一、目的
為規範公司辦公用品採購及領用流程，並有效節約費用，避免資源浪費，特制訂本辦法。
二、適用範圍
本辦法規定的採購、領用流程僅適用於公司內部使用的用品、裝置等採購，不包含工程施工材料和設施裝置的採購。
三、辦公用品採購
第一條公司各部門所需的常規辦公用品、低值易耗品等預算內辦公用品，由行政人事部相關責任人根據庫存量及月使用量，按月採購，採購時間為每月20日，遇特殊情況進行調整。請各部門有特殊需求的，須在每月20日前申請，逾期則下月採購。
第二條各部門所需預算內非常規及高價辦公用品、裝置由需求部門向分管領導申請(註明品牌、規格、型號、價格及用途)，申請通過後由行政人事部採購，若遇預算外急需高價辦公用品、裝置，由需求部門提出申請，經分管領導、總經理批准後轉行政人事部進行採購。
第三條各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制訂格式、規格，由部門經理協調行政人事部印製。
第四條本辦法所指辦公用品分為
1、低值易耗品
第一類:如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、燒錄盤、影印紙、插座、電源線、計算器、訂書機、剪刀、裁紙刀、印臺、U盤等以及辦公文
具類如:鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽杆夾、檔案袋、資料夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長尾夾、卷筆刀、電池、複寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第二類:生活及待客用品。如:面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。
2、耐用品
第三類:辦公傢俱。如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案櫃、沙發、茶几、電腦檯、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
第四類:辦公裝置類。如電腦、傳真機、影印機、印表機、碎紙機、掃描器、幻燈機、電視機、攝像機、照相機、行動硬碟、電風扇、音響器材、電話機等。
第五條全公司常規辦公用品費用每月不得超過人民幣1000元，若因人員或業務量增加導致費用超標，則報請總經理審批進行調整。
四、辦公用品申領流程
1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領流程需求部門登記)→(預算內)行政人事部採購→需求部門領用→建立辦公用品領用臺帳
2、第三、四類辦公用品申領流程:
需求部門填寫《辦公用品需求申請單表》→部門經理稽核(簽字)→分管領導稽核(簽字)→詢價→總經理稽核(簽字)→行政人事部採購→領取發放，同時建立領用臺帳，記載各部門領用情況。
3、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
4、使用部門和個人直接負責辦公用品的'日常保養、維護及管理。五、採購費用報銷所有辦公用品、裝置採購後，由行政人事部完成費用報銷手續。
五、其他事項
1、臨時性非常規急需的低價物品可經部門經理稽核同意後，由使用部門配合行政人事部先行採購，事後做好手續補辦工作，反之是臨時急需的高價物品須總經理審批同意後，由行政人事部採購。
2、各部門需要辦公用品價格較高、數量較大、品種較多的(如各種會議和大型活動)，至少提前5天做出採購計劃，經分管領導、總經理審批後，由行政人事部採購。
3、對專業性物品的採購，由使用部門協助行政人事部共同採購。
4、辦公用品原則上根據採購計劃由行政人事部採購和保管。
5、凡屬耐用品類，按部門崗位確定相應配置，如有質量問題，行政人事部負責協調更換、維修和其他售後工作。
6、嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
為進一步加強區本級政府採購監督管理，建立和規範政府採購執行機制，提高財政資金的使用效益，促進廉政建設，根據《中華人民共和國政府採購法》（以下簡稱《政府採購法》），結合我區政府採購制度改革實際，制定了《政府採購管理制度》。本制度政府採購是採購人按照政府採購法律、行政法規和制度規定的方式和程式，使用財政性資金（預算內資金、政府性基金和預算外資金）和與之配套的單位自籌資金，省政府公佈的採購目錄內和採購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。
第一章 總 則
第一條 本制度。
第二條 第三條 政府採購組織形式分為政府集中採購、部門集中採購和單位分散採購。
第四條 區政府採購辦是負責我區政府採購監督管理的部門，依法履行對政府採購活動的監督管理職能。其主要職能是：依法制定政府採購有關規章制度；稽核政府採購預算和實施計劃；擬定政府集中採購目錄、採購限額標準和公開招標數額標準，報區政府批准；管理政府採購網路和釋出政府採購資訊；批准政府採購方式；負責政府採購監督檢查；考核政府採購代理機構業績；開展政府採購宣傳與培訓；處理供應商的投訴事宜。
第五條 招標投標公司是集中採購機構，其主要職責:接受採購人委託，組織實施政府集中採購目錄中的專案採購；執行政府採購法律規章制度；管理政府採購檔案、提供有關資訊報表；負責對其工作人員的教育培訓；接受委託代理其他政府採購專案的採購。
第二章 政府採購預算
第六條 採購人在編制下一財政年度預算時，應當將該財政年度的政府採購專案及資金列出，編制政府採購預算，隨同年度預算報區採購辦彙總，按預算管理許可權和程式批准後執行。
第七條 政府採購預算一經批覆，原則上不作調整，如遇特殊情況需要調整和追加預算的，應報區政府採購辦批准。
第八條 採購人應根據批准的政府採購預算並結合本單位的工作實際，按月編制政府採購計劃，經區政府採購辦稽核，並確認採購資金到位後方可組織採購。
第九條 採購人應當嚴格按照批准的政府採購預算執行。不得采購無預算、無計劃的採購專案。
第三章 政府採購方式及程式
第十條 政府採購實行集中採購和分散採購相結合。納入集中採購目錄的政府採購專案，採購人應當委託集中採購機構代理採購。但對技術複雜、專業性強、操作難度大的採購專案，經依法批准可自行採購或委託具有政府採購代理資格的其他採購代理機構組織採購。
第十一條 政府採購採用以下方式：
一公開招標；
二邀請招標；
三競爭性談判；
四單一來源採購；
五詢價；
六國務院政府採購監督管理部門認定的其他採購方式。
公開招標應作為政府採購的主要採購方式。
第五章 備案和審批
第十二條 政府採購備案和批准管理是指區政府採購辦對採購人、集中採購機構及其他採購代理機構按規定以檔案形式報送備案、批准的事項，依法予以備案或批准的管理行為。區政府採購辦為政府採購工作的管理機構，具體辦理政府採購備案和批准事宜。
第十三條 審批事項應當經區政府採購辦依法批准後才能組織實施，下列事項應當報區政府採購辦批准：
一因特殊情況對達到公開招標數額標準的採購專案需要採用公開招標以外的採購方式的，由組織採購的機構提出申請報送區政府採購辦批准； 二因特殊情況需要採購非本國貨物、工程或服務的，由採購單位提出申請報送區政府採購辦批准；
三政府採購管理機構委託採購代理機構組織實施協議供貨採購、定點採購，其實施方案、招標檔案、操作檔案、中標結果、協議內容需要變更的；
四政府採購代理機構制定的操作規程；
五政府採購預算或專案的調整變更；
六法律、行政法規規定其他需要審批的事項。
第十四條 備案和批准事項由採購人、集中採購機構或其他政府採購代理機構依照有關規定向區政府採購辦報送。
第六章 監督檢查
第十五條 區政府採購辦對政府採購活動實行經常性監督檢查制度，依法對採購人、集中採購機構、其他政府採購代理機構執行政府採購法律、行政法規和規章制度情況進行監督檢查。
第十六條 區政府採購辦對區直單位政府採購活動進行監督檢查的主要內容是：
一政府採購預算和政府採購實施計劃的編制和執行情況；
二政府集中採購目錄和部門集中採購專案的執行情況；
三政府採購備案或審批事項的落實情況；
四政府採購資訊在省、市、區採購辦指定媒體上的釋出情況； 五政府採購有關法規、制度和政策的執行情況；
六內部政府採購制度建設情況；
七政府採購合同的訂立、履行、驗收和資金支付情況；
八對供應商詢問和質疑的處理情況；
九法律、行政法規和制度規定的其他事項。
第十七條 區政府採購辦應當加強對集中採購機構的監督檢查，監督檢查內容是：
一集中採購機構執行政府採購的法律、行政法規和規章情況，有無違紀違法行為；
二採購範圍、採購方式和採購程式的執行情況；
三集中採購機構建立和健全內部管理監督制度情況；
四集中採購機構從業人員的職業素質和專業技能情況；
五基礎工作情況；
六採購價格、資金節約率情況；
七集中採購機構的服務質量情況；
八集中採購機構及其從業人員的廉潔自律情況。
第十八條 供應商應當依法參加政府採購活動。
區政府採購辦應當對中標供應商履約實施監督管理，對協議供貨和定點採購的中標供應商進行監督檢查,對未認真履行採購合同的,應取消其供貨資格。
第十九條 對違反本辦法規定擅自採購的單位，可處罰款。情節嚴重的追究單位負責人和直接責任人的責任。
第二十條 區政府採購辦應按照《政府採購法》規定和《政府採購供應商投訴處理辦法》（財政部20號令）要求對政府採購活動的相關詢問、質疑和投訴進行處理與答覆。
第二十一條 監察機關應當加強對參與政府採購活動的單位和個人實施監察，應當參與數額巨大或重大采購專案活動的監督。
第二十二條 政府採購監督管理部門、政府採購各當事人有關政府採購活動，應當接受審計機關的審計監督。
第七章 其 他
第二十三條 政府採購資訊應當按照《政府採購法》和《政府採購資訊公告管理辦法》（財政部19號令）在財政部和省財政廳指定的政府採購資訊釋出媒體上公告。必須公告的政府採購資訊包括：有關政府採購的法律、法規、規章和其他規範性檔案；招標公告、中標公告、成交結果；採購代理機構、供應商不良行為記錄名單；區政府採購辦對政府採購代理機構的考核結果等。
第二十四條 政府採購評審專家的確定應當按照財政部、監察部制定的《政府採購評審專家管理辦法》規定，從市、區本級政府採購評審專家庫中抽取。採購人不得以評審專家身份參加本部門、單位政府採購專案的評標、談判和詢價工作。採購代理機構工作人員不得參加由本機構代理的政府採購專案的評標、談判和詢價工作。
第二十五條 貨物和服務專案實行招標方式的應按照《政府採購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部18號令）執行；實行競爭性談判、詢價或單一來源採購方式的應按照《政府採購法》有關規定執行。
政府採購工程專案進行招標投標的，應按照《中華人民共和國招標投標法》、《政府採購法》的有關規定執行。
第二十六條 對部分需求量大、規格標準相對統一、品牌較多且市場競爭充足的政府採購專案可實行協議供貨或定點採購及區域聯動操作方式。 實行協議供貨或定點採購的專案、實施範圍、執行要求和監督檢查等內容由區採購辦會同有關部門具體作出規定，集中採購機構統一組織實施方案。
第二十七條 採購人、政府採購代理機構對政府採購專案每項採購活動的採購檔案應當妥善儲存，不得偽造、隱匿和擅自銷燬。採購檔案的儲存期限為從採購結束之日起至少儲存十五年。
採購檔案包括：採購活動記錄、採購預算、招標檔案、投標檔案、評標標準、評標報告、定標檔案、合同文字、驗收證明、質疑答覆、投訴處理決定及其他有關檔案、資料。
一、目的
為了規範公司各類採購工作，明確公司各部門在採購工作中的職責分工，加強對採購工作的有效管理，保證公司採購物資質量，提高採購效率和採購物資準確性，降低採購成本，爭取公司的綜合最佳效益，特制訂本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司所有物品（原材料、輔料、包裝物、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的採購 管理和執行工作。
三、職責
3.1綜合計劃部負責整理採購清單、執行採購作業、儲存和保管採購物資。
3.2綜合製造部負責編制整體生產環節所需要的物資儲備。
3.3安環部負責編制勞保用品及與安全有關的物資儲備。
3.4人事行政部負責編制辦公用品及與辦公環境有關的物資儲備。
3.5財務部負責統籌規劃各部門資金計劃及付款安排。
3.6檢驗部負責A.B類採購物資的抽檢及驗證。
3.7副總經理負責把控整體採購風險及最終審批許可權。
四、程式內容
4.1基本原則
4.1.1公司所有員工在進行合同與採購活動中應嚴格遵守本規定及公司有關規定、流程、制度，採購活動應儘量實現充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信的原則。保證採購物資質量，努力降低成本；
4.1.2參與採購的相關人員應客觀公正地履行職責，遵守職業道德，保守公司商業祕密，廉潔奉公；
4.1.3各部門須嚴格在批准的年度採購預算範圍內，制定詳細周密的月度或週期性採購計劃，過程進行中不得以特殊採購或其他原因為由將採購流程繞過或迴避，處於關鍵路徑上的特殊採購，按特殊採購程式處理；
4.1.4公司的採購業務統一由綜合計劃部負責辦理，其他部門或人員不得自行採購或無理干涉；
4.1.5採購應當優先選擇低耗能、低汙染、通過環境管理體系認證或安監部門認可企業的貨物、工程和服務；
4.1.6採購和合同管理工作應做到有章可循、有人負責、有人檢查、有據可查。每項採購和合同管理過程均需有完整的檔案和記錄。
4.2職責和分工
4.2.1根據批准的採購計劃，綜合計劃部負責組織並實施採購，包括：
a)組織資格評審、招標、評標和合同簽訂，負責完成採購流程並同相關部門完成驗收入庫；
b)牽頭組織招標文字的通稿及稽核,負責在合同簽訂前牽頭對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查；
c)負責組織合同談判,辦理支付申請，合同執行情況的總結和分析；
d)歸檔合同檔案,建立並維護與公司採購相關的資訊系統；
4.2.2綜合製造部根據公司的拓展規模和經營目標，制訂有效的採購目標和採購計劃具體措施有：
a)稽核年度各崗位呈報的物資需求，統籌策劃和確定採購內容，制訂主輔料採購清單;
b)預測和跟蹤《生產計劃》，熟悉各種物資的消耗情況，核實本部門倉庫存量，結合安全定額據此編制採購預算和採購計劃;
c)依據公司固定資產投資計劃、裝置執行狀況以及生產經營需要編制裝置的採購、固定資產維修以及零星維修製造所有備品備件採購；
4.2.3安環部為勞保用品採購計劃直接管理部門，根據不同工種及不同的勞動安全生產的需要及人數，編制年度、月度或週期性勞保儲備、採購計劃，具體措施如下：
a)負責對公司勞動防護用品的採購計劃制定和管理；
b)根據國家、市及行業規定標準，結合本單位實際情況修訂勞防用品的發放標準；
3)建立每位員工勞防用品電子檔或紙檔個人檔案，按勞防用品標準提報勞保採購計劃；
4)做好發放管理記錄，並及時向綜合計劃部查詢勞保庫存等情況對勞保用品的採購管理必須貫徹“確保安全、質量可靠、杜絕浪費、按需配備”，使勞保用品確實起到保護勞動者安全、健康的作用；
4.2.4行政人事部是辦公用品採購計劃與管理的職能部門，負責制定各部門辦公用品的計劃、發放及控制等管理制度，根據辦公用品庫存情況及消耗水平，將各部門所需辦公用品的種類規格、數量進行採購彙總，計劃必須保證辦公用品齊全、庫存合理、分配適當，嚴格控制在預算範圍內。
4.2.5財務部根據國家相關法律法規及合同的規定，稽核支付所需檔案、票據的有效性、合法性，辦理相關支付手續,負責發票、交付款、尾款處理、驗收入庫等事項,對採購和合同管理活動的真實性、合理性、合法性、準確性和嚴密性進行審查;
4.2.6檢驗部依據採購員填寫的JL82401-01《採購物資報驗單》，按照GWJY-02《產品進貨檢驗規範》進行檢驗，並做好檢驗記錄，檢驗判定為合格的物資，交綜合計劃部庫管員進行數量和外觀等的驗收。
4.2.7副總經理全面主持採購工作，組織實施，確保採購任務完成，根據公司規模發展及銷售市場變化，指導並監督下屬開展業務，不斷提高業務水平，確保採購工作正常開展。審批各部門提報的採購計劃，統籌策劃和確定採購內容，減少不必要的開支，監督參與大批量商品訂貨業務洽談，檢查合同的執行和落實情況。
五、採購計劃執行
5.1所有采購流程均需走程式審批，各部門應根據需求分類別填寫相關採購物品申請表，申請獲批准後執行應嚴格控制，各部門通過內部溝通工具對庫存核實後進行採購申報，流程審批通過後形成紙質物資採購申請單據，採購人員根據單據內容核對後執行採購； 5.2採購計劃或申請應列明採購物品、規格型號、數量、質量技術要求、交貨日期、用途等。不按規定程式填寫申請單據的，綜合計劃部有理由不予採購；
5.3申請部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的採購計劃，部門經理稽核。超過規定時間未提交的部門按照無需求處理，月中不再接收提報的採購計劃；
5.4未提交月度採購計劃或出現特殊需求需要採購，必須按照《特殊物品採購申請表》格式及要求填寫，部門經理、副總經理財務總監批准後執行。
5.5對於已經審批的採購物資，請購部門如果需要變更物資的規格、數量或撤銷採購申請，必須48小時內通知採購部，以便採購部及時根據實際情況變更採購計劃，如採購已進行中，產生的後果應由申請部門承擔。
5.6採購員將審批好的採購計劃彙總後提報副總經理同時抄送庫房管理員，庫房管理員提前規劃存放位置，到貨後嚴格按此數量金額供貨商進行驗收入庫。
六、附則
6.1本制度由綜合計劃部制定與解釋
5.2本制度報副總經理審批准後，自頒佈之日起執行。
六、相關記錄
1、《月度採購計劃表》
2、《特殊物品採購申請表》
3、《交付產品管理規定》
4、《採購物資分類明細表》
5、《採購物資報驗單》
6、《材料庫存表》
7、《產品進貨檢驗規範》
8、《供方物資質量狀況記錄》
9、《合格供方名錄》
10、《合格供方檔案》
11、《合格供方業績評價表》
12、《採購產品不合格通知單》
13、《生產計劃》
14、《常規物資採購週期及儲存條件》
15、《常規物資庫存量上下限》
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