在全市公文處理會議上的發言大綱

自年我縣全面實施電子政務以來，在公文處理工作方面，我縣除涉及經費和密級檔案外，全部使用電子政務處理。從近一年來的工作情況看，全縣電子政務執行狀況總體良好，未發生較大的工作失誤，公文處理工作平穩發展。從紙質檔案的辦理到電子政務無紙化辦公，對文祕部門來說是一次公文處理方式的一場重要變革，對文祕工作來說，也是一次重要的挑戰，有

很多的工作還需要我們去探索、去完善。下面，我就新形勢下公文處理工作談幾點看法，請領導和同志們批評指正。

一、 整合各類網路資源，構建電子政務統一平臺。

由於電子政務的推廣已是大勢所趨，各級各部門均在本系統本區域進行電子政務的實踐，但是由於沒有統一的電子政務公文處理辦法，各級各部門的網路平臺不同，辦理規定也不同。目前我縣有市政府內網、縣委公文傳輸網、電子政務網三類，條條部門尚有部門網，這種現狀既是對網路資源的一種重複，同時也對工作造成極大不便，有的甚至要從一個網路平臺轉到另一個網路平臺進行辦理，如電信部門正常使用是全省的電信內部區域網，因資料不能共用，需要先關掉一個，再開啟另外一個。因此，作為政府系統公文處理指導部門，我們需要深入調研，摸清情況，積極向上級彙報，與有關部門加強協作，把橫向的、縱向的各類網路平臺進行整合，構建統一的電子政務處理平臺，全面推進公文處理方式變革。

二、 不斷適應新形勢，打造專業化文祕工作隊伍

文祕工作者相當於軍隊中的“輔兵”，是決定戰爭勝利的必要保障，其工作貫穿於公文處理各個環節，作用不可忽視。同時，文祕人員總是默默無聞，因此建立一支意志堅定、素質一流、敬業勤奮的文祕工作隊伍十分必要。

一要經得起磨鍊。文祕工作人員加班加點、上下班不分，工作繁忙還要思維敏捷、頭腦靈活，善於及時準確的領會領導意圖，又要嚴守本分，適應性強、原則性又不能差。既要勤勤懇懇、吃苦耐勞、盡心盡力，又要能忍受怨言，經得起委屈和挫折。還要有奉獻精神，不怕麻煩，急件及時處理、適時提醒，印章管理堅持原則，嚴格把關，不同種類和字號的檔案稽核更要認真細緻，準確無誤。

二要提升綜合素質。資訊文祕知識兼通的人才缺乏，現在的文祕工作人員必須要熟悉電腦、熟悉政務活動，從電子政務開展以來，相當一部分文祕人員已經由電腦操作員兼任，文祕知識相對缺乏，同時，一部分原來的文祕人員電腦知識缺乏，處於半懂不懂之間。而資訊中心負責管護，文祕人員具體操作，執行中發現的問題由資訊中心負責處理，雙方都存在工作上的盲點，溝通、協調、處理時間長，難度大，這種狀況嚴重製約了公文處理工作的開展，需要進一步加強培訓，提高業務水平，提升綜合素質。

三要進行專業化培訓。目前，我縣已初步建立了一支能正常使用電子公文的人才隊伍，自今年月日全面實行電子政務以來，我們加強與電信等部門的技術合作，多次舉辦了培訓會。在我縣電子政務執行中，我們已經解決oa辦公系統執行中存在的 個問題，還有 個問題正在聯絡解決中，如聯合發文單位從文頭上看不出來是聯合發文，以兩辦名義的發文看不到發了哪些單位，發文目錄不能編輯列印，圖片格式的檔案太大不能上傳等等。實踐證明，電子政務操作人員的業務越強，提出的問題就會越多，就更有利於系統的完善，促進電子辦公水平的提高。電子政務本身也是在不斷髮展的，所以在新形勢下，需要我們制定長期的系統的應用培訓計劃，通過多種形式對工作人員進行專業培訓，不斷更新知識，在實踐中不斷探索、完善、總結經驗，加快電子政務建設的步伐。

三、規範崗位職責，建立科學合理的評價機制

首先，要統一電子政務公文處理標準。文祕人員工作雜，頭緒多，只有科學界定各個崗位和人員的工作責任，使人人都能按照統一分工有條不紊地開展工作，整部機器才能協調一致地運轉。因此要在文祕部門內部制定明確的工作目標、嚴格的辦事程式和必要的規章制度，就需要制定一個較高層次的電子公文處理辦法，以便全省或者全市對電子公文處理有統一的標準，使文祕工作人員有章可循，對日常工作進行合理分工，實行分級負責，規範崗位責任，做到人人頭上有指標，個個肩上有擔子，以便更好的完成工作。

其次，要建立公平合理的考核機制。文祕部門是單位的辦公室和視窗，面廣事雜。要想充分調動文祕工作人員的積極性和創造性，在整個文祕隊伍中形成一種競爭、向上的活力，就需要建立科學合理的評價機制。通過近一年的實踐，現已逐漸摸索出一套行之有效的方法，如：收、發文進行簡訊提示後沒有閱批的，要抓住時機及時提醒，發件則要電話催辦；組織督查時我們可以看看其他單位的發文在電子政務網上有沒有走稽核、簽發、分發等全部程式，收件後是不是電子政務網處理的，辦理是否及時，有沒有履行催辦程式，電子印章管理是否規範等等。我縣將針對以上情況研究制定考核方案，量化指標，堅持公平、公開、公正的原則，對各鄉鎮、縣直各單位進行評比，表彰先進、鞭策後進，確保全縣電子公文處理工作平穩、有序、健康的發展。

四、關注網路辦公安全，加強電子檔案管理。

無紙化辦公的安全問題，包括網路安全和保密安全等方面。雖然我們在各方面都做了努力，但是網路尤其是網速方面還是存在問題，有時還出現斷網現象，需要進一步與電信

部門聯絡，儘快解決。在保密方面，雖然規定了涉密檔案使用紙質，但在實際操作中，許多單位在檔案執行初期就不注意定密，需要我們加強與機要部門聯絡，進一步規範檔案的審查制度，尤其是對電子檔案保密方面的審查。

檔案管理在全縣來說不是辦公室的主要職責，但是政府辦公室檔案量大面廣，很快全年的檔案就要歸檔，我們現在的做法是紙質和電子雙存檔，但這不是永久的辦法。今年以來多次與檔案部門進溝通，縣檔案局也與上級檔案局做了彙報，目前省市都還沒有作出新的檔案管理規定。希望市辦能將我們的建議向市檔案局和省政府辦公廳有關部門反映，儘早實現檔案管理的法制化、規範化。