為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可影印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。
五、凡列印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外洩。
六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。
太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日
第一條 管理要點
1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條 檔案管理流程設計
1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種檔案、資料。按照分工的原則，全公司各類檔案由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來公司公啟檔案(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“檔案處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人儲存。
3. 公文的閱批與分轉
(1)、凡正式檔案均需由辦公室根據檔案內容和性質閱籤後，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3)、為加速檔案運轉，辦公室應在當天或第二天將檔案送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
4.檔案的傳閱與催辦
(1)、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
(2)、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案送回辦公室，閱批檔案一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
(3)、檔案閱完後，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等務必貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都務必重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准;技術檔案的編制務必嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法持續不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的祕密。
4、如有特殊狀況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
為落實中央轉變作風“八項規定”，進一步貫徹局制定的《關於改進工作作風密切聯絡群眾五項規定》，改進工作方法，提高工作效率，努力構建服務型、效能型、廉潔型和諧機關，經黨工委研究，現制定精簡會議和檔案管理制度制度。
一、精簡各類會議
1.嚴格控制會議數量。安排會議一律從嚴掌握,可開可不開的會議一律不開;工作內容相同或相近的會議應合併召開;參會人員相同或交叉的多個會議應套開或連續召開;能以文電、電話等方式部署的，不再召開會議。
每年園區企業工作會議原則上不超過3次(因特殊工作急需召開的會議除外)。各局室業務工作部署會每年原則上不超過2次。與生產經營有關的座談會因具體情況而定，提倡多會合並召開。
2. 有序安排企業參加縣上會議。縣委、政府及相關部門召開會議，需要企業參加的，要求具體企業參加的，按要求通知通知參會;未明確企業的，按計劃輪流安排企業參加。儘量減少同一企業參會次數。
3.嚴格會議報批程式。各局室召集企業法人、負責人蔘加的會議，必須經局長同意;召集企業副職或其他人員參加的會議，需報黨工委、管委會分管領導批准。
4.會議通知程式。局領導召集的會議原則上由辦公室負責通知並備案。涉及各局室的大型業務會議，由各局室負責通知，報辦公室備案。
5.切實提高會議質量。提倡開短會、講短話。一般工作部署性會議，時間應控制在1小時以內。領導講話一般控制在30分鐘之內，發言控制在5分鐘左右。會議要主題突出，具有指導性和針對性。會前要深入調研、充分準備，典型經驗和參觀現場真實並具有很強的示範性和推廣性;會議檔案要指向鮮明、文字精煉，目標任務和政策措施具體、實在;會上要講短話、講實話、講新話、講管用的話。
6.嚴格控制會議費用。加強統籌協調，確保會議節儉高效、規範有序。會議承辦科室要提前做好會議安排，精心搞好會議準備和服務工作。各種會議要堅持就地就近原則，不準搞大規模參觀，不準發放紀念品和各種實物。要認真做好會議經費預算，努力壓縮各種不必要的開支。
黨工委、管委會召開的會議，原則上不安排就餐，特殊情況下如需用餐，需經黨工委、管委會主要領導審批，由辦公室按相關標準予以安排。嚴格控制會議規模，平時的重要工作部署，一律對口召開，從嚴控制會議數量。切實降低會議成本，會場一律不擺花草、不製作背景板、不使用瓶裝水。
7.改進會議形式。儘量運用現代通訊技術召開會議，降低會議成本。
8.嚴肅會議紀律。嚴格會議請假制度。凡黨工委、管委會召開的會議，明確參會物件的，原則上不得請假，確需請假的要及時報告事由，經有關領導批准;未經批准，不得擅自頂替參會。嚴格會議報到制度。不按會議要求報到又沒及時說明原因的，按缺席會議處理。嚴格會場紀律。參會人員要按時到會，自覺維護會場秩序，不準在會場內吸菸、隨意走動、交頭接耳、接打手機。嚴格督查督辦制度;承辦會議的科室要對會風會紀情況、會議精神貫徹落實情況進行督查，將違反會議紀律的單位名單報市衛生局目標督查辦公室進行通報批評。
二、進一步精簡檔案
1.嚴格行文規則。黨工委、管委會對外發文，嚴格執行相關的行文規則和發文程式，實行層層稽核把關。制發文件應講求實效，做到文字精練,用語簡明,篇幅簡短;力戒空話、套話，禁止低質檔案。
各類檔案應符合法律政策、切合工作實際，主題鮮明、重點突出，措施可行、文字簡練，不講空話、套話，不照抄照搬，注重針對性和實效性。
2.壓縮發文數量。凡擬發文件的內容屬相關政策法律法規已有明確規定的，一律不再發文;未經充分調查研究，沒有擬定出切實可行的措施或辦法，只有原則性意見的，不應倉促行文，避免一項工作多次行文;檔案執行中情況未發生重大變化的，不再製發沒有新內容的同類檔案;會議已印發的領導講話、決定、通知等，不再行文。
3.嚴格發文程式。發文嚴格按擬稿、核稿、分管領導審批、主要領導簽發、登記文號、印刷的程式進行，辦公室負責核稿、文號登記、印發、存檔。
4.規範檔案管理。一是黨務檔案，由黨工委書記簽發，套用“中共 工作委員會檔案”紅頭，統一編文號。二是行政類重要檔案，須報分管領導審批，局長簽發，統一編文號，套用“ 管理委員會檔案”紅頭。三是黨務類、行政類一般檔案，須報分管領導審批，套用黨工委、管委會小函頭，不編文號。
5.控制檔案的發放範圍。不濫印濫發檔案，除帶有全域性性的檔案普發外，其他檔案根據內容分別確定發文範圍。專業性較強的檔案，只發相關企業和局室，不作普發，嚴格控制下行檔案。充分利用資訊網平臺發文，能通過區域網發文的，不再印發紙質檔案，節省辦公資源，提高發文和辦理效率。
6.落實工作責任。要堅持少發文、發短文。領導同志要從自已做起，從分管的局室抓起，帶頭改進領導方式和工作作風，嚴格把好審批關和發文關，對不按程式送籤的檔案不予審籤。企業向及各局室報送檔案，要認真執行有關規定，按程式送綜合辦公室登記分發，不得直接送領導班子個人，嚴禁多頭報送。
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