要求起草質量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有檔案由人事行政部負責分發、保管、撤銷、替換、銷燬，各程式檔案與質量檔案的系統摘要編寫人均須按本規定製訂檔案；
6、質量管理體系檔案劃分：質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度檔案：是指企業為規範內部管理活動，對各項管理工作提出具體要求並以特定形式釋出作為共同遵守的準則和依據；
6.1.2、部門及崗位職責檔案：是指企業為規範經營行為，明確各部門及崗位職責，以特定形式釋出作為共同遵守的準則和依據；
6.1.3、操作規程檔案：是指企業為規範過程管理，明確規定其操作程式和要求，以特定形式釋出作為共同遵守的準則和依據；
6.1.4、檔案：企業經營過程中形成的，作為歷史記錄儲存起來以備查考的檔案；
6.1.5、報告：是企業彙報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的檔案；
6.1.6、記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的檔案；
6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經濟業務事項發生、明確經濟責任並據以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；
6.1.8、技術標準：是對產品質量、規格、驗收方法等所做的技術規定，這裡主要指藥品標準或其他相應的技術標準；
6.2、檔案編號：由公司程式碼、檔案種類程式碼、檔案順序號、檔案版本號：檔案順序號按彙編順序號編排，檔案順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。
用兩位阿拉伯數字表示，新制訂的檔案修訂號為“00”，以“01”表示對檔案的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司程式碼+由檔案種類程式碼+檔案順序號+兩位數流水號組成+版本號。如：-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產生的'第一個表格；
6.3、質量管理檔案的編制和審批程式
6.3.1、質量管理制度、操作規程、崗位職責由質量管理部負責和操作部門共同起草和修訂，各部門檔案由各職能部門負責人起草和修訂，所定的各項制度和檔案報質量負責人稽核，經企業負責人批准後執行；
、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質量管理制度、操作規程、崗位職責上的檔案起草人（姓名）、起草日期、稽核人（姓名）、稽核日期、批准人（姓名）、批准日期在檔案流轉中直接錄入，檔案打印出來後，相應人員同時在紙質《檔案審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期；
、為方便查閱，崗位/制度/操作規程制定檔案目錄索引，含檔案編號、目錄內容、頁數、頁碼、實施日期、檔案狀態。
、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監督管理辦法》、新《藥品經營質量管 理規範》及其實施細則等法律、法規；
、文字應準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結構緊密、用語規範、內容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意塗抹，不得用鉛筆填寫，沒有發生的專案記“無”或畫“/”，各相關負責人簽名處不允許空白，要籤全名；如果發生錯誤需更改，應用“─”劃去原內容，寫上更改後的內容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數標明，如：170401；
、檔案應標明題目、種類、以及檔案編號和版本號；
、質量管理制度應結合公司的實際情況，可操作性強；
6.3.3、制度編號後由打字員列印，打印出的檔案清樣交給擬稿人核稿；
6.3.4、制度列印後，由人事行政部登記、下發、簽收；
6.3.5質量管理部每季度對質量管理體系執行情況進行檢查考核，做好《質量管理體系評審記錄》；
6.4.1、質量管理體系檔案在執行過程中如需調整，或因與國家法律、法規、政策檔案相沖突需修訂時，由機構負責擬稿，質量負責人核稿，經企業負責人批准後由人事行政部發執行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應詳細記錄在《檔案修改審批表》中；
6.4.3、作廢檔案由人事行政部進行“作廢”標識，防止誤用，並由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由於經營管理不斷更新或與國家相關法律、法規政策相違背，已不適應或過時，須進行撤銷；
6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發新檔案是回收舊檔案，或每年對發文進行一次清理，對不適當或過時檔案填寫《檔案銷燬登記表》，經質量管理部、質量負責人同意後進行銷燬；
6.6、檔案的起草、修訂、稽核、批准、分發、保管、以及修改、撤銷、替換、銷燬等應當按照檔案管理操作規程進行，並儲存相關記錄；
6.8、每季度稽核、修訂檔案、使用的檔案應當為現行有效的文字，已廢紙或者失效的檔案除留檔備查外，不得在工作現場出現；
6.9、非本部門執行檔案，需要供讀時需向人事行政部登記《檔案借閱登記表》，填寫檔案編號、檔名、借出日期、借用途、歸還時間。
6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要檔案，並嚴格按照規定開展工作。
1、主題內容與適用範圍
本檔案根據我廠產品的生產性質、生產型別和產品的複雜程度以及工種狀況,對常用的工藝檔案規定了完整性。
本檔案適用於變壓器新產品的生產。老產品的工藝整頓也參照執行。
2、引用標準
gb/t4863-93機械製造工藝基本術語
gb/t6583-1994質量保證術語
jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則
jb/t9165.1-1998工藝檔案完整性
3、一般要求
3.1工藝檔案是指導工人操作和用於生產、工藝管理的主要依據,要做到正確、完整、統一、清晰。
3.2本標準所規定的內容應在產品設計、試製、鑑定和生產的各個階段相應編制完成。
3.3產品的生產性質是指樣機試製、小批量試製和正式批量生產。樣機試製主要是驗證產品設計結構,對工藝檔案不要求完整,可根據具體情況而定;小批試製主要是驗證工藝,所以小批量試製的工藝檔案基本上應與正式批量生產的工藝檔案相同。不同的是後者通過小批試製過程驗證後的修改補充,更加完善。
4、工藝檔案種類
4.1產品結構工藝性審查記錄
記錄產品結構工藝性審查情況的一種工藝檔案。
4.2工藝方案
根據產品設計要求、生產型別和企業的生產能力,提出工藝技術準備工作具體任務和措施的指導性檔案。
4.3產品零(部〉件工藝路線表
產品全部零(部〉件(設計部門提出外購件的除外〉在生產過程所經過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術科、供應部使用。
4.4焊接工藝卡片
用於對複雜零(部〉件進行電、氣焊接。
4.5特殊工序操作指導卡
4.6典型零件工藝過程卡片
用於製造具有加工特性一致的一組零件。
4.7標準零件工藝過程卡片
用於製造標準相同、規格不同的標準零件。
4.8裝配工藝過程卡片。
4.9工藝守則
某一專業工種所通用的一種基本操作規程
4.10工序質量分析表
用於分析工序質量控制點的每個特徵值-操作者、裝置、工裝、材料、方法、環境等因素對質量的`影響程度,以使質量處於良好的控制狀態的一種工藝檔案。
4.11工序質量控制圖
用於對工序質量控制點按質量波動因素進行分析、控制的圖表。
4.12產品質量控制點目錄
填寫產品中所有質量控制點的零件圖號、名稱及控制點名稱等的一種工藝檔案。
4.13外協件明細表
填寫產品中所有外協件的圖號、名稱和加工內容等的一種工藝檔案。
4.14外購工具明細表
填寫產品在生產過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規格與精度的一種工藝檔案。
4.15專用工藝裝備明細表
填寫產品在生產過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的一種工藝檔案。
4.16工位器具明細表
填寫產品在生產過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝檔案。
4.17專用工藝裝備圖樣及設計檔案
專用工藝應具備完整的設計檔案,包括專用工裝設計任務書、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。
4.18材料消耗工藝定額明細表
填寫產品每個零件在製造過程中所需消豔的各種材料的名稱、牌號、規格、重量等的一種工藝檔案。
4.19材料消耗工藝定額彙總表
將'材料消耗工藝定額明細表'中的各種材料按單臺產品彙總填寫的一種工藝檔案。
4.20工藝總結
新產品經過試製生產後,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進行記述,並提出處理意見的一種工藝檔案。
4.21產品工藝檔案目次產品所有工藝檔案的清單。
4.22車間定置管理圖
在車間定置中,用於表明物品與場地關係的佈置圖。
4.23產品製造工藝流程圖
是生產物件由投入到產出,經過一定順序排列的檢驗關係圖。
4.24產品檢驗流程圖。
4.25油漆工藝卡片。
4.26檢驗卡片。
根據產品標準、圖樣、技術要求和工藝規範,對產品及零件、部件的質量特性的檢測內容、要求、手段作出規定的指導性檔案。
4.27工序質量控制點操作指導卡。
指導工序質量控制點上的工人生產操作的檔案。
1、資料室要確定專人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，並將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經責任人許可，其它人員不得進入。
2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。
3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸菸。
4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關和電源插座插頭。
5、資料室內要配齊各類消防設施，定期檢查並及時更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。
6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內一切電源。
7、室內資料要統一編碼並擺放整齊，室內乾燥、通風流暢並留足安全通道。
8、資料室入口處須張貼資料室平面佈置和消防裝置位置示意圖，以及緊急出口示意圖。
9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內牆。
為了加強機要檔案的管理,進一步規範機要檔案的處理程式,結合我院實際,制定本規定。
1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要檔案,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除註明院領導個人和各處、室以外,要根據檔案內容、密級和傳閱範圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。
2、機要人員對所有來文進行登記,經辦公室主任閱處後,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理檔案傳閱手續。
3、院領導在檔案的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要檔案一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱檔案退還機要室,未看完的檔案,待回院後再閱。閱文時,對於檔案的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內檔案不得隨意抽走、留存。
4、對院領導批示要求職能部門辦理的`檔案,機要人員應立即將檔案送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室並報告分管院領導。
5、對於急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門並辦理檔案借閱手續,而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成檔案丟失。
6、檔案傳閱、處理結束,承辦部門要在檔案處理單上寫明處理結果,並簽名和寫清楚處理日期後,退回機要室統一保管。有關業務檔案,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過1個月。
7、上級來文的影印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的檔案不得私自翻印、複製、摘錄和外傳檔案傳閱、因工作需要翻印、複製、摘錄時,應按有關規定經批准後辦理。影印件按照檔案、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發到各部門的機要檔案,各單位必須認真管理、清理。使用完後,按照規定時間,及時清退交機要室。
9、凡涉及機要檔案的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、洩密。要維護機要檔案的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,檔案傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的檔案一定要妥善保管,對丟失檔案或洩密者,要按照有關規定追究責任。
1、目的與適用範圍
為了確保在質量體系執行中的各個場所使用的檔案是有效版本,特制定本制度。
本制度適用於《質量手冊》、《程式檔案》的`更改,發放和回收的管理。
2、管理要求
2.1全質辦是《質量手冊》、《程式檔案》的歸口管理部門。
2.2《質量手冊》、《程式檔案》在貫徹實施過程中若發現差距或不符合實際情況時,各職能部門要以書面形式反饋全質辦,全質辦向管理者代表提出更改報告,填寫檔案更改通知單,經管理者代表報準後進行更改、控版和回收。
2.3全質辦指定專人負責《質量手冊》、《程式檔案》按規定範圍進行發放、更改和因收,對其使用和保管進行監控。
2.4全質辦受管理者代表委託解釋《質量手冊》和《程式檔案》的有關內容。
2.5技術科負責對《質量手冊》、《程式檔案》進行標準化審查。
2.6《質量手冊》、《程式檔案》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進行更改、回收等。
2.7《質量手冊》、《程式檔案》持有者要妥善保管,不得丟失,不準外借,更
不準私自提供他人轉抄或影印,若發現類似問題,應予以追究責任。
某公司檔案、檔案管理制度
第一章 檔案管理制度
第一條 本條規定所指檔案是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的列印、複製、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部檔案的收發、登記、歸檔,建立檔案的`收發登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批覆、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關於人、財務方面的重要決定,發文字號為:×公司發[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、列印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。
第七條 發文卡、檔案底稿、正文由檔案管理員留存登記後,方可蓋章行文。
第八條 列印、影印資料憑部門負責人簽字的列印、影印申請單,任何人不得列印、影印私人材料。列印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會籤。
第十條 綜合管理部對傳閱的檔案要及時收回處理。
第十一條 公司重要檔案資料及各部門接收的重要外來檔案要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的檔案、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的檔案、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑑定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、檔案;
5、公司對外交流的檔案、協議、報告等;
6、公司各部門的發文;
7、其它具有儲存價值的檔案、材料。
8、外單位發給各部門的抄送信件;
9、公司營業執照、稅務登記證等重要檔案;
10、要的科技檔案、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批准。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、汙損,所借檔案,不得在檔案上圈點、畫線、塗改、不經允許不得影印檔案。
3、檔案複製需經綜合管理部負責人批准。
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業)有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、洩密、擅自複製等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類檔案材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去儲存價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷燬。
6、保持庫房的'整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫溼度記錄及溼度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和資訊反饋，編制利用效果例項和檔案資訊。
8、積極開發檔案資訊資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守祕密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得洩露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期儲存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、檔案彙編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有儲存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄影帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有儲存價值的檔案材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有儲存價值的檔案材料，按照“年度”和檔案形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、裝置等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始資料登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。
七、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責範圍及工作標準。
2、本標準由市社群服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，並作為考核有關部門、有關人員的依據。
物業管理公司質量體系檔案:檔案和資料控制程式
1.0目的
確保現場所使用的檔案和資料都是現行有效的,防止誤用失效或作廢的檔案和資料。
2.0適用範圍
適用於質量體系所形成的檔案和資料。
3.0職責
3.1行政部是檔案和資料的歸口管理部門。
3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用檔案和資料的管理。
4.0工作程式
4.1檔案和資料的分類
4.1.1質量體系檔案(質量手冊、程式檔案、作業檔案、質量記錄)
4.1.2外來檔案(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位檔案等)
4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)
4.2檔案和資料的編號按《檔案和資料的編號規則》執行。
4.3檔案和資料的受控狀態
4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種,受控檔案和資料在第一頁加蓋'受控檔案'印章,註明受控號,非受控檔案一般只進行編號。
4.3.2質量體系檔案均為受控檔案,加蓋'受控檔案'印章。
4.3.3質量記錄除原版檔案應加蓋受控章留存外,其它現場使用的可不蓋受控章。
4.4檔案和資料的編寫、審批質量體系檔案由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程式檔案由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業檔案由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業管理公司經理審批。
4.5檔案和資料的釋出
4.5.1受控檔案發放由行政部確定分發部門和數量,領用人在《檔案和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋'受控檔案'印章的檔案和資料。
4.5.2使用部門受控檔案如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批准後,重新發放,註明丟失的原因;破損的以舊換新。
4.6檔案和資料的更改
4.6.1檔案和資料更改時,由提出部門人員填寫《檔案和資料更改申請單》,稽核批准由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。檔案資料的更改,增刪在《檔案和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載彙總。
4.6.2檔案和資料更改審批通過後,由行政部實施,資料管理員按《檔案和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改檔案的人員處更改。手寫更改檔案和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效;若發放換頁、換版後的'新檔案,應同時收回作廢的舊檔案和資料,並留下記錄。
4.7檔案和資料的管理
4.7.1檔案和資料經編、審、批簽名後,原件交管理者代表歸檔,列入《質量檔案清單》受控。
4.7.2各部門保管的檔案和資料要求建立《質量檔案清單》受控。
4.7.3借閱檔案和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規定的時間歸還。
4.7.4其它檔案資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
4.8檔案和資料的換版與作廢
4.8.1檔案和資料每版更改不超過五次,修改次數號用'正'字的筆劃數表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。
4.8.2作廢的檔案和資料由行政部按《檔案和資料領用簽收表》及時收回並記錄,立即蓋上'作廢'印章,統一銷燬。為積累知識或涉及法律需要的作廢檔案和資料,在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。
5.0支援性檔案
5.1 《檔案和資料的編號規則》
5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》
6.0相關記錄
6.1《檔案和資料領用簽收表》
6.2《檔案和資料更改申請表》
6.3《質量檔案清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《檔案和資料更改申請單編號與摘要登記表》
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